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प्रस्तुति पत्र कैसे लिखें

व्यापारिक संचार में एक आवरण पत्र का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है, संपर्क स्थापित करने, अनुरोध की जानकारी या नए उत्पाद या सेवा का मसौदा तैयार करने के लिए। सामान्य तौर पर, आप उन लोगों को कवर पत्र लिखेंगे जिन्हें आप व्यक्तिगत रूप से नहीं जानते हैं, उन्हें टोन और शैली सूट में थोड़ा जटिल बनाते हैं। लेकिन आप कुछ शॉर्टकट्स सीख सकते हैं जो आपके पत्र को अधिक संक्षिप्त, पठनीय और प्रभावी बनाने के लिए आपकी इच्छित जानकारी देने में मदद करेंगे

चरणों

भाग 1
परिचय लेखन

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यदि संभव हो तो किसी विशिष्ट व्यक्ति को अपना पत्र पता। कवर पत्र उस व्यक्ति को संबोधित किया जाना चाहिए, जो इसे पढ़ा जाए, जब भी संभव हो। यदि आप किसी सामान्य खाते या किराए पर लेने वाली कंपनी को भेज रहे हैं और यह सुनिश्चित नहीं है कि कौन पढ़ता है, "सभी हितधारकों को" संबोधित करता है, भर्ती प्रबंधक या पद हकदार उपयुक्त हो सकता है
  • अपनी स्थिति, शीर्षक या भूमिका बताते हुए पत्र शुरू करें और बताएं कि आप क्यों लिख रहे हैं। आम तौर पर, आपको अपना नाम शामिल करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि पत्र पहले ही हस्ताक्षरित होगा।
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    स्पष्ट रूप से अपने उद्देश्य को बताएं आपको अपने पत्र को जितनी जल्दी हो सके लिखने का कारण बता देना चाहिए। तुम्हें क्या चाहिए? तुम क्यों लिख रहे हो? यदि ये प्रश्न नियोक्ता या कंपनी के लिए उठता है, तो आपके पत्र को साक्षात्कार के मुकाबले कचरे में समाप्त होने की संभावना है।
    • इस मुद्दे पर सीधे जाएं: "आज मैं लिख रहा हूं कि नए ड्राइवरों के लिए रिक्त जानकारी प्राप्त करने के लिए" या "मैं हाल ही में मेरी कंपनी द्वारा हाल ही में प्रकट किए गए नए उत्पाद की सुविधाओं को रेखांकित करने के लिए लिख रहा हूं।" ये बयान उनके उद्देश्य में पूरी तरह प्रभावी हैं और पत्र के पहले वाक्यों में से एक हो सकता है।
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    पत्र के लिए उपयुक्त स्वर या शैली सेट करें एक कवर पत्र लिखते समय, यह एक सक्षम और सुसंगत शैली है कि परिचित नहीं है या बहुत कठिन या तकनीकी से दूर नहीं है के लिए अच्छा है पत्र का टोन व्यावसायिक होना चाहिए, लेकिन ठंड या रोबोट नहीं होना चाहिए। संपूर्ण व्यावसायिक सामग्री को बनाए रखते हुए मानव गर्मी का कुछ तत्व होना महत्वपूर्ण है।
    • एक सामान्य ग़लती अननुभवी लेखकों ने हर कीमत पर संकुचन से बचने के लिए, जिस लिखित में लिखे गए अक्षर के बजाय पत्र का अनुवाद किया गया है, पेशेवरों के अतिरिक्त, संकेतन का उपयोग करें, पत्र पर बातचीत स्वर छोड़कर। उसे आपका प्रतिनिधित्व करने दें
    • सामान्य शब्द की जगह शब्दकोश में पाए जाने वाले समानार्थक शब्द के साथ कोशिश न करें और स्मार्ट नज़र भी न देखें यह मास्टर की थीसिस नहीं है, यह सिर्फ एक कवर पत्र है उचित शब्दों का प्रयोग करें और संक्षिप्त हो।
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    व्यक्तिगत कनेक्शन बनाएं समझाएं कि आप किस स्थिति, अवसर या कंपनी के लिए लिख रहे हैं, और इसके बारे में अपने संबंध की रूपरेखा के बारे में जानें। एक कवर पत्र पढ़ने पर, नियोक्ता या काम पर रखने के समन्वयक को स्पष्ट रूप से पता होना चाहिए कि आप कौन हैं, आपको नौकरी क्यों चाहिए, और यदि आप स्थिति का काम करेंगे यदि यह कनेक्शन पर्याप्त शक्तिशाली है, तो आप एक साक्षात्कार में समाप्त हो सकते हैं और नौकरी पाने का मौका प्राप्त कर सकते हैं।
    • यदि आपके पास किसी व्यक्ति के साथ संबंध है जो कंपनी के लिए काम करता है, या यदि आप पहले से ही एक उम्मीदवार हैं या यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति के बारे में जानते हैं जिसे नौकरी के लिए व्यवसाय पुरस्कार मिला है, तो परिचय की शुरुआत में इस सूचना को उजागर करना अच्छा होगा। कैसे किसी को याद करने या पहले संपर्क बनाने का एक उदाहरण: "ओह, यह है कि जॉन ने मुझे बताया।"
  • भाग 2
    पत्र शरीर लेखन

