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कैसे एक जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करने के लिए

"डेनियल एक सामान्य रणनीति है जो सावधानीपूर्वक योजना के साथ जानबूझकर अज्ञानता को बदल देता है।"

चार्ल्स ट्रेम्परएक प्रभावी जोखिम प्रबंधन योजना का विकास किसी भी प्रोजेक्ट का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन दुर्भाग्य से, यह अक्सर ऐसा कुछ माना जाता है जो बाद में किया जा सकता है समस्याएं अक्सर उठती हैं और, एक अच्छी तरह से विकसित योजना के बिना, यहां तक ​​कि छोटी समस्या भी आपातकालीन स्थिति बन सकती है। विभिन्न प्रकार के जोखिम प्रबंधन और विभिन्न उपयोग हैं जिनमें शोधन क्षमता गणना, उत्पाद की वारंटी की अवधि का निर्धारण और बीमा दरों की गणना शामिल है। इस दस्तावेज़ में, हम प्रतिकूल घटना नियोजन के बिंदु से जोखिम प्रबंधन को कवर करेंगे।

चरणों

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समझे कि जोखिम प्रबंधन कैसे कार्य करता है जोखिम एक घटना का प्रभाव (सकारात्मक या नकारात्मक) या एक या कई स्थानों में होने वाली घटनाओं की श्रृंखला है। यह एक समस्या बनने की संभावना से गणना की जाती है और इसका प्रभाव होगा (देखें जोखिम = संभावना एक्स प्रभाव) जोखिम विश्लेषण के लिए कई कारकों को पहचाना जाना चाहिए, जिनमें शामिल हैं:
  • घटना: क्या हो सकता है?
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  • संभावना: यह घटना होने की संभावना कितनी है?
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  • प्रभाव: यदि यह घटना होती है तो यह कितना बुरा होगा?
  • शमन: आप संभावना को कैसे कम कर सकते हैं (और कितना)?
  • आकस्मिकता: आप प्रभाव को कैसे कम कर सकते हैं (और कितना)?
  • कटौती = शमन X आकस्मिकता
  • एक्सपोजर = जोखिम - कटौती

