कैसे एक घटना को व्यवस्थित करें

टीम से मिलो अपने बजट, इवेंट शेड्यूल इत्यादि का अनुमोदन प्राप्त करें, दोनों टीम के सदस्यों और पर्यवेक्षकों से। संदेह को साफ करने का यह एक अच्छा समय है क्या हर कोई अपने दायित्वों को जानता है? क्या आप किसी भी और सभी समस्याओं से अवगत हैं?

• संभव आकस्मिकताओं को एक साथ मिलाने के लिए कर्मचारियों और स्वयंसेवकों के साथ मिलो। यह कार्रवाई की एक योजना बनाने के लिए भी सही समय है।
• सुनिश्चित करें कि आपकी टीम में कोई आंतरिक समस्याएं नहीं हैं सभी नेताओं, सदस्यों और स्वयंसेवकों के निकट संपर्क में रखें

अलग-अलग लोगों के कार्य को पास करें और किसी को गतिविधियों का समन्वय करने का अनुभव करें। अगर यह एक बड़ी घटना है, तो अलग-अलग लोगों को सिर्फ एक व्यक्ति की देखरेख में गतिविधियों का समन्वय करना चाहिए। टीम के नेता को सभी सदस्यों का विश्वास होना चाहिए।

• मेहमानों के स्वागत के लिए दो व्यक्तियों को नमस्कार और नमस्कार करने का यह एक अच्छा विचार है और घटना शुरू होती है। वे हैं स्वागत समिति, जयजयकार और मेहमानों को आश्वस्त करने के लिए जिम्मेदार है कि वे अच्छे हाथों में हैं

ईवेंट से संबंधित साइट अपडेट करें आप शायद फेसबुक और ट्विटर का उपयोग करेंगे, लेकिन ऐसी अन्य साइटें हैं जिनका उपयोग आपके ईवेंट को व्यवस्थित और प्रचारित करने के लिए किया जा सकता है। ओएवेन्टो, वीपेंन्टस, ई-क्लैप सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। अगर आपने उनमें से किसी के बारे में कभी नहीं सुना है, तो अब एक खोज करें!

• और जाहिर है, आपकी साइट / ब्लॉग / फेसबुक पेज, यदि कोई हो आप अनुस्मारक भेज सकते हैं, तस्वीरें अपलोड कर सकते हैं और आरएसवीपी आमंत्रणों को मॉनिटर कर सकते हैं। आप जितना अधिक सक्रिय रहेंगे, उतनी ही आपकी उपस्थिति को ध्यान में रखा जाएगा।

प्रतिनिधियों से प्रायोजक और धन के अन्य स्रोत प्राप्त करें। आने वाले हफ्तों में कई खर्चों का शुल्क लिया जाएगा और आप उन्हें अपनी जेब से बाहर नहीं जाना चाहते हैं। स्थगन, उपकरण और खानपान के किराया जैसे अग्रिम व्यय के लिए कम से कम पैसे का एक हिस्सा। इनमें से कुछ लोगों, जगहों और चीजों का भुगतान अग्रिम में किया जाना चाहिए, घटना से पहले अच्छी तरह से होता है।

• अपनी रसीद, पुष्टिकरण, चालान और सामान्य रूप से कागजी कार्रवाई के आयोजन के लिए एक प्रणाली है। आपको भविष्य की जवाबदेही के लिए सब कुछ रखना चाहिए, शुरुआत से अधिक, बेहतर होगा। खासकर यदि आप किसी कंपनी के साथ काम कर रहे हैं जो आपकी कतार से बाहर नहीं निकलता है

घटना की रिपोर्ट करें ब्रोशर तैयार करें, विज्ञापन पोस्ट करें, मीडिया को सूचित करें, मेल भेजें, समूह में ऑनलाइन संदेश भेजें, और संभावित प्रतिभागियों या प्रायोजकों को देखें। लोगों को और कैसे पता चलेगा? सुनिश्चित करें कि आप जिन सारी जानकारियों का खुलासा कर रहे हैं वह पूरा हो गया है, केवल संदेह की छाया छोड़कर - उन्हें कुछ के बारे में उत्सुक होना चाहिए, क्या वे नहीं?

