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आपकी कंपनी के लिए नीतियां और प्रोटोकॉल कैसे लिखें

कंपनी की नीतियां आम तौर पर संगठन के नियम, निर्देश, ध्यान केंद्रित और सिद्धांतों को जोड़ती हैं। वे आम तौर पर कर्मचारियों के लिए उपलब्ध प्रोटोकॉल पुस्तिका में शामिल होते हैं आपकी कंपनी की नीतियों और प्रक्रियाओं के साथ मैन्युअल कैसे लिखना है? यह सब कंपनी की व्यावसायिक शैली और लक्ष्य पर निर्भर करता है, इसलिए अधिक जानने के लिए पढ़ते रहें!

चरणों

भाग 1
व्यवसाय के लक्ष्यों को परिभाषित करना

अपने व्यवसाय के लिए नीतियां और प्रक्रियाएं लिखें चरण 1
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लक्ष्यों की एक सूची इकट्ठा एक प्रबंधक या मालिक के रूप में, आपको अच्छी तरह पता होना चाहिए कि कंपनी के लक्ष्य क्या हैं। बिक्री, कर्मचारियों और प्रबंधन के लिए लक्ष्य के बारे में सोचो। इसके अलावा, कल्पना करें कि आप कुछ वर्षों में व्यवसाय के साथ कहाँ जाना चाहते हैं।
  • विशिष्ट लक्ष्यों के बारे में सोचें, लेकिन संभव और प्रयास के योग्य। उदाहरण के लिए, वास्तविक वित्तीय लक्ष्यों और कर्मचारियों के प्रदर्शन के लक्ष्यों का चयन करें जो कि मैनुअल में परिभाषित नीतियों और प्रक्रियाओं में संभव है।
  • लक्ष्य निर्धारित करें, अपने आप को मालिक या प्रबंधक के रूप में अपने आप को सौंप दें नीतियों और प्रक्रियाओं को स्थापित करने में आपकी कंपनी के लक्ष्यों को जानने का पहला कदम है, लेकिन यदि आप जो लिखते हैं उसका अनुसरण न करते हुए यह आपके लिए अच्छा नहीं होगा।
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    कार्यों और प्रोटोकॉल के साथ एक सूची को इकट्ठा। कंपनी के दिन-प्रतिदिन की घटनाओं के बारे में सोचो और उन सभी कार्यों को लिखो जो रोजाना आधार पर चलने के लिए व्यापार को सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यक हैं।
    • निम्नलिखित के बारे में सोचें: कौन सा कार्य औपचारिक निर्देशों की आवश्यकता है? ठीक उसी तरह से क्या प्रक्रिया की जानी चाहिए? सांसारिक कार्यों पर ध्यान देने के बजाय कई निर्देशों की आवश्यकता नहीं है, अपने क्षितिज को विस्तृत करें!
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    संभावित समस्याओं और समाधानों के साथ एक सूची बनाएं व्यावसायिक नीति रखने और कर्मचारियों के लिए कुछ प्रदर्शन मानकों को प्राप्त करने के लिए व्यवसाय नीतियां मौजूद हैं। अगर कंपनी में कोई नीतियां न हो, तो उन समस्याओं के बारे में सोचें जो उत्पन्न हो सकती हैं। मेरा विश्वास करो, प्रोटोकॉल मैनुअल लिखते समय यह आपकी मदद करेगा।
    • जैसा कि आप संभावित समस्याओं के बारे में सोचते हैं, आप उन्हें कैसे ठीक कर सकते हैं, इसके बारे में कुछ सुझाव दें। कंपनी के दिन-प्रतिदिन की गतिविधियों, जैसे कि वित्तीय मुद्दों, कर्मचारी-ग्राहक की बातचीत, और अनुबंध पेशेवरों के संचालन के आसपास के मुद्दों के बारे में सोचो।