    • एक बार जब आप ऊपर दिए गए आइटम की पहचान करेंगे तो परिणाम को एक्सपोजर कहा जाएगा। यह परिणाम जोखिम की मात्रा है जिसे आप आसानी से नहीं बचा सकते हैं एक्सपोजर को ख़तरा, खतरे या गंभीरता भी कहा जा सकता है, लेकिन वे मूल रूप से एक ही चीज़ हैं। यह परिणाम यह निर्धारित करने में मदद करता है कि नियोजित गतिविधि कब की जानी चाहिए।
    • यह अक्सर एक लागत बनाम लागत समीकरण होता है। लाभ अनुपात आप यह निर्धारित करने के लिए इन तत्वों का उपयोग कर सकते हैं कि परिवर्तन को लागू करने का जोखिम इसे लागू नहीं किए जाने के जोखिम से अधिक या कम है।
  • जोखिम ग्रहण किया यदि आप आगे बढ़ने का निर्णय लेते हैं (कभी-कभी कोई विकल्प नहीं होता है, उदाहरण के लिए, जब संघीय सरकार द्वारा परिवर्तनों का आदेश दिया जाता है) तो आपके एक्सपोजर को ग्रहण जोखिम कहा जाता है कुछ वातावरण में, अनुमानित जोखिम को रीएस में मान से घटाया जाता है, फिर अंतिम उत्पाद की लाभप्रदता की गणना करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है।
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    अपनी परियोजना को परिभाषित करें इस अनुच्छेद में, हम मान लेंगे कि आप कंप्यूटर सिस्टम के लिए ज़िम्मेदार हैं जो जनसंख्या के एक बड़े हिस्से को महत्वपूर्ण (लेकिन महत्वपूर्ण नहीं) जानकारी प्रदान करता है प्राथमिक कंप्यूटर जिस पर सिस्टम रहता है वह पुराना है और इसे बदला जाना चाहिए। आपका काम माइग्रेशन के लिए एक जोखिम प्रबंधन योजना विकसित करना है। यह एक सरलीकृत मॉडल होगा जहां जोखिम, और प्रभाव को उच्च, मध्यम और निम्न में सूचीबद्ध किया गया है (यह विशेष रूप से प्रोजेक्ट प्रबंधन में है)।
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    दूसरों की राय को सुनो जोखिम के बारे में मंथन उन लोगों को एक साथ लाओ, जो परियोजना से परिचित हैं और उनसे पूछें कि क्या हो सकता है, इसे रोकने में कैसे मदद करें, और यदि ऐसा होता है तो क्या करें। बनाना बहुत नोट! आप अगले चरणों के दौरान कई बार इस बहुत ही महत्वपूर्ण सत्र के परिणाम का उपयोग करेंगे। विचारों के बारे में एक खुला मन रखने की कोशिश करें "बड़ा सोचें" अच्छा है, लेकिन सत्र का नियंत्रण रखें। आपको लक्ष्य पर ध्यान केंद्रित रहने की आवश्यकता है
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    प्रत्येक जोखिम के परिणामों की पहचान करें अपने दिमाग सत्र से, आपको इकट्ठा करना चाहिए था कि क्या होगा यदि जोखिमों का परिणाम होगा। सत्र के दौरान पहचान किए गए परिणामों के साथ प्रत्येक जोखिम को संबद्ध करें। प्रत्येक जोखिम के बारे में यथासंभव विशिष्ट रहें "परियोजना में देरी" के रूप में सीधी जानकारी नहीं है "परियोजना 13 दिनों के लिए देरी हो जाएगी" यदि कोई वास्तविक मूल्य है, तो बस "बजट से अधिक" कहें बहुत सामान्य है
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    अप्रासंगिक मुद्दों को हटा दें यदि आप बदलते हैं, उदाहरण के लिए, एक कार डीलरशिप प्रणाली, फिर परमाणु युद्ध, एक महामारी या हत्यारे क्षुद्रग्रह जैसे मुद्दों को मूल रूप से ऐसी चीजें हैं जो परियोजना को बाधित कर सकती हैं। वहां कुछ भी नहीं है जो आप उनके लिए योजना बना सकते हैं या प्रभाव कम कर सकते हैं। उन्हें ध्यान में रखें, लेकिन अपने जोखिम योजना में उस तरह की चीज को मत डालें
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    सभी पहचाने जाने वाले जोखिम तत्वों की सूची आपको उन्हें अभी क्रम में रखने की ज़रूरत नहीं है बस उन्हें एक करके एक सूची दें
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    संभावना को इंगित करें अपनी सूची में प्रत्येक जोखिम तत्व के लिए, यह निर्धारित करें कि यह उच्च, मध्यम या निम्न के रूप में होने की संभावना कितनी है यदि आपको वास्तव में संख्याओं का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो 0.00 से 1.00 के पैमाने पर संभावना का संकेत दें। 0.01 से 0.33 = कम, 0.34 से 0.66 = माध्य और 0.67 से 1.00 = उच्च होने के नाते
    • नोट: यदि किसी घटना की संभावना शून्य है, तो उसे विमान से हटा दिया जाना चाहिए। उन चीजों पर विचार करने का कोई कारण नहीं है जो बस नहीं हो सकता (जैसे कि एक क्रोधित Tyrannosaurus Rex कंप्यूटर खा रहा है)।



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    प्रभाव को इंगित करें सामान्य रूप से, कुछ पूर्व-स्थापित दिशानिर्देशों के आधार पर प्रभाव, उच्च, मध्यम, या निम्न के रूप में दर्शाएं। यदि आपको वास्तव में संख्याओं का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो 0.00 से 1.00 के पैमाने पर प्रभाव का संकेत दें। 0.01 से 0.33 = कम, 0.34 से 0.66 = मध्यम और 0.67 से 1.00 = उच्च होने के नाते
    • नोट: यदि किसी ईवेंट का प्रभाव शून्य है, तो उसे सूचीबद्ध नहीं किया जाना चाहिए। चीजों को अप्रासंगिक मानने का कोई कारण नहीं है, उनकी संभावना की परवाह किए बिना (मेरे कुत्ते ने मेरी डिनर खाया)

