खरोंच से एक दिशानिर्देश बनाना
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एक शीर्षक देकर प्रारंभ करें सबसे खूबसूरत साहित्य से सबसे सूखे कार्यपत्रक में, लगभग हर महत्वपूर्ण दस्तावेज़ को एक शीर्षक की आवश्यकता होती है, और बैठक का कार्यक्रम कोई अपवाद नहीं होता है। शीर्षक को पाठक को दो चीजों को बता देना चाहिए: पहले, वह एक पंक्ति पढ़ रहा है, और दूसरा, बैठक का विषय क्या है एक बार निर्णय लेने के बाद, अपने रिक्त दस्तावेज़ के शीर्ष पर शीर्षक रखें। यह सुशोभित या जटिल नहीं है - कॉर्पोरेट संदर्भों में, सरल और सीधा शीर्षक अक्सर सबसे अच्छा होते हैं।
- शीर्षक में बड़े या अलग फोंट का उपयोग करने की आग्रह का विरोध करें। ज्यादातर परिस्थितियों में, आपको टाइम्स न्यू रोमन या कैलिबरी जैसे एक सरल और प्रतिष्ठित फ़ॉन्ट का उपयोग करना चाहिए और शेष दस्तावेज़ के समान ही शीर्षक को छोड़ दें (या सिर्फ थोड़ा बड़ा)। याद रखें कि उनका लक्ष्य उन पाठकों को सूचित करना है जो वे पढ़ रहे हैं, अनिवार्य रूप से उन्हें प्रभावित या विचलित न करें
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के बारे में जानकारी शामिल करें "कौन?""कहाँ?"और"कब?"शीर्ष लेख में शीर्षक के बाद, बैठक कार्यक्रमों में आम तौर पर एक शीर्षक होता है, जो काम के माहौल की औपचारिकता के स्तर के आधार पर विस्तार में भिन्न हो सकता है। वह आमतौर पर शीर्षक के नीचे एक पंक्ति प्राप्त करता है इसमें, आपको बैठक के बारे में संक्षिप्त तथ्यात्मक जानकारी शामिल करनी चाहिए जिसमें चर्चा के विषय में विषय नहीं है। ऐसा इसलिए है कि जो लोग उपस्थित नहीं थे, वे यह जान सकते हैं कि बैठक कब और कहाँ हुई और कौन वहां था। नीचे दी गई कुछ चीजें हैं- आप जो जानकारी चुनते हैं, उस पर ध्यान दिए बिना, इसे स्पष्ट रूप से लेबल करें (आप इसके लिए बोल्ड में लेबल छोड़ सकते हैं):
- दिनांक और समय उन्हें अलग-अलग वर्गों में समूहीकृत या रखा जा सकता है
- स्थान। यदि कंपनी के पास कई स्थान हैं, तो आप पता दर्ज कर सकते हैं, लेकिन अगर वह एक इमारत में है, तो आप उस कमरे का नाम दे सकते हैं जहां बैठक हुई थी (उदाहरण के लिए, सम्मेलन कक्ष 1)।
- प्रतिभागियों। नौकरी के शीर्षक आमतौर पर वैकल्पिक हैं
- विशेष प्रतिभागियों ये आमंत्रित किया जा सकता है, स्पीकर या नेताओं
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कुछ शब्दों में बैठक के उद्देश्य (ओं) को लिखें बिना किसी निश्चित उद्देश्य वाली बैठकें, अनमोल समय बिताने का जोखिम रखती हैं, जबकि प्रतिभागियों ने तय किया है कि इसके बारे में क्या बात करें। शीर्षक के बाद एक पंक्ति को छोड़ें और "उद्देश्य" या "प्रयोजन" के रूप में एक बृहदान्त्र या एक लाइन ब्रेक के साथ अगले भाग के नाम पर बोल्ड या रेखांकित पाठ का उपयोग करें। उसके बाद, संक्षिप्त और उद्देश्य वाक्यांशों का उपयोग करके, उन चीजों के बारे में चर्चा करें जिन पर चर्चा की जाए। यहां एक से चार वाक्यों लिखने का प्रयास करें