• अपने लक्षित दर्शकों के बारे में सोचें। यदि यह वृद्ध लोगों से बना है, तो आप अपना समय Whatsapp के माध्यम से संदेश भेजने में खर्च नहीं करेंगे। स्थानों पर जाएं और अपने लक्षित दर्शक द्वारा उपयोग किए जाने वाले टूल का उपयोग करें इसे सुलभ और संभव के रूप में आम बनाओ

होने के लिए घटना के लिए आवश्यक वस्तुओं को इकट्ठा ये पदक, खेल, स्मृति चिन्ह, पुरस्कार या प्रमाण पत्र हो सकते हैं। ऐसे कई छोटे विवरण हैं जो सबसे अधिक ध्यान से नहीं जाते हैं, लेकिन आपको प्रत्येक कोने और छेद को दिल से पता होना चाहिए जो कि भरा होना चाहिए और इसके साथ क्या होगा और कुर्सियां, तालिकाओं, ध्वनि उपकरण, संकेत, मेज़पोश और इन सभी महत्वपूर्ण चीजों को मत भूलें।

• आपके लिए बैठने और सोचने के लिए एक और चीज: यदि आप उन 5 विवरणों की खोज नहीं करते हैं जो आपके द्वारा अनदेखा कर दिए गए हैं, तब तक आप कुछ भूल रहे हैं, अपने आप से थकावट पूछें। सब कुछ, कलम, प्राथमिक चिकित्सा किट, बैटरी, बर्फ, एक्सटेंशन, सब कुछ आप किसी भी स्थिति के नियंत्रण में रहना चाहते हैं।

सब कुछ के लिए प्रदान करें फोटो और वीडियो, परिवहन मेहमानों, खाद्य प्रदाताओं, सफाई कर्मचारी प्रदान करें ... सूची बहुत व्यापक है, लेकिन इसके बिना आप किसी भी आयोजन का आयोजन नहीं करेंगे।

• भोजन और पेय प्रदान करें यह क्षण विकलांग लोगों के लिए विशेष आवास की देखभाल करने के लिए भी अनुकूल है। सुनिश्चित करें कि आपके पास शाकाहारी मेहमान या अन्य आहार प्रतिबंध हैं, जैसे कि असहिष्णुता या एलर्जी
• कुर्सियां, तालिकाओं, सेट, माइक्रोफ़ोन, स्पीकर, कंप्यूटर, प्रोजेक्टर, लीवर प्रदान करें - जो भी साइट पर माउंटेड होना चाहिए।

संपर्कों की एक सूची तैयार करें आपको टीम के सदस्यों की सभी महत्वपूर्ण संख्या, पते और ईमेल की आवश्यकता होगी। साथ ही, वीआईपी मेहमानों, आपूर्तिकर्ताओं और सेवा प्रदाताओं से डेटा के साथ समान सूची बनाएं। अगर कोई व्यक्ति दिखाई नहीं देता है या देर हो चुकी है, तो यह वह सूची है जिसका उपयोग आप संपर्क में प्राप्त करने के लिए करेंगे।

• मान लें कि बुफे देर हो चुकी है तुम क्या करते हो? अपनी जेब से सूची लीजिए और कॉलिंग शुरू करें ओह, क्या उन्हें लगता था कि आपको 90-पौंड फाईल माइग्नॉन मिलेगा? जो भी हो, आप एंडरसन को फोन करके उससे अपनी गाड़ी के साथ उस पते पर जाने के लिए कहें जो आपने पहले ही दर्ज कर लिया है। संकट से बचा और अब आप पहले से ही जानते हैं कि दो, एक: या तो आपको अगली बार निर्देशों पर स्पष्ट होना चाहिए, या उस कंपनी के साथ कभी भी काम न करें।