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    तत्व के लिए जोखिम निर्धारित करें यह निर्धारित करने के लिए अक्सर तालिका का उपयोग किया जाता है यदि आप कम, मध्यम और उच्च मूल्यों का इस्तेमाल करते हैं तो संभावना और प्रभाव को इंगित करने के लिए, शीर्ष तालिका सबसे उपयोगी है यदि आप संख्यात्मक मूल्यों का इस्तेमाल करते हैं, तो आपको दूसरी तालिका के समान कुछ और जटिल वर्गीकरण प्रणाली का उपयोग करने पर विचार करना होगा। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि संभाव्यता और प्रभाव के संयोजन के लिए कोई सार्वभौमिक सूत्र नहीं है-यह लोगों और परियोजनाओं के साथ भिन्न होगा। यह सिर्फ एक उदाहरण है (हालांकि यह वास्तविक जीवन का एक उदाहरण है):
    • अपने विश्लेषण में लचीला होना कभी-कभी यह संख्यात्मक, उच्च, मध्यम या कम पदनामों के बीच स्विच करना उचित हो सकता है। आप नीचे दी गई एक जैसी तालिका का उपयोग कर सकते हैं।

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    वर्गीकृत जोखिम आपके द्वारा पहचाने गए सभी तत्वों की सूची, उच्चतम से सबसे कम जोखिम तक।
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    कुल जोखिम की गणना करें यह वह जगह है जहां नंबर आपकी सहायता करेगा। तालिका 6 में आपको एच, एच, एम, एम, एम, एल और एल के रूप में 7 जोखिम बताए गए हैं। उन्हें तालिका 5 से 0.8, 0.5, 0.5, 0.5, 0.2 और 0.2 में अनुवाद किया जा सकता है। औसत जोखिम कुल 0.5 है और इसका मतलब है कि जोखिम मध्यम है।
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    शमन रणनीतियों का विकास इस खतरे की संभावना को कम करने के लिए मिटाने का डिज़ाइन किया गया है। आमतौर पर आप केवल उच्च और मध्यम जोखिम वाले तत्वों के लिए ऐसा करेंगे। आप कम जोखिम वाले आइटम को कम करना चाह सकते हैं, लेकिन दूसरों के साथ पहले से निपटने के लिए निश्चित रूप से अच्छा है। उदाहरण के लिए, यदि आपके जोखिम तत्वों में से एक यह है कि महत्वपूर्ण भागों को वितरित करने में विलंब हो सकता है, तो आप परियोजना के शुरूआती आदेश को लेकर जोखिम को कम कर सकते हैं।
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    आकस्मिक योजनाएं विकसित करें जोखिम होने पर प्रभाव को कम करने के लिए आकस्मिकता तैयार की जाती है। फिर, आप आम तौर पर केवल उच्च और मध्यम जोखिम वाले मदों के लिए आकस्मिकताओं को विकसित करना चाहते हैं। उदाहरण के लिए, यदि महत्वपूर्ण भागों को आपको समय पर वितरित नहीं किया जाता है, तो आप नए भागों की प्रतीक्षा करते समय पुराने और मौजूदा भागों का उपयोग कर सकते हैं।
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    रणनीतियों की प्रभावशीलता का विश्लेषण करें आपने संभावना और प्रभाव से कितना कम किया है? अपने जोखिम और आकस्मिकता रणनीतियों का मूल्यांकन करें और अपने जोखिमों की प्रभावशीलता रेटिंग को पुनः निर्देशित करें।
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    अपने प्रभावी जोखिम की गणना करें अब आपके 7 जोखिम एम, एम, एम, एल, एल, एल और एल हैं, जिनका 0.5, 0.5, 0.5, 0.2, 0.2, 0.2 और 0.2 में अनुवाद किया जा सकता है। यह आपको 0.329 का औसत जोखिम देता है। तालिका 5 को देखते हुए, हम देखते हैं कि समग्र जोखिम अब कम के रूप में वर्गीकृत किया गया है मूल रूप से, जोखिम मध्यम था (0.5)। प्रबंधन रणनीतियों को लागू करने के बाद, इसका एक्सपोजर कम है (0.329)। इसका मतलब है कि आपने शिफ्टिंग और आकस्मिकता के माध्यम से 34.2% जोखिम कम कर लिया है। बुरा नहीं है!
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    अपने जोखिमों की निगरानी करें अब जब आपको पता है कि आपके जोखिम क्या हैं, तो आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि वे कब अमल में आ सकते हैं, तो आपको पता है कि आपको कब और आपकी आकस्मिकताओं का उपयोग करना होगा। यह जोखिम संकेतक की पहचान के द्वारा किया जाता है। यह प्रत्येक उच्च और मध्यम जोखिम तत्व के लिए करें। फिर, जैसा कि आपकी परियोजना चालू होती है, आप यह निर्धारित करने में सक्षम होंगे कि जोखिम का एक तत्व समस्या बन गया है या नहीं। यदि आप इन संकेतकों को नहीं जानते हैं, तो यह बहुत संभव है कि एक जोखिम चुपचाप ले जाएगा और इस परियोजना को प्रभावित करेगा, भले ही आपके पास अच्छी आकस्मिक स्थिति हो।
  • युक्तियाँ