- उदाहरण के लिए, बजट की बैठक के उद्देश्य के बारे में लिखते समय, आप कह सकते हैं, "उद्देश्य: वित्तीय वर्ष 2015-2016 के लिए महत्वपूर्ण बजट लक्ष्य निर्धारित करें और दीर्घकालिक लागत में कमी के उपायों पर चर्चा करें। इसके अलावा, पीडी डायरेक्टर मार्कोस फेल्डमैन एक हालिया प्रतिस्पर्धा अध्ययन के परिणाम पेश करेंगे। "
- यदि आप पहले से ही अकादमिक ग्रंथ लिखे हैं, तो बैठक के सार या कार्यकारी सारांश के रूप में लक्ष्य कथन के बारे में सोचें। आप कुछ शब्दों में कह रहे हैं कि आप विवरणों पर जाए बिना चर्चा करने की योजना बना रहे हैं।
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बैठक के मुख्य तत्वों को रेखांकित करने के लिए एक समय लिखें। एक आम दोष का मुकाबला करने के लिए अनुसूचियां सहायता करती हैं: व्यापारिक मीटिंग अक्सर बहुत दूर हो जाती है। लक्ष्यों के बाद एक पंक्ति को छोड़ें, अपने कार्यक्रम में बोल्ड या अधोरेखित शीर्षक दें और प्रविष्टियों को टाइप करना शुरू करें जो उसमें शीर्ष चर्चा वाले विषयों से मेल खाते हैं पढ़ने को आसान बनाने के लिए, प्रत्येक प्रविष्टि को अपनी लाइन पर प्रारंभ करें
- हर एक के साथ नाम दें या जिस समय आप इसे शुरू करने और इसे समाप्त करने की योजना बनाते हैं या जब आप प्रत्येक विषय पर खर्च करने की योजना बनाते हैं एक प्रणाली या दूसरे को चुनें और लगातार हो - मिश्रण अव्यवसायिक उपस्थिति को छोड़ देगा।
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किसी विशेष अतिथि के लिए समय पर समय शामिल करें अगर कोई मेहमान बैठक में भाग लेने और महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने के लिए है, तो आपको उस व्यक्ति के लिए समय के एक हिस्से को अलग करना चाहिए। प्रत्येक अतिथि को केवल समय पर एक प्रविष्टि देने की योजना बनाएं, भले ही उनके पास एक से अधिक चर्चा विषय हो। इस तरह, प्रत्येक व्यक्ति खुद को व्यवस्थित कर सकता है क्योंकि वह फिट हो सकता है।
- सबसे पहले यह जानने के लिए मेहमानों से बात करना सबसे अच्छा होगा कि प्रत्येक व्यक्ति को कितना समय की आवश्यकता होगी। इससे शर्मनाक समय के संघर्ष से बचने में मदद मिलती है।
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प्रश्नों और उत्तरों के लिए मीटिंग के अंत में अतिरिक्त समय की अनुमति दें उस समय के दौरान, लोग भ्रमित विषयों पर स्पष्टीकरण मांग सकते हैं, अपनी राय दे सकते हैं, भविष्य की बैठकों के लिए दिशा-निर्देशों का सुझाव और अन्य टिप्पणियां बना सकते हैं। आप इस समय को अपने कार्यक्रम में अंतिम प्रविष्टि के रूप में शामिल करके या बैठक के अंतिम तत्व के बाद खुद को ला सकते हैं।
- यदि आप मीटिंग के अंत तक पहुंचते हैं और किसी के पास कोई प्रश्न या टिप्पणी नहीं होती है, तो आप हमेशा शुरुआती समाप्त कर सकते हैं। प्रतिभागियों में से कई आप इसके लिए धन्यवाद करेंगे!