    • भाग 2
    कंपनी नीतियां लेखन

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    श्रेणियों की एक सूची इकट्ठा करें संभावित मुद्दों के बारे में सोचने के बाद, जिनका उल्लेख किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए सुरक्षा, कार्यक्रम, आचरण, भुगतान, लाभ, छुट्टियों और भेदभाव जैसे श्रेणियों में उन्हें अलग करें।
    • एक संकलित मैनुअल को इकट्ठा करते समय, वर्गीकरण संगठन में बहुत मदद करेगा। इसके अलावा, जुदाई आपको यह तय करने में मदद करेगी कि सबसे महत्वपूर्ण क्या है और इसे बेहतर विस्तृत होना चाहिए।
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    प्रत्येक श्रेणी के लिए नीतियों का विवरण देने के लिए एक मानक प्रारूप का उपयोग करें। मानकीकरण आपको आवश्यकतानुसार विशिष्ट विवरण जोड़कर प्रत्येक श्रेणी का पता लगाने की अनुमति देता है प्रत्येक अनुभाग को क्रमित करने के लिए संख्याओं और अक्षरों का उपयोग करें
    • एक संक्षिप्त व्याख्या के साथ शुरू करें शुरुआती विचारों को लिखने के बाद, आप प्रारंभिक स्पष्टीकरण पर वापस जा सकते हैं और इसे यथासंभव विस्तृत कर सकते हैं।
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    नीति विफलता के लिए उपयुक्त परिणामों के बारे में सोचो यह विचार कंपनी को ठीक से काम करने और एक निश्चित पद्धति का पालन करने के लिए है, लेकिन नीतियां प्रोटोकॉल उल्लंघन से निपटने के लिए एक लिखित मार्गदर्शिका के रूप में भी काम करती हैं। यह तब और भी महत्वपूर्ण है जब समस्याओं के कारण कार्रवाई की जानी चाहिए।
    • नीतियां, जब औपचारिक दस्तावेज में शामिल हों, कर्मचारियों और कंपनी के कानूनी अधिकारों और दायित्वों को विभाजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, कंपनी के पुस्तिका को लिखने और कार्यस्थल में भेदभाव और उत्पीड़न को प्रतिबंधित करने वाली नीतियां शामिल करते समय हमेशा लागू संघीय और राज्य कानूनों के बारे में सोचें।
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    बर्खास्तगी पर स्पष्ट नीतियां निर्धारित करें अगर एक दिन आपको किसी कर्मचारी को प्रोटोकॉल के उल्लंघन के लिए माफ करने की आवश्यकता है, तो लिखित नीतियों को सबूत के रूप में सेवा करनी चाहिए अगर सवाल में व्यक्ति का आरोप लगाया गया है कि बिना कारण ही खारिज कर दिया गया है। कंपनी के मैनुअल में स्पष्ट करना अच्छा है, जो तत्काल समाप्ति सुनिश्चित करेगा।
    • भर्ती के बारे में सोचने में भी अच्छा है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों की नियुक्ति से पहले आपको पृष्ठभूमि की जांच करनी पड़ सकती है, या भर्ती करने से पहले एक परीक्षण अवधि सीमांकित कर सकते हैं। इन शर्तों को स्पष्ट रूप से कंपनी की नीतियों में परिभाषित करें
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    हमेशा स्पष्ट और सक्रिय भाषा का उपयोग करें नीतियों को लिखना महत्वपूर्ण है ताकि वे गलत तरीके से व्याख्या नहीं की जा सकें। फिर से लिखना क्या आवश्यक है अगर आपको पता है कि पाठ के लिए कुछ अन्य संभव व्याख्या है
    • उदाहरण के लिए, बजाय लिखने की "कुछ परिस्थितियों बीमारी की वजह से अतिरिक्त छंटनी अनुमति दे सकता है," यह बेहतर हो सकता है नीति अलग तरीके से व्यक्त करने के लिए "। रोगों से अतिरिक्त छंटनी खाता केवल प्रबंधक की स्पष्ट सहमति के साथ अपनाया जा सकता है"