    • परिवर्तन की योजना जोखिम प्रबंधन एक द्रव प्रक्रिया है क्योंकि जोखिम हमेशा बदलते रहते हैं। आज, आप उच्च संभावना और उच्च प्रभाव के साथ कुछ जोखिम का संकेत कर सकते हैं। कल, संभावना या प्रभाव बदल सकता है। इसके अलावा, कुछ जोखिम पूरी तरह से आपकी तालिका छोड़ देते हैं, जबकि अन्य गेम में प्रवेश करने के लिए दिखाई देते हैं।
    • हमेशा जांचें तुम्हें क्या याद आया? क्या हो सकता है कि आप पर विचार नहीं किया है? यह करना सबसे मुश्किल काम है और सबसे महत्वपूर्ण में से एक है। एक सूची बनाएं और बार-बार इसे देखें।
    • अपनी जोखिम योजना को नियमित रूप से रिकॉर्ड करने के लिए एक कार्यपत्रक का उपयोग करें जोखिम में परिवर्तन पुराने जोखिम गायब हो जाते हैं और नए जोखिम फोकस में आते हैं।
    • एक अच्छी आकस्मिक योजना का हिस्सा एक प्रारंभिक चेतावनी संकेत है यदि कोई परीक्षा परिणाम है जो आपको बताता है कि आपको अपनी आकस्मिक योजना को अपनाने की आवश्यकता है, तो इन परीक्षण परिणामों को जारी करना सुनिश्चित करें। अगर कोई अच्छी चेतावनी संकेत नहीं है, तो एक को डिजाइन करने का प्रयास करें
    • आप वास्तव में प्रोजेक्ट करना चाहते हैं, यह निर्धारित करने में सहायता के लिए एक्सपोजर का उपयोग कर सकते हैं। यदि कुल प्रोजेक्ट का अनुमान 1000,000,000 डॉलर है और आपका एक्सपोजर 0.329 है, तो सामान्य नियम यह है कि आपके अनुमान में $ 329,000 संभावित हैं। क्या आपको अतिरिक्त पैसा मिल सकता है ... बस के मामले में? यदि नहीं, तो आप परियोजना के दायरे पर पुनर्विचार करना चाह सकते हैं।
    • कमी = जोखिम - एक्सपोजर इस उदाहरण में (और $ 1000 परियोजना अनुमान लगाते हुए) आपका जोखिम 0.5x आर $ 1,000 है और आपका एक्सपोजर 0.329 एक्स आर $ 1,000 है, जिसका मतलब है कि आपकी कमी का मूल्य आर $ 171,000 के बराबर है। इस परिणाम को जोखिम प्रबंधन पर कितना खर्च कर सकते हैं इसका एक संकेतक का उपयोग करें - यह संशोधित परियोजना अनुमान (जैसे कि बीमा) का एक हिस्सा होना चाहिए।
    • ऐसी परिस्थितियों में जहां परियोजना प्रबंधक जोखिम प्रबंधन फ़ंक्शन से अभिभूत हो जाता है, विश्लेषण परियोजना के महत्वपूर्ण पथ तक ही सीमित हो सकता है। इस मामले में, कई महत्वपूर्ण मार्गों की गणना करने के लिए सलाह दी जाती है कि संभावित विलंब समय के साथ अधिक महत्वपूर्ण तरीके से उन कार्यों की पहचान करने के लिए जो महत्वपूर्ण रास्ते पर गिरने की संभावना है। यह विशेष रूप से उपयुक्त है जब एक एकल प्रोजेक्ट मैनेजर कई परियोजनाओं को नियंत्रित कर रहा है। जोखिम प्रबंधन को परियोजना के एक भाग के रूप में माना जाना चाहिए, लेकिन अन्य नियोजन और नियंत्रण कार्य (नोटिस अनुभाग देखें) को ओवरलैप नहीं करना चाहिए।
    • यदि आप एक अनुभवहीन प्रोजेक्ट मैनेजर हैं, या यदि परियोजना छोटा है, तो कुछ चरणों को छोड़कर समय बचाने पर विचार करें जो या तो लागू नहीं होते हैं या प्रोजेक्ट पर थोड़ा असर पड़ता है- औपचारिक संभावना और प्रभाव मूल्यांकन भाग को छोड़ दें, "मानसिक गणित" और प्रदर्शनी भाग के लिए तुरंत कूद। उदाहरण के लिए, आपको एक इलेक्ट्रिकल सर्किट और इस गतिविधि को बनाए रखने की आवश्यकता है जायेंगे एक सर्वर को छोड़ने के लिए, क्या सर्विसिंग से पहले सर्वर को एक नए इलेक्ट्रिकल सर्किट में ले जाने के लिए "जोखिम भरा" होता है, या मशीन के रखरखाव को पूरा करने तक इंतजार करना पड़ता है? किसी भी घटना में, सर्वर पर दस्तक दी जाएगी - लेकिन आप केवल यह पहचान सकते हैं कि परियोजना के लिए कौन-सी गतिविधि कम से कम जोखिम है।

