ऑडियोकॉनफरेंस को निर्देशित करने के तरीके

मीटिंग अनुरोध भेजें एक बार जब आप समय का निर्णय ले लेंगे, तो मीटिंग का अनुरोध भेजें। इस अनुरोध में सभी प्रतिभागियों को सम्मेलन (प्रवेश संख्या और पासवर्ड) में लॉग इन करना होगा और चर्चा की जाने वाली विषयों की एक अनुसूची शामिल होगी, जिसमें जिम्मेदारियों की सूची शामिल है। एजेंडा में किसी भी सवाल और चिंताओं को शामिल करना चाहिए जो आप अन्य सदस्यों से आशा करते हैं। पहले सकारात्मक पर ध्यान दें, फिर आप उन सभी बाधाओं को दूर करने के लिए चुनौतियों और अन्य समाधानों और विचारों के बारे में बात कर सकते हैं जिन पर आप चर्चा कर रहे हैं।

• एक क्लाइंट या एडमिनिस्ट्रेटर ऑडियो कॉन्फ्रेंसिंग पुल का उपयोग करने से बचें, क्योंकि अग्रिम में प्रवेश करने से एक और सम्मेलन में बाधा पड़ेगी और आपके ग्राहक पैसे खर्च होंगे।
• कोई भी कार्य जो आप को किसी व्यक्ति को सौंपते हैं, आपको शेड्यूल भेजने से पहले चर्चा करनी चाहिए। आखिरी बात यह है कि ग्राहक या प्रशासक को बताएं कि कोई अन्य व्यक्ति कुछ करेगा, जब वास्तव में आपने अभी तक इस व्यक्ति को नौकरी करने के लिए नहीं पूछा है

सहभागियों की एक सूची बनाएं, जिनमें वे कहां हैं, और उनके बारे में आपके पास सामान्य व्यक्तिगत जानकारी है। जब आप अतिरिक्त सहभागियों को भी कनेक्ट होने के लिए प्रतीक्षा करते हैं, तो आप इसका उपयोग चैट करने के लिए कर सकते हैं।

सम्मेलन के दिन एक ईमेल रिमाइंडर भेजें, चाहे दोपहर के भोजन के बाद या दिन पहले, अगर सुबह सुबह तय हो जाए यह सुनिश्चित करेगा कि सभी समय पर हो। आप इस मौके का इस्तेमाल किसी भी रिपोर्ट या दस्तावेजों को सम्मिलित करने के लिए भी कर सकते हैं, जिन्हें सम्मेलन में आवश्यक होगा। किसी और इन सामग्रियों पैदा कर दी है, तो उन्हें श्रेय देना सुनिश्चित हो (या आप पर दोष गिरावट को रोकने के) संदेश अग्रेषित करना है कि फ़ाइलों से युक्त या कह "मैं जॉन की रिपोर्ट संलग्न भेजा इस व्यक्ति, जिस पर हम सम्मेलन के दौरान बात करेंगे। " यह एक सम्मेलन नेता के रूप में अपनी जिम्मेदारी सुनिश्चित करना है कि हर किसी के समझ के एक ही स्तर पर है और हर किसी के सम्मेलन से पहले अपनी जिम्मेदारी पूरा कर लिया है कि है।

सम्मेलन शुरू करें वक्तव्य रहें यदि सम्भव हो, तो 10 मिनट पहले सम्मेलन के साथ प्रवेश करें। कुछ उपकरण आपको समय से पहले लॉग इन करने की इजाजत नहीं दे पाएंगे और दूसरों को किसी विशेष पासवर्ड के साथ नेता तक संवाद करने की अनुमति नहीं दी जाएगी, लॉग इन करें सुनिश्चित करें कि आप कॉन्फ्रेंस पुल को अग्रिम में जांचते हैं यदि आप उस उपकरण से परिचित नहीं हैं जो आप उपयोग कर रहे हैं

आम तौर पर कम से कम एक व्यक्ति देर हो जाएगा, इसलिए छोटी बातचीत शुरू करने और कॉल की शुरुआत में लंबी चुप्पी से बचने के लिए कुछ आसान टिप्पणियां हैं। सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को शुरू किया गया (नाम, स्थिति और भूमिका वे खेलते हैं) जिनके साथ वे अपरिचित हैं, खासकर उनके ग्राहकों निर्धारित समय के 3-5 मिनट के बाद सम्मेलन शुरू करें, जब संभव हो, भले ही सभी प्रतिभागी अभी तक मौजूद न हों।

समयरेखा का पालन करें - आपने इसे तैयार करने में समय लगाया है, इसलिए इसे का पालन करें। घड़ी पर नजर रखना सुनिश्चित करें क्योंकि सहमति के समय समाप्त होने के बाद सम्मेलन में उपस्थित रहने के लिए अभ्यस्त उपलब्ध नहीं हो सकते हैं। अपने प्रस्तुतकर्ताओं की समय आवश्यकताओं के बारे में जागरूक रहें। यह सुनिश्चित करने के लिए आपका काम है कि सब कुछ एकदम सही है।

ध्यान रहें और ध्यान दें। म्यूट बटन का उपयोग करने से बचें, जबकि अन्य बात कर रहे हैं, यदि संभव हो तो। यदि आप शामिल होने लगते हैं, तो कॉन्फ़्रेंस में कार्यालय लोगों में आपको कम करने की संभावना कम है इस बात को दिखाने का एक अवसर है कि आप जिस विषय पर चर्चा कर रहे हैं उसके बारे में आप कितना जानते हैं। जो कुछ भी आप नहीं रख सकते उसे वादा न करें, और कहने में संकोच न करें कि आप उन सवालों के उत्तर के साथ वापस आ जाएंगे जो आपने नहीं सोचा था।

सम्मेलन के अंत में, पूछें कि क्या किसी के पास प्रश्न हैं और सम्मेलन के बाद इसका उत्तर देने के लिए उत्तर दिया गया है या इसका उत्तर दिया गया है। यदि एक और मीटिंग की आवश्यकता है, तो अभी भी लाइन पर लोगों के साथ अनुसूची करें समय के लिए सभी का शुक्रिया अदा करें और आपको एक अच्छा दिन या सप्ताह (सप्ताहांत) की शुभकामनाएं

सम्मेलन के तत्काल बाद, चर्चा की गई चर्चा का सारांश तैयार करें और इसे प्रतिभागियों को भेजें। यह सारांश दो उद्देश्यों में कार्य करता है: 1) यह सुनिश्चित करें कि हर कोई अपनी प्राथमिकताओं को समझता है और इसमें एक सूची है और 2) लिखित रूप में बातचीत का दस्तावेज़ीकरण बाद में विसंगतियां होनी चाहिए। आप एक सम्मेलन के अच्छे सारांश से कई बार बचा सकते हैं। यदि आवश्यक हो तो संक्षेप में सुधार या समायोजन के लिए पूछना याद रखें