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    स्थिति के साथ अपनी योग्यता कनेक्ट करें यदि आप अपनी योग्यता, कौशल और नौकरियों या परियोजनाओं को लेने की क्षमता की व्याख्या करने की कोशिश कर रहे हैं, तो कुछ वाक्यों में स्पष्ट कनेक्शन बनाना महत्वपूर्ण है और चीजें करने में आपके अनुभव की व्याख्या आपके कौशल से है, यहां तक ​​कि एक नई स्थिति भी है, स्थानांतरण या एक नई नौकरी
    • चार्ट में प्रकाश डाला क्षेत्र या उद्योग में आपके पास कुछ अनुभव दिखाएं। यदि आपका लक्ष्य कवर पत्र है, तो उसे कुछ पेशेवर क्षेत्र पर ध्यान देना चाहिए। पत्र को अधिक प्रभावी बनाने के लिए विशिष्ट अनुभव और कौशल शामिल करना उपयोगी है।
    • नौकरी चाहने वाला एक ही चयनित होने के समान नहीं है यदि आप इस परिचय पर जोर देते हैं कि आप साक्षात्कार में रुचि रखते हैं क्योंकि यह नौकरी फिट बैठता है, तो आपको इसे कई बार दोहराना नहीं पड़ता है यह लिखना है कि आपको "वास्तव में नौकरी की ज़रूरत है" आपको आकर्षक उम्मीदवार नहीं बनाते हैं
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    यथासंभव अधिक विशिष्ट रहें एक समय निर्धारित करें जब आप उस व्यक्ति को ढूंढ सकते हैं या व्यक्त कर सकते हैं कि आप अपने पत्र के जवाब में क्या करना चाहते हैं। यदि आप एक साक्षात्कार में अपनी योग्यताएं बोलना चाहते हैं, तो बोलो यदि आप अभी काम करना चाहते हैं, तो ऐसा कहें। आप के लिए लिख रहे हैं भर्ती प्रक्रिया के बारे में सब कुछ जानें, फिर अगले चरण पर जाने के लिए पूछें
    • किसी विशिष्ट स्तर के काम के लिए कवर पत्र को प्रत्यक्ष करें। आपको इसे स्पष्ट रूप से उल्लेख करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन पत्र की प्रासंगिकता को बनाए रखने के लिए आप जो परिणाम चाहते हैं, उसमें ध्यान रखें।
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    अपने पुनरारंभ से जानकारी शामिल न करें डिग्री, पुरस्कार, और नाम सुनना एक अच्छा विचार नहीं है। फिर से शुरू में आसानी से देखा जा सकता है कि सूचना दोहरा पत्र में अंतरिक्ष की बर्बादी है। आप ऐसी जानकारी के बारे में लिखने की कोशिश नहीं कर रहे हैं जो कहीं और आसानी से देखे जा सकते हैं। आप अपने आप को बेचने और एक मौका है लिखने के लिए लिख रहे हैं।
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    एक साक्षात्कार लेने के लिए लिखें आपको नौकरी पाने की संभावना नहीं है या अकेले पत्र के साथ पुरस्कार प्राप्त करने की संभावना नहीं है। एक पत्र लिखना आपको यह साबित करने का मौका देता है कि आपके पास वह कौशल है जिसे व्यक्ति खोज रहा है। इस कारण से, अपनी योग्यता और संबंधों को उजागर करके और इस प्रक्रिया में अगले चरण पर आगे बढ़ने का प्रयास करते हुए, बिंदु पर अधिकार प्राप्त करना अच्छा है, जो साक्षात्कार या भर्ती में एक और कदम हो सकता है।
    • कृपया निष्कर्ष में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी दोहराएँ। उचित ग्रीटिंग के साथ पत्र खत्म करने से पहले, आपको संक्षेप में दोहराना अच्छा होगा कि आप क्या चाहते हैं।
  • भाग 3
    पत्र की समीक्षा करना और उसे सही करना