    • भाग 3
    प्रोटोकॉल लेखन

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    परिभाषित करें कि कौन से कार्यों को लिखित में विस्तृत होना चाहिए। प्रत्येक कार्य या घटना के लिए विस्तृत प्रोटोकॉल निर्देशों की आवश्यकता नहीं होगी उन चीजों को प्राथमिकता दें जिन्हें लगातार और अक्सर किए जाने की आवश्यकता होती है, जैसे टाइमलाइन और भुगतान
    • निर्णय लेने के लिए कौन से प्रक्रियाओं को विस्तार से सेट करना है, निम्नलिखित के बारे में सोचें: क्या प्रक्रिया लंबी या जटिल है? क्या त्रुटियों के परिणाम गंभीर होंगे? क्या हाल में कोई बड़ा परिवर्तन लागू किया गया है? क्या प्रक्रिया को कागजी कार्रवाई की आवश्यकता है? क्या कर्मचारी अक्सर आवश्यक प्रक्रियाओं से भ्रमित होते हैं?



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    प्रत्येक प्रक्रिया के लिए आवश्यक जानकारी इकट्ठा करें प्रक्रियाओं का विवरण देने से पहले, आपको उन सभी चरणों और पहलुओं को जानना होगा। अतीत में कर्मचारियों द्वारा पूछे गए प्रश्नों को ध्यान में रखते हैं और जिन मुद्दों पर आप आ गए हैं
    • यहां तक ​​कि सभी जानकारियों के साथ भी, प्रक्रिया को विस्तृत करने के लिए मूल बातें ऊपर रखना अच्छा होगा। कार्य करने के लिए कर्मचारी को क्या समझने की जरूरत है, इसके बारे में सोचें
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    स्पष्ट और सटीक प्रोटोकॉल लिखने के लिए सभी जानकारी का उपयोग करें हमेशा लिखने के समय सक्रिय आवाज का उपयोग करें और प्रोलिक्स से बचें। यह आसान समझ की भाषा का उपयोग करना आवश्यक है, शब्दगमन से बचने कि नए कर्मचारी समझ नहीं सकते हैं
    • उदाहरण के लिए, लिखने के बजाय "होलरिंग्स को अकाउंटिंग से जांचना चाहिए", यह "बुककीपिंग के साथ चेक बुकिंगिंग" लिखने के लिए सरल और अधिक सरल हो सकता है।

    • भाग 4
    कानूनीताओं को समझना

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    Antidiscrimination नीतियों के साथ एक अनुभाग शामिल करें सभी कंपनियों को भेदभाव विरोधी नीतियों संघीय सरकार द्वारा परिभाषित का पालन करें, तो कंपनी के आचरण के मैनुअल में इस तरह की जानकारी शामिल करने के लिए जोर दिया कि कर्मचारियों को कार्यस्थल में कानून का सम्मान करने की उम्मीद है याद करने के लिए की जरूरत है।
    • समान अवसरों, सभी के लिए सम्मान और उत्पीड़न के बारे में जानकारी शामिल करें यह एक अच्छा विचार है कि उन नियमों को मैन्युअल रूप से संदर्भित करना जो प्रतिबंधित है भेदभाव और घेराबंदी.
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    सुनिश्चित करें कि सभी नीतियां सेट की गई हैं। मौजूदा कानून की जांच के लिए इंटरनेट पर कुछ शोध करना और यह देखना अच्छा है कि क्या आप कंपनी की नीतियों के साथ किसी कानून को नहीं तोड़ रहे हैं।
    • यदि संभव हो, तो एक कार्य वकील से परामर्श करें और उन्हें उन कर्मचारियों को पास करने से पहले उन नीतियों को जांचने के लिए कहें। मालिक के रूप में, जिनके साथ विश्वसनीय वकील हैं जिनके साथ परामर्श करना एक उत्कृष्ट विकल्प है
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    जब भी कंपनी की नीतियों को अपडेट किया जाता है तो कर्मचारियों को विज्ञान अवधि पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें नए कामों को भी पढ़ने और हस्ताक्षर करने और कंपनी पुस्तिका की एक प्रति प्राप्त करना होगा। तो आपके पास यह साबित करने का एक तरीका है कि यदि आपको भविष्य में एक न्यायाधीश के समक्ष उपस्थित होने की आवश्यकता है, तो सभी को कॉर्पोरेट नीतियों के बारे में पता होना चाहिए।
    • यदि आप एक छोटे से छोटे शिक्षु को किराए पर ले रहे हैं, तो आपके पास माता-पिता या अभिभावक की कानूनी अनुमति होनी चाहिए। उस व्यक्ति से कंपनी की नीतियों को पढ़ने और उससे सहमत होने के लिए कहें (एक सावधानी के रूप में)

