आपके टेलीफोन कौशल को सुधारने के लिए कर्मचारियों को प्रशिक्षित कैसे करें

एक फोन कॉल शुरू करके अपने कर्मचारी को प्रशिक्षण से प्रारंभ करें ग्रीटिंग और गति जिस पर फोन का उत्तर दिया गया है, उस अनुभव के संबंध में ग्राहक की समग्र प्रभाव को निर्धारित कर सकता है।

• कई मामलों में, अगर फोन तीन बार से अधिक रिंग करता है, तो यह बहुत अधिक है जो लोग बुला रहे हैं, बोरियत दिखाई देने लगते हैं दूसरी ओर, जो लोग फोन का जवाब लगभग तुरंत कर रहे हैं वे कॉलर को डरा सकते हैं। पहली अंगूठी के ठीक बाद का जवाब देने की तरह मध्य मैदान ढूंढने की कोशिश करें, लेकिन दूसरी रिंग से पहले।
• ग्रीटिंग के बारे में सोचो कई लोगों को लगता है क्योंकि ऐसा लगता है कि उस व्यक्ति का नाम है "नमस्ते, यह जॉन बोल रहा है" थोड़ा कष्टप्रद है "जॉन शब्दों में," या कि स्वचालित रूप से और अनौपचारिक ग्रीटिंग इंगित करता है कि जो कोई भी कार्य करता है जो एक व्यक्ति के लिए सक्षम नहीं होगा है उन्हें समस्या का समाधान करने में मदद करें यह कहना बेहतर होगा कि, "हैलो, यह जॉन है, मैं आपकी मदद कैसे करूं?"

अपनी आवाज की स्वर और गति के बारे में सोचो फिर, पर विचार क्या आम तौर पर आपको परेशान - कोई है जो तेजी से और अधिक बोलता है, इतनी धीमी गति से, बहुत जोर से या कम हो रही है, या कोई है जो कुछ अक्षरों, या बहुत ही स्थिर रंगों पर ज्यादा जोर देता है, जो ब्याज की कमी का सुझाव दे सकते हो सकता है । पता लगाएँ कि क्या आपके कर्मचारी अक्सर इन कॉलों में से कुछ आपके कॉल को सुनकर मौजूद करते हैं। आप यह भी पा सकते हैं कि वे आपको कई स्वचालित प्रतिक्रियाएं देते हैं जो अक्सर लोगों को परेशान करते हैं

मध्य और कॉल के अंत पर विचार करें क्योंकि वे महत्वपूर्ण हैं। कई परिपूर्ण कनेक्शन अंत तक नष्ट हो जाते हैं, जैसे ही रेस्तरां में बहुत से उत्कृष्ट भोजन बॉक्स में बुरी सेवा से नष्ट हो जाते हैं जब वह व्यक्ति पहले ही जा रहा है - एक छोटी सी और गलत चीज पूरी घटना के संबंध में निराशा का कारण बन सकती है।

• आखिर में लगभग एक "अच्छा दिन हो" सब कुछ बर्बाद कर सकता है, क्योंकि अगर शब्द ईमानदारी नहीं दिखाते हैं, तो ऐसा लगता है कि ग्राहक सेवा ईमानदार नहीं थी।
• इसके अलावा, कॉल की अवधि पर विचार करें। यदि आपके कार्यालय में जटिल अनुरोध प्राप्त होते हैं जो कॉल को लंबा बनाता है, तो ग्राहक को सही समय पर एक कॉल प्राप्त करना चाहिए। दूसरी तरफ, कॉल को चलाने या उसके समय को सीमित करने से व्यक्ति को यह महसूस करना पड़ सकता है कि यह महत्वपूर्ण नहीं है, जबकि कॉल को छोड़ने के लिए आवश्यक समय से ज्यादा समस्या भी हो सकती है। अपने कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें ताकि वे गुणवत्ता के बजाय गुणवत्ता हासिल कर सकें। कंपनी का कर्मचारी ज्ञान और उत्पाद महत्वपूर्ण है।

वीडियो प्रशिक्षण कार्यक्रमों का उपयोग करने पर विचार करें। एक अन्य विकल्प व्यक्तिगत या समूह पाठ्यक्रमों को लेना है। लोगों को जोड़ों में रखने और कॉलों को अनुकरण करने के लिए अक्सर यह उपयोगी होता है जिससे वे महसूस करें कि क्या महत्वपूर्ण है। जैसे ही वे कनेक्शन की समीक्षा करते हैं, वे अपनी विशेषताओं के बारे में और अधिक जागरूक हो सकते हैं और सुधार कर सकते हैं।