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वैकल्पिक रूप से, चर्चा के लिए विषयों को रूपरेखा समय आम तौर पर एजेंडे का "भराई" होता है: जिस भाग पर चर्चा के लिए लोगों को पढ़ा जाएगा। हालांकि, ऐसा करने के लिए आवश्यक नहीं है, जबकि, प्रमुख बिंदुओं को रेखांकित प्रतिभागियों को बहुत मदद की जा सकती है इससे उन्हें प्रस्तुत विचारों के संगठन का एक अनुस्मारक मिलेगा, जिसमें उल्लेख किए गए विशिष्ट विषयों के संबंध में स्मृति को सक्रिय करने में मदद मिलेगी। यहां एक संगठन का एक उदाहरण है जिसे आप उपयोग कर सकते हैं (देखें
एक रूपरेखा कैसे लिखना अधिक जानकारी के लिए):
- I. उच्च प्राथमिकता वाले बजट आइटम
- ए यात्रा बजट
- बी पुनर्विक्रय दरें
- मैं। एक बेहतर सौदा बातचीत?
- सी। लॉबिंग लागत
- द्वितीय। राजस्व बढ़ाने के लिए उपाय
- ए। वैकल्पिक सेवा समझौतों
- मैं। खरीदारों के लिए विकल्प का परिचय
- ii। प्रतिक्रिया का अनुरोध करना
- बी मोबाइल प्रौद्योगिकी में पुनर्निवेश
- ...दूसरों के बीच में
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इसे वितरित करने से पहले एजेंडे में त्रुटियों की तलाश करें क्योंकि कुछ प्रतिभागियों को इसके आधार पर बहुत कुछ खत्म हो सकता है, इसलिए यह त्रुटियों के लिए समीक्षा करने के लिए एक अच्छा विचार है और इसे वितरित करने से पहले पूरा हो गया है। यह न केवल प्रतिभागियों के लिए सौजन्य है, बल्कि उनके ध्यान में विस्तार से और उनके लिए उनके सम्मान में सकारात्मक रूप से दिखाई देता है।
- इसके अलावा, यह सुनिश्चित करना कि कर्मचारी पर कोई गलती नहीं है, वह आपकी बचा सकती है समय और तुम्हारा प्रतिष्ठा.
पैटर्न टेम्पलेट का उपयोग करना
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किसी शब्द प्रोसेसर में शामिल टेम्पलेट का उपयोग करें कई वर्ड प्रोसेसिंग प्रोग्राम्स जैसे कि माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस, मैक के लिए पेज, और अन्य, विभिन्न व्यावसायिक और व्यक्तिगत दस्तावेजों के लिए टेम्पलेट्स हैं जो मीटिंग दिशानिर्देशों को शामिल कर सकते हैं ये टेम्पलेट इसे एक पेशेवर दस्तावेज़ बनाने के लिए बहुत आसान और त्वरित बनाते हैं और आमतौर पर सौंदर्यशास्त्र के अनुकूल नियम के साथ तार्किक अनुभागों में संगठित होते हैं - आपको उपयुक्त क्षेत्रों में प्रासंगिक जानकारी लिखने की ज़रूरत होती है और आपका काम हो गया है!