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    समीक्षा करें और पत्र को सही करें ड्राफ्ट करने के बाद, इसे फिर से पढ़ना और उसे सही करना आवश्यक है। सभी अच्छे लेखक जानते हैं कि जब तक इसकी समीक्षा नहीं की जाती है, तब तक लिखने का एक हिस्सा मान्य नहीं होगा। पत्र लिखने के बाद, सबसे मुश्किल हिस्सा पहले ही बना दिया गया है, लेकिन आप इसे सुधार कर इसे अभी भी सुधार कर सकते हैं।
    • समीक्षा करना, टाइपो और वर्तनी की गलतियों को साफ करने से ज्यादा है ध्यान दें कि सभी विषयों और क्रियाएँ इस बात से सहमत हैं कि क्या यह स्पष्ट है और आपको क्या करना है।
    • यहां तक ​​कि अगर आपने पूरी तरह से लेखन शुरू कर दिया है, तो आप ठीक करना शुरू कर सकते हैं और "आखिरी मिनट की त्रुटियों" जैसे कि टाइपिंग, वर्तनी, और स्वरूपण की तलाश कर सकते हैं
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    पत्र सरल और संक्षिप्त रखें। सामान्य तौर पर, कवर पत्र एक पृष्ठ से अधिक नहीं होना चाहिए, या 300 से 400 शब्दों के बीच लंबा होना चाहिए। जो भी कारण, आप एक ऐसे व्यक्ति को लिख सकते हैं जो एक दिन में पढ़ने के लिए बहुत सारी कागजी कार्रवाई कर रहे हैं और बहुत लंबा पत्र पर बहुत अधिक समय नहीं बिताना चाहते हैं। आपके सभी काम को बर्बाद करने के लिए शर्म की बात होगी, इसलिए पत्र को छोटा रखना महत्वपूर्ण है। सबसे महत्वपूर्ण जानकारी पर संचार करने पर ध्यान दें
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    पत्र को उचित रूप से प्रारूपित करें पत्रों को अलग-अलग परिचय, पैराग्राफ और संक्षिप्त निष्कर्ष के साथ पृष्ठ पर सही ढंग से उन्मुख होना चाहिए। यदि आप केवल किसी सूचना या शुभकामना के बिना एक छोटा पैराग्राफ बनाते हैं, तो शायद आपको नौकरी नहीं मिलेगी
    • कवर पत्र के बाद एक फिर से शुरू करें। परिचय पैकेज में पहली चीज होनी चाहिए।
    • अच्छी संपर्क जानकारी शामिल करें पत्र के अंत में जाओ और सुनिश्चित करें कि संपर्क जानकारी शामिल है, आमतौर पर ऊपरी दाएं कोने में। अपना ईमेल पता, फोन नंबर, और अन्य बुनियादी संपर्क जानकारी शामिल करें
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    एक पोस्टस्क्रिप्ट सहित विचार करें कुछ शिक्षकों और संचार विशेषज्ञों को एक पोस्टस्क्रिप्ट (पी.एस.) में सबसे जरूरी और महत्वपूर्ण जानकारी जोड़ने की सलाह देते हैं। इस तरह से काम करने का कारण लोगों के साथ क्या करना है जिससे लोग पत्र संचार प्रक्रिया करते हैं निष्कर्ष पर महत्वपूर्ण जानकारी डालने के बजाय, एक पी.एस. अधिक प्रभावी हो सकता है हालांकि यह कुछ को अनौपचारिक लग सकता है, यह महत्वपूर्ण जानकारी पर बल देने और पत्र को उजागर करने का एक प्रभावी तरीका हो सकता है।
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