1
पत्र का प्रारूप तय करें वे "ब्लॉक" या "संशोधित ब्लॉक" में लिखा जा सकता है, और या तो कोई औपचारिक व्यापार पत्र के लिए उपयुक्त है।
- "ब्लॉक" प्रारूप का अर्थ है कि पत्र के सभी तत्वों को उचित ठहराना चाहिए, अर्थात् प्रत्येक पंक्ति बाएं मार्जिन में शुरू होती है।
- संशोधित ब्लॉक, हालांकि, दाईं ओर स्थित कार्ड के कुछ तत्वों को स्थान देता है।
2
अपना पता लिखें बाएं कोने में (यदि आप "ब्लॉक" प्रारूप का उपयोग करते हैं) या दाईं ओर ("संशोधित ब्लॉक" संरचना में) पृष्ठ के शीर्ष पर, पता दर्ज करें।
- यदि यह मान्य है, तो अपना ईमेल पता और मोबाइल नंबर भी जोड़ें।
3
तारीख लिखें पृष्ठ के बाईं ओर, सीधे पते के नीचे, पत्र की लिखित तारीख दर्ज करें।
- अपरिवर्तित प्रारूप के बावजूद, तिथि बाईं ओर होनी चाहिए।
- आंकड़ों की तुलना में इसे पूर्ण रूप से लिखें: 8/6/15 से 8 जून 2015
- तिथि दर्ज करने के बाद दो पंक्ति छोड़ें
4
वकील का नाम और पता लिखें पृष्ठ के बाईं ओर, तिथि के बाद दो पंक्तियों को छोड़ दें और वकील का पूरा नाम और पता डालें।
- यह डेटा दो प्रारूपों (ब्लॉक या संशोधित ब्लॉक) में स्थित होना चाहिए।
- यदि इस मामले में एक अन्य पेशेवर सहायता है, तो उस व्यक्ति के नाम कोष्ठक में शामिल करें, वकील के नाम के बगल में, यदि आप चाहें
5
वह नंबर दर्ज करें जो आपके केस का संदर्भ देता है। वकील के नाम और पते के नीचे और नीचे, केस नंबर के साथ एक विषय पंक्ति जोड़ें।
- पृष्ठ पर हाइलाइट करने के लिए विषय पंक्ति को बोल्ड में डाला जाना चाहिए।
- यदि आपके पास कोई प्रक्रिया संख्या नहीं है, तो विषय पंक्ति में अपना नाम (या मामले का मुख्य ग्राहक) लिखें इससे वकील और उसके कर्मचारियों की मदद मिलेगी आपसे संबंधित दस्तावेजों का पता लगाएं।
6
वकील को नमस्कार करें परिचय में, वकील को बधाई देने वाला एक वाक्य लिखें (प्रथम नाम और अंतिम नाम या सिर्फ अंतिम नाम से)
- उदाहरण के लिए: "प्रिय श्री सिल्वा" या "प्रिय श्रीमती फैबियोला सिल्वा"
- अभिवादन बाईं ओर होना चाहिए।
- अभिवादन के बाद, दो अंक डालें: "प्रिय श्रीमती सैंड्रा हॉक:"
7
पत्र के शरीर को नीचे लिखें यदि आपने एक स्केच पहले ही कर लिया है, तो स्केच टेक्स्ट की प्रतिलिपि बनाएं।
- पत्र के मुख्य उद्देश्य को संबोधित करते हुए और समझाएं कि आप संदेश में प्रश्न या अनुरोध क्यों लेना चाहते हैं
- विशिष्ट जानकारी का जिक्र करते समय, नाम, तिथियों और स्थानों सहित विशिष्ट हों जितनी अधिक जानकारी आप दर्ज करते हैं, उतनी ही बेहतर वकील मदद कर सकता है।
- प्रत्येक पैराग्राफ को केवल एक प्रमुख विषय को संबोधित करना चाहिए, भले ही सारे पत्रों को पूरे पत्र में संबोधित करने की आवश्यकता हो।
- पत्र को दो या तीन वाक्यों में विनम्रता के रूप में अंतिम रूप दे दो, भले ही यह उपलब्ध कराई गई सेवाओं के बारे में शिकायत हो।
8
पत्र को पूरा करें उचित ग्रीटिंग के साथ इसे बंद करें
- जब आप अलविदा कहते हैं तो "ईमानदारी से" और "सौहार्दपूर्ण" अच्छे उदाहरण होते हैं
- नमस्कार के बाद, एक अल्पविराम रखें (उदाहरण के लिए: "बेस्ट का संबंध है,")
- निष्कर्ष आपके पते के साथ गठबंधन किया जाना चाहिए। यदि आप "ब्लॉक" प्रारूप का उपयोग करते हैं, तो उसे बाईं ओर स्थित करें - दाईं ओर "संशोधित ब्लॉक" में।
9
अपना पूरा नाम लिखें अलविदा कहने और पत्र बंद करने के बाद, अपना पूरा नाम लिखें
- विदाई के रूप में एक ही स्थान पर नाम संरेखित करें "ब्लॉक" प्रारूप में, इसे बाईं ओर रखें और दाईं ओर "संशोधित" करें
- समापन वाक्यांश और उसके नाम के बीच दो या तीन पंक्तियों को छोड़ें।
10
पत्र पर हस्ताक्षर करें इसे प्रिंट करें और विदाई शुभकामना ("कृप्या" या "ईमानदारी से") और आपका पूरा नाम (टाइप किया गया) के बीच में हस्ताक्षर करने के लिए एक काला या नीले पेन का उपयोग करें।
11
पत्र की एक प्रति रखें। एक अतिरिक्त प्रतिलिपि मुद्रित करें और इसे अपने व्यक्तिगत रिकॉर्ड में रखें इस तरह, अगर यह पोस्ट ऑफिस से खो जाता है या यदि वकील घोषित करता है कि आपको इसे प्राप्त नहीं हुआ है, तो आपको यह सबूत मिलेगा कि पत्र भेजा गया था।