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किसी कंपनी को शिकायत पत्र कैसे लिखें

शिकायत का एक पत्र लिखना ऐसा कुछ है जो ज्यादातर लोग अपने जीवन के कुछ बिंदु पर करेंगे। यदि आप किसी कंपनी के किसी उत्पाद या सेवा से असंतुष्ट हैं, तो आमतौर पर समस्या को हल करने के लिए परस्पर फायदेमंद तरीके से हल करने के लिए संभवतः कठिनाई वाले, लेकिन विनम्र पत्र के माध्यम से संभव है। एक शिकायत पत्र लिखना न तो जटिल है और न ही डरावना है - आपको जो कुछ करने की ज़रूरत है वह स्पष्ट रूप से तथ्यों की रिपोर्ट करता है और समाधान के विनम्रता के लिए पूछता है

चरणों

विधि 1
शिकायत पत्र लिखना

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ग्राहक सेवा (एसएसी) को पत्र भेजें शिकायत पत्र लिखते समय, सफलता का सबसे अच्छा मौका कंपनी के ग्राहक सेवा या एसएसी को पत्र को संबोधित करना है। एसएसी शिकायतों को संभालने के आदी है और आपके पत्र को कुशलतापूर्वक विश्लेषण करने की संभावना होगी।
  • एसएसी के प्रबंधक या निदेशक के नाम का पता लगाएं और उसे व्यक्तिगत तौर पर पत्र दें। के साथ पत्र शुरू करें प्रिय श्री, श्रीमती या मिस, नाम के बाद अगर आपको एसएसी प्रबंधक का नाम नहीं पता है, तो बस लिखिए प्रिय महोदय या महोदया.
  • आप कंपनी की वेबसाइट पर एसएसी पता, किसी भी कंपनी की प्रचार सामग्री या विज्ञापन, उत्पाद पैकेजिंग या लेबल पर खोज सकते हैं।
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    पत्र में, सीधे बिंदु पर जाएं पत्र की पहली पंक्ति स्पष्ट रूप से पता चलेगी कि आप क्यों लिख रहे हैं और आपकी सटीक शिकायत है। जितना संभव हो उतना उचित तथ्यों को प्रदान करें, जिसमें तिथि, समय और जगह शामिल है, जहां आप खरीद या सेवा का इस्तेमाल करते हैं, साथ ही सभी सीरियल नंबर या प्रश्न में टेम्पलेट्स के साथ।
    • पत्र प्राप्तकर्ता को पाँच सेकंड से कम समय में पत्र के कारण की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए - इसलिए लंबे परिचय से बचें।
    • आप अधिक जानकारी दे सकते हैं या अगले पैराग्राफ में स्थिति की व्याख्या कर सकते हैं, लेकिन पत्र की पहली पंक्ति को आपकी शिकायत को यथासंभव संक्षिप्त बताया जाना चाहिए।
    • पहला वाक्य निम्नानुसार हो सकता है: "मैं 15 जुलाई को एक्स्प्लेप्लैन्डिया में वन स्ट्रीट स्टोर में इस कंपनी से खरीदा एक दोषपूर्ण हेयर ड्रायर के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं।"
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    आपको संतुष्ट करने वाले संकल्प या उपाय के बारे में विशिष्ट रहें अगर आप प्रतिपूर्ति, उत्पाद की वापसी या मरम्मत, या मुआवजे के कुछ अन्य रूप चाहते हैं, तो इसे दूसरे पैराग्राफ में स्पष्ट करें यह फॉर्म या अन्य पत्र-प्रतिक्रिया प्राप्त करने से बचा जाता है, और प्राप्तकर्ता को काम करने के लिए कुछ देता है
    • टिप्पणियों में जितना संभव हो उतना रचनात्मक रहें - कंपनी से संबंधित जारी रखने के तरीके सुझाएं। यदि आप मुआवजे के पुनर्भुगतान या अन्य रूप की मांग करते हैं, और एक ही समय में दिखाते हैं कि आप प्रतियोगिता की तलाश करेंगे, तो उन्हें समस्या हल करने की कोशिश करने के लिए प्रोत्साहित नहीं किया जाएगा।
    • यदि आप चाहते हैं कि कंपनी को और अधिक सामान्य समस्या हल करने के लिए, पत्र में इसके साथ ही लिखा हो, लेकिन स्वीकार करते हैं कि ऐसी चीज़ों को समय लगता है
    • अपने पहले संपर्क पर एक कानूनी कार्रवाई करने की धमकी न दें। यह एकमात्र समाधान भी हो सकता है - लेकिन पहले शिकायत पत्र भेजने और प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करना सबसे अच्छा है।
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    संबंधित दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न करें। इसमें रसीदें, वारंटी, शामिल हो सकते हैं, कॉपी की जांच करें, और यदि आवश्यक हो, फोटो या वीडियो सभी दस्तावेज़ों को पत्र में शामिल किया जाना चाहिए।
    • भेजना सुनिश्चित करें प्रतियां दस्तावेज़ जो आप शामिल करना चाहते हैं, मूल नहीं इस तरह, किसी भी दस्तावेज़ खो जाने या गलत स्थान पर जाने की कोई संभावना नहीं है- इसके अलावा, आपको उन्हें किसी और को प्रदान करने की आवश्यकता हो सकती है।
    • पत्र में शामिल सभी दस्तावेजों को भी सूचीबद्ध करना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए: "मूल रसीद की एक प्रतिलिपि वारंटी की कॉपी और हेयर ड्रायर के सीरियल नंबर के साथ संलग्न है।"
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    समस्या को हल करने के लिए एसएसी को एक समय सीमा दें यह सटीक समय-सीमा निर्धारित करने में सहायक होता है जिसमें आप समस्या को हल करना चाहते हैं। यह आपको मन की शांति देगा और इस मुद्दे को त्वरित निष्कर्ष निकालने में मदद करेगा।
    • एक समय सीमा तय करने से भी पत्र खो जाने या भूलने से रोका जा सकता है, जिससे आपके और कंपनी के बीच अधिक शर्मिंदगी और असंतोष हो सकती है।
    • बस सुनिश्चित करें कि आपने निर्धारित समय सीमा उचित है। आमतौर पर एक या दो सप्ताह पर्याप्त होते हैं, लेकिन यह आपके अनुरोधों के अनुसार भिन्न होता है।
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    पत्र को सम्मानपूर्वक समाप्त करें सहायता के लिए प्राप्तकर्ता का धन्यवाद, और यह बताएं कि इस मुद्दे को हल करने के लिए वे और कैसे संपर्क कर सकते हैं। इससे प्रक्रिया को बहुत आसान बना दिया जाएगा, आपके लिए और अधिक कुशल परिणाम लाया जाएगा।
    • कृपया "ईमानदारी से", और व्यक्ति का नाम (यदि आपको पता है) के साथ जांचें, या "पहले से, धन्यवाद"। अनौपचारिक शब्दों से बचें जैसे "अलविदा" या "आप देखें"