    चेतावनी

    • परियोजना के साथ भी जटिल नहीं हो जोखिम प्रबंधन परियोजना का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, लेकिन यह वास्तविक कार्य के साथ ओवरलैप नहीं होना चाहिए। यदि आप इस से सावधान नहीं हैं, तो आप अप्रासंगिक जोखिमों का पीछा करना शुरू कर सकते हैं और आपकी योजना को बेकार की जानकारी के साथ ओवरलोड कर सकते हैं।
    • कम जोखिम वाले तत्वों को पूरी तरह से अनदेखा न करें, लेकिन उन पर बहुत अधिक समय न दें। प्रत्येक जोखिम को मॉनिटर करने के लिए प्रयास करने के लिए उच्च, मध्यम और निम्न चिह्नों का उपयोग करें।
    • मान लें कि आपने सभी जोखिमों की पहचान नहीं की है। जोखिमों की प्रकृति अप्रत्याशित है
    • न करें राजनीति आपके मूल्यांकन के साथ हस्तक्षेप करे यह बहुत कुछ होता है लोग यह मानना ​​नहीं चाहते हैं कि जिन चीजों पर वे नियंत्रण करते हैं वे गलत हो सकते हैं और अक्सर जोखिम के स्तर के खिलाफ संघर्ष कर सकते हैं। "ओह, ऐसा कभी नहीं होगा।" यह सच हो सकता है, लेकिन फिर से, यह किसी के अहंकार हो सकता है।
    • अगर एक या दो चीजें एक ही समय में गलत हो जाएं तो क्या हो सकता है पर गौर करें। संभावना बहुत छोटी होगी, लेकिन प्रभाव अत्यधिक हो सकता है लगभग हर पूर्ण आपदा में कई विफलताओं शामिल हैं।
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