टीम के सदस्यों के साथ साइट पर जाएं एक अच्छी लग रही हो और पार्किंग का मूल्यांकन करें, बाथरूम, इंतज़ार कर रहे कमरे, आपातकालीन प्रवेश और निकास, सीढ़ियों आदि। पास के स्थानों की तलाश करें जहां आप दस्तावेजों की प्रतिलिपि बना सकते हैं, फोन कॉल कर सकते हैं, और किसी आपात स्थिति के मामले में आपको कुछ भी खरीद सकते हैं। संक्षेप में: अपने हाथ की पीठ की तरह परिवेश को पता है।

• जगह के प्रभारी संपर्क के साथ भी बात करें उसे किसी और की तुलना में सुविधा के बारे में और जानना चाहिए। आपको पता होना चाहिए कोई भी विवरण? कार्यक्रम के साथ समस्याएं? एक निश्चित समय पर स्वचालित रूप से बंद दरवाजे? अनुसूचित आग अलार्म की जांच?

अपनी टीम के साथ अंतिम जांच करें सुनिश्चित करें कि आप हर जगह इस बारे में बात कर सकते हैं कि कैसे इस स्थान पर पहुंचें और किस समय पर। आखिरी चीज जो आप चाहते हैं वह सभी के लिए है कि आप घटना के दिन एक ही समय में फोन करने के लिए कहें कि वापस सड़क कहां है।

• यहां तक ​​कि अगर कोई भी आपके पास कुछ भी पूछने के लिए नहीं आ रहा है, तो हर किसी के व्यवहार पर नज़र रखें। क्या सभी अपनी स्थिति और पदों के साथ अच्छे लगते हैं? क्या लोग साथ रहे हैं? यदि नहीं, तो उनसे बात करें और देखें कि एक साथ पाने के लिए क्या किया जा सकता है। शायद एक व्यक्ति दूसरे विभाग के लिए बेहतर था, या अन्य लोगों के साथ काम करने के लिए आप इस घटना के दौरान इसे संभाल सकते हैं।

सभी निमंत्रण और उत्तर देखें स्प्रैडशीट पर एक अतिथि सूची बनाएं और प्रति सिर की गणना करें। अधिकतर घटनाओं में, आरएसवीपी का जवाब देने वाले मेहमानों की संख्या मत करो उन लोगों की संख्या का प्रतिनिधित्व करता है जो वास्तव में भाग लेंगे। आप 50 लोगों की पुष्टि कर सकते हैं और 5 या 500 मेहमानों के साथ समाप्त कर सकते हैं। आपके पास उस संख्या का कम से कम एक अर्थ होना चाहिए और इन संभावनाओं में से किसी से निपटने के लिए तैयार रहना चाहिए।

• घटना के वीआईपी मेहमानों को याद दिलाना आपको आश्चर्य होगा कि कितने लोग कहेंगे "वाह, यह सच है! यह कल है, है ना?" एक साधारण फोन कॉल या टेक्स्ट संदेश इस प्रकार की समस्या को रोक सकता है।

जगह पर जाएं और देखें कि सब कुछ तैयार है या नहीं। क्या सैलून साफ ​​और उपलब्ध है? क्या इलेक्ट्रॉनिक उपकरण ऊपर और चल रहा है? यदि आवश्यक हो तो क्या आप किसी भी उपकरण को ले जा सकते हैं? क्या लोगों को बड़ा दिन के लिए तैयार किया जा रहा है?

• सुनिश्चित करें कि घटना के लिए पर्याप्त लोग उपलब्ध हैं। यह अतिरिक्त के लिए पाप के लिए हमेशा बेहतर होता है आपको किसी आपातकालीन स्थिति का ध्यान रखने, या एक अतिथि या एक अप्रत्याशित समस्या का ख्याल रखने की आवश्यकता हो सकती है। या, मुझे नहीं पता, कोई आपकी कॉफी पाने के लिए

प्रतिभागियों के लिए किट बनाएं इसमें एक पानी की बोतल, एक अनाज बार, एक पोस्ट के बाद ब्लॉक, एक पेन, एक ब्रोशर, और कोई आवश्यक जानकारी शामिल हो सकती है। स्मृति चिन्ह को शामिल करना भी अच्छा है, यह स्पर्श है जो लोगों को एक अच्छी तरह से डिजाइन और संगठित आयोजन में महसूस कर देगा। और वे महत्वपूर्ण महसूस करेंगे!