• सीखने की विधि के रूप में रिकॉर्डिंग कनेक्शन से बचें। यह रिकॉर्ड करने और कॉल दिखाने का एक अच्छा तरीका नहीं है, ताकि सभी एक सहयोगी के रूप में सुनकर कॉल का जवाब दे सकें। यह एक गड़बड़ हो सकता है क्योंकि कोई भी नहीं जानता है कि आपके कॉल रिकॉर्ड किए जा रहे हैं और लोगों को चिंता हो सकती है क्योंकि कॉलर एक अच्छा दिन नहीं है, उदाहरण के लिए कुछ कॉल अधिक जटिल हैं।

यदि आपका कार्यालय बहुत अधिक है तो अपने कर्मचारियों को नाटक और नाटक पाठ्यक्रमों में देखें। यह छोटे व्यवसायों के लिए बहुत अच्छी तरह से काम कर सकता है। फोन करने वाले जो व्यक्ति जब वास्तव में व्यक्ति एक छोटी सी, अनौपचारिक में है या यह भी हो सकता है कि यह एक कॉल सेंटर विशाल और व्यस्त कार्यालय में काम कर रहा है जो, एक विशाल कार्यालय में एक सूट के रूप में जवाब देती है कल्पना करने के लिए प्रोत्साहित किया जा सकता। स्टेज तकनीकों में आश्चर्यजनक प्रभाव पड़ता है और लोगों को खुद को और अधिक स्पष्ट और आत्मविश्वास से अभिव्यक्त करने में मदद मिल सकती है।

• एक अच्छा उदाहरण फोन का जवाब देते समय मुस्कुराहट की अक्सर-सुझाई गई तकनीक है, लेकिन यह अलग तरह से काम करता है। ग्राहक देख सकते हैं कि जब व्यक्ति खुश और उपयोगी दिखने की कोशिश कर रहा है, लेकिन यह वास्तविक नहीं है-यह मुहर लगने वाले दांतों से मुस्कुराते हुए या गुप्त छिपाने की तरह है अधिक चेहरे और गले (नाटक वर्गों में सिखाया कुछ) को आराम करने के लिए सबसे अधिक स्वाभाविक रूप से और सुखद बात करने में सक्षम होना चाहिए। एक कोमल मुस्कान अच्छा है, खासकर जब यह ईमानदार होता है और यह न केवल चेहरे के साथ किया जाता है, बल्कि आंखों के साथ भी होता है।

अपने ग्राहकों के सांस्कृतिक प्रभावों पर विचार करें। कुछ लोगों के लिए उचित क्या अन्य लोगों के लिए हमेशा नहीं होता है, और गलतफहमी पैदा होने पर इससे कई समस्याएं हो सकती हैं।

• उदाहरण के लिए, कई ग्राहक केवल व्यवसाय और मूल्य की गति और दक्षता पर ध्यान केंद्रित करना पसंद करते हैं, जबकि अन्य कुछ और व्यक्तिगत संबंध बनाने के लिए कुछ बोलना पसंद करते हैं। कॉल के मुख्य विषय पर जाने से पहले ग्राहक विश्वास प्राप्त करें
• एक अन्य प्रमुख विचार समय क्षेत्र के अंतर से संबंधित है। ऐसा हो सकता है कि कुछ ग्राहक आपको दिन के दौरान फोन करते हैं, लेकिन यह उनके लिए दिन नहीं है। बहुत से लोग, जब उनकी नींद होती है, उनके भोजन या परिवार के साथ अपना समय बाधित होता है, तो इस तरह की स्थिति को बर्दाश्त नहीं किया जा सकता है
• व्यक्ति के उच्चारण की नकल या अपने ग्राहक के क्षेत्र या देश से स्थानीय आलसी का उपयोग करने से बचें। कुछ मामलों में, यह व्यक्ति को कॉल को आसानी से स्वीकार करने के लिए स्वीकार्य हो सकता है, लेकिन मामले कुछ ही हैं। बहुत से लोग पाते हैं कि एक झूठी उच्चारण गंभीर या निराशा का संकेत नहीं है

सुनिश्चित करें कि लोगों को पता है कि वे किस बारे में बात कर रहे हैं। इसका मतलब है कि उन्हें तकनीकी ज्ञान की आवश्यकता होती है या यह जानने की आवश्यकता होती है कि जब व्यक्ति को बेहतर ज्ञान के साथ किसी से बात करने के लिए कहें।

• अलग-अलग मामलों के लिए, कर्मचारी को कॉल करें जिनके साथ आप बोलना चाहते हैं आम तौर पर, आप समस्याओं को जल्दी से खोज सकते हैं, क्योंकि इस व्यक्ति के पास अद्भुत तरीके हैं जो चेहरे पर हैं, लेकिन फोन पर बुरा हो सकता है।