- यद्यपि प्रत्येक वर्ड प्रोसेसर थोड़ी अलग है, जो कि टेम्प्लेट का उपयोग करने की क्षमता रखते हैं, वे आपको प्रोग्राम विंडो के शीर्ष पर मेनू बार का उपयोग करके उनसे नेविगेट करने की अनुमति देंगे।
- यदि आपका प्रोसेसर टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकता है, लेकिन आपके पास कोई ऐसा कार्यक्रम नहीं है जो बैठक के लिए उपयुक्त है, तो आप एक को निर्माता की वेबसाइट से डाउनलोड कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेम्पलेट्स office.microsoft.com से उपलब्ध हैं, जबकि पेज से वे एप्पल एप स्टोर में पा सकते हैं।
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आप किसी अन्य स्रोत से टेम्पलेट भी डाउनलोड कर सकते हैं। यदि आपका वर्ड प्रोसेसर स्टाफ टेम्पलेट्स के साथ नहीं आ रहा है और आपको आधिकारिक वेबसाइट पर कोई भी नहीं मिला है, तो चिंता न करें: यहां कई नि: शुल्क टेम्पलेट उपलब्ध हैं आपकी पसंद की खोज साइट पर एक सरल "मीटिंग टेम्पलेट टेम्पलेट" खोज को कई प्रासंगिक परिणाम मिलना चाहिए। हालांकि, सभी के रूप में आधिकारिक स्रोतों और अच्छी प्रतिष्ठा से नहीं होगा, उपयोग करने के लिए मॉडल की पसंद के साथ सावधान रहना महत्वपूर्ण है। नीचे कुछ साइटें हैं जिन्हें आप देख सकते हैं:
- वर्ड टेम्पलेट्स सहेजें - यह पेशेवर साइट माइक्रोसॉफ्ट वर्ड के लिए कई गुणवत्ता टेम्पलेट प्रदान करती है।
- वर्ड टेम्पलेट्स ऑनलाइन - वर्ड टेम्पलेट्स के लिए एक और अच्छा स्रोत हालांकि, यह केवल कुछ विकल्प प्रदान करता है।
- iWorkCommunity - पृष्ठों के लिए एक अच्छा टेम्पलेट हालांकि, यह केवल पुराने संस्करणों (पूर्व -2009) में काम करता है
- ऐप स्टोर में पृष्ठों के लिए कई टेम्पलेट्स भी हैं, लेकिन सभी मुफ्त नहीं हैं।
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अपने टेम्पलेट के क्षेत्र भरें। एक बार जब आप पाते हैं कि आपको एक टेम्पलेट मिला या डाउनलोड किया गया है, तो आपको इसे आवश्यक जानकारी के साथ भरना होगा। उनमें से अधिकतर आपके लिए नाम, समय, चर्चा के लिए विषय, अनुभाग खिताब, और अन्य लोगों को दर्ज करने के लिए अच्छी तरह से चिह्नित क्षेत्रों होंगे। एजेंडा को पूरा करने के लिए सभी प्रासंगिक क्षेत्रों को भरें, और जब किया जाए, त्रुटियों के लिए सावधानी से जांच करें जबकि बहुत सुविधाजनक, स्टाफिंग टेम्पलेट्स वर्तनी, व्याकरण, और तथ्यात्मक त्रुटियों से रक्षा नहीं करते हैं
- किसी भी क्षेत्र रिक्त नहीं छोड़ें उदाहरण के लिए, एक समय प्रविष्टि रखने से कुछ भी कम पेशेवर नहीं दिखता है जो "केवल यहां प्रविष्ट करें" कहते हैं। यदि किसी कारण के लिए टेम्पलेट के कुछ अंश हैं जो आप को भरना नहीं चाहते हैं, उन्हें खाली छोड़ने के बजाय उन्हें हटा दें
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छोटे संशोधनों को बनाएं ताकि आपका एजेंडा आपकी ज़रूरतों को फिट कर सके। मॉडल अविश्वसनीय रूप से सुविधाजनक हो सकते हैं, लेकिन तैयार शैली और प्रारूप में छड़ी करने की कोई आवश्यकता नहीं है। टेम्पलेट की सामग्री और शैली में परिवर्तन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें, यह सुनिश्चित करें कि यह आपके व्यापार मानकों और व्यावसायिक प्राथमिकताओं को फिट बैठता है।
- उदाहरण के लिए, अगर तुम सच में एक की नज़र की तरह है, लेकिन पाते हैं कि हैडर अनुभाग बहुत लंबा है,, ज़रूरत से ज़्यादा क्षेत्रों को नष्ट आप मनचाहे ढंग से वे दस्तावेज़ के स्वरूपण को नष्ट या कर्मचारियों पर नकारात्मक प्रभाव का कारण नहीं है प्रदान की है।
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