• यह मेहमानों या आपकी टीम के लिए किया जा सकता है! मुफ्त में ग्रेनोला बार और कलम कौन प्यार नहीं करता?

एक शेड्यूल शीट बनाएं यह सभी आवश्यक जानकारी के साथ सूची होगी, जिसे घंटे और / या कमरे से विभाजित किया जाएगा। महत्वपूर्ण गतिविधियों के लिए एक मिनट-दर-मिनिट कार्यक्रम तैयार करें। प्रारूप आप पर निर्भर है, लेकिन संक्षिप्त जानकारी शामिल करने का प्रयास करें ताकि पढ़ना मुश्किल न हो।

• यदि आप एक ग्रेड और सुपर संघर्ष कर रहे हैं, तो आप विभिन्न प्रकार की प्रोग्रामिंग शीट्स करने में उपयोगी पा सकते हैं। स्पीकर अन्य स्पीकर के नामों के साथ एक सूची चाहते हैं, जहां वे और किस समय होंगे आपकी टीम को उपकरण, कार्यक्रम और सफाई के नियमों के साथ एक सूची की आवश्यकता हो सकती है यदि आपके पास समय है, तो यह काफी उपयोगी हो सकता है।

उन चीजों की सूची बनाएं जिनके स्थान पर ले जाना चाहिए। यह बहुत भयानक होगा अगर सब कुछ और सब वहां तैयार हो जाएं, 12,000 कप घर से भूल जाएं। आपने सब कुछ बर्बाद कर दिया। एक रिश्ते करें, इसे दो बार जांचें और आपको जो कुछ भी ज़रूरत है उसे लें।

• यदि कई अलग-अलग स्थानों में चीजें हो रही हैं, तो प्रत्येक विशिष्ट नौकरी के लिए लोगों को असाइन करें। तो, इस घटना के दिन, आप 8 घंटे तक चलने और नीचे नहीं चलेंगे, चीजें इकट्ठा करेंगे और बाहर फटकारेंगे। काम सौंपना आपको हल्का बना देगा!

सब कुछ अंदर और बाहर पैक करें क्या आपको अपने मेलबॉक्स को सजाने के लिए गुब्बारे की ज़रूरत है? उस कोने के लिए एक पोस्टर? दरवाजे और गलियारे के बारे में क्या? यदि आपके मेहमानों को एक भूलभुलैया से गुज़रना पड़ता है, तो आपको बहुत ज्यादा साइनेज की आवश्यकता होगी।

• वेलकम बैनर और भवन के सामने अन्य जानकारी विशेष रूप से उपयोगी होगी। आप चाहते हैं कि लोगों को एक दूरी से देखना चाहिए जहां उन्हें जाना चाहिए, इसमें कोई शक नहीं है। # * एक पंजीकरण और स्वागत डेस्क बनाओ जब मेहमान आते हैं, तो उन्हें यह देखना चाहिए कि उन्हें क्या करना चाहिए। अन्यथा वे खो जाएंगे, स्पर्श से बाहर होंगे, और घबराहट खत्म हो जाएगी। याद रखें कि रिसेप्शन कमेटी हमने पहले के बारे में बात की थी? फिर, अपने मेहमानों को प्राप्त करने और निर्देश देने के लिए किसी को दरवाजे पर छोड़ दें।
• एक गीत रखो! यदि आवश्यक हो तो यह वोल्टेज भंग कर सकता है

सुनिश्चित करें कि जिन लोगों को आप ध्यान रखते हैं, वह क्या हो रहा है यदि कोई वक्ता देर से है, तो किसी को मेहमान को बदलना चाहिए यदि भोजन अपेक्षा से अधिक समय ले रहा है, तो उन्हें कार्यक्रम में बदलाव के बारे में सूचित किया जाना चाहिए। शायद ही घटनाओं की योजना बनाई होती है, इसलिए महत्वपूर्ण लोगों को आपके साथ खुले संचार चैनल होना चाहिए क्योंकि योजना बदलती है