    • भाग 5
    मैनुअल तैयार करना

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    एक तार्किक क्रम में जानकारी को व्यवस्थित करें अधिक सामान्य प्रश्नों के साथ शुरू करें और अधिक विशिष्ट लोगों को आगे बढ़ें। उदाहरण के लिए, ऑफसेट और छूट के बारे में चर्चा करने के बजाय, मैन्युअल को भर्ती प्रक्रियाओं के साथ शुरू करना सबसे अच्छा है।
    • मूल रूप से परिभाषित कंपनी उद्देश्य के वर्णन के साथ मैनुअल शुरू करें एक सुसंगत और स्पष्ट अनुच्छेद लिखें जो यह स्पष्ट करेगा कि कंपनी को कर्मचारियों से क्या अपेक्षा है और वे कंपनी से क्या अपेक्षा कर सकते हैं।
    • कृपया मैन्युअल को अच्छी तरह परिभाषित श्रेणियों और उप-श्रेणियों के साथ व्यवस्थित करें। जब समाप्त हो, तो संदर्भ में आसानी के लिए सूचकांक माउंट करें।
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    चित्र, चार्ट, और तालिकाओं का उपयोग करें जैसा कि कुछ लोग दूसरों की तुलना में अधिक दृश्यमान हैं, मैनुअल में चित्र और आरेखण होने से प्रस्तुत किए गए अवधारणाओं को समझने में सुविधा हो सकती है। छवियां प्रक्रियाओं और नीतियों को भेद करने में बहुत मदद करती हैं
    • उदाहरण के लिए, अलग-अलग भूमिकाओं और जिम्मेदारियों की एक तालिका को एक साथ रखा जाना एक अच्छा विचार हो सकता है कर्मचारियों से सवाल पाने के लिए प्रश्न और उत्तर के साथ एक मेज शामिल करना एक अन्य विकल्प होगा।
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    मैन्युअल सभी कर्मचारियों के लिए उपलब्ध कराएं आदर्श रूप से, नए कर्मचारियों को काम पर रखने के समय कंपनी पुस्तिका की एक प्रति प्राप्त करनी चाहिए और जब कर्मचारी बदलते हैं तो पहले से ही नए संस्करण प्राप्त हो सकते हैं। यदि संभव हो, तो सबको एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने के लिए कहें, जो यह पुष्टि करता है कि उन्हें पुस्तिका में जानकारी समझा गया है।
    • मैनुअल की कुछ भौतिक और डिजिटल प्रतियां रखें ताकि आप इसे जल्दी से देख सकें नीतियों और प्रक्रियाओं को समझना और ठीक से पालन करना चाहिए। समस्याओं के मामले में, कार्य करने के लिए मार्गदर्शिका के रूप में मैनुअल का उपयोग करें।

    • युक्तियाँ

    • किसी भी अपडेट करते समय समय बचाने के लिए मैन्युअल के लेखन की तिथि की पहचान हमेशा कीजिए। तो यह जानना आसान होगा कि नए संस्करण में क्या बदल गया है।

    चेतावनी

    • एक विभाग या मैनुअल में किसी व्यक्ति के लिए एक संपर्क नंबर दर्ज करने से पहले, उन लोगों की अनुमति के लिए पूछें।

    सूत्रों और कोटेशन

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