तस्वीरें ले लो! आपको कुछ याद रखना चाहिए केवल बाद में याद रखना चाहिए। और लोगों को हाथ में एक कैमरे के साथ चक्कर लग रहा है जिससे लोग उत्साहित होते हैं। सब कुछ रजिस्टर करें, प्रायोजकों के पटरियों, उनके पटरियों, प्रवेश द्वार, रिसेप्शन आदि। हो सकता है कि आप अगले वर्ष के लिए फ़ोटो का एक संदर्भ के रूप में उपयोग कर सकें!

• एक पेशेवर दोस्त या फोटोग्राफर की देखभाल करें, यदि संभव हो तो आपके पास पहले से ही पर्याप्त काम है आपको बोरी खींचकर अपने मेहमानों के साथ पीना चाहिए, इसलिए किसी को फोटो का ध्यान रखना चाहिए

पत्रक वितरित करें आप शायद अपने मेहमानों के प्रमुखों में कुछ लगाए हैं और चाहते हैं कि उन्हें कुछ सोचने, कुछ कल्पना करने या कुछ योजना बनाने के लिए जाना चाहिए। प्रिंटफैम्बलेट या कुछ प्रकार की छापें कि वे घर ले जा सकते हैं और घटना के बाद पढ़ सकते हैं।

• इस का एक हिस्सा फीडबैक के लिए एक मंच हो सकता है टिप्पणी और सुझावों के साथ, घटना के बाद वापसी के लिए उन्हें एक तरीका प्रदान करें। और जाहिर है, वे और अधिक कैसे भाग ले सकते हैं।

जगह साफ करो! बिजली मीटर की जांच करें, बैनर और पोस्टर, टेबल, कुर्सियों के उपकरण आदि को हटा दें। आपको जगह मिलनी चाहिए जैसा आपने पाया था, खासकर यदि आप इसके लिए भुगतान करते हैं और भविष्य में इसे फिर से इस्तेमाल करना चाहते हैं। वे फीस का शुल्क ले सकते हैं जिन्हें टाला जा सकता है। प्रत्येक व्यक्ति के लिए त्वरित और दर्द रहित बनाने के लिए काम बांटें

• सुनिश्चित करें कि मूल्य का कुछ भी पीछे छोड़ दिया गया है और, यदि ऐसा है, तो "ढूंढें और खोया" का आयोजन करें
• यदि आपने कुछ बर्खास्त कर दिया है, तो कृपया अपने स्थानीय संपर्क को बताएं। यह ईमानदार और प्रत्यक्ष होना बेहतर है।
• अधिकतम कचरा का ख्याल रखना रखरखाव दल बाकी का ख्याल रखेगा

सभी पोस्ट-इवेंट कर्तव्यों का ख्याल रखना आपकी घटना के आधार पर, यह उपस्थिति के लिए बहुत सारे धन्यवाद-नोट्स के लिए बिल्कुल कुछ भी नहीं जा सकता है आपको शुरू करने के लिए कुछ सुझाव दिए गए हैं:

• टीम के सदस्यों, विशेष रूप से प्रायोजकों और स्वयंसेवकों का धन्यवाद करें आप उनके बिना ऐसा नहीं कर सका।
• अंतिम रूप देना और बिलों का भुगतान करना। यह जितनी जल्दी हो सके किया जाना चाहिए। कम ढीली छोर, बेहतर
• उन लोगों के लिए एक धन्यवाद पार्टी बनाओ जिन्होंने आपकी सहायता की है - आप चाहते हैं कि टीम को महत्वपूर्ण लगे कि दाताओं का मानना ​​है कि उन्होंने अच्छे कारणों में फर्क पड़ता है।
• संबंधित लोगों को यादें वितरित करें
• प्राप्तियां प्रायोजकों को वितरित करें और अन्य
• ईवेंट वेबसाइट पर तस्वीरें डालें