    • विधि 2
    सही आकार और टोन ढूँढना

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    विनम्र रहें. आप नाराज हो सकते हैं, और आपको होने का पूरा अधिकार है- लेकिन कठोर होने से केवल प्राप्तकर्ता को रक्षात्मक पर रखा जाएगा एक सम्मानजनक टोन में लिखें और हर कीमत पर धमकी, उग्र या व्यंग्यात्मक टिप्पणी करने से बचें। याद रखें कि जिस व्यक्ति को पत्र पढ़ा जाएगा वह सब कुछ जो सीधे हुआ था, के लिए सीधे उत्तरदायी नहीं था, और एक तेजस्वी एक से शिक्षित ग्राहक को खुश करने के लिए और अधिक चुस्त और तैयार होगा।
    • जिस कंपनी को आप लिख रहे हैं वह शायद आपको परेशान करने का मतलब नहीं है अधिकांश कंपनियां ग्राहकों को संतुष्ट करने में रुचि रखते हैं
    • आप प्राप्तकर्ता का इलाज करने वाले किसी व्यक्ति के रूप में ज्यादा सफल हो सकते हैं, जो आपकी सहायता करना चाहता है, न कि वह बुरा इरादे से भरा है।
    • जब तुम नाराज हो तब लिखना न करें जब आप शांत हो जाएं तो पत्र लिखें। या, यदि आप चाहें, तो आप लिखते समय पत्र लिखना, और फिर इसे भेजने से पहले एक या दो दिन के लिए इसे छोड़ दें। एक अच्छा मौका है कि आप विचारों को कम उत्साहवर्धक भाषा में नयी आकृति प्रदान करना चाहते हैं



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    संक्षिप्त रहें एसएसी स्टाफ को एक दिन में सैकड़ों अक्षर मिलते हैं - अतः जल्दी से इस बिंदु पर पहुंचने के लिए आवश्यक है, इसलिए उन्हें पता चल जाता है कि जैसे ही वे पढ़ना शुरू करते हैं, यदि आपका पत्र बहुत लंबा है या विस्तृत है, तो पाठक सामग्री को स्कैन करेगा और समस्या का एक अस्पष्ट विचार या सुझाए गए प्रस्ताव होगा।
    • अनावश्यक विवरण या डेड्रीम से बचें
    • एक पृष्ठ पत्र लिखें, या लगभग 200 शब्द लिखें
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    समझदार और सशक्त रहें ऐसा एक दृष्टिकोण सही स्वर बनाता है और कंपनी को यह जानने की अनुमति देता है कि उनका दावा गंभीरता से लिया जाना चाहिए। अधिक गंभीर आरोपों के मामलों में यह अधिक महत्वपूर्ण है, जिनके पास पर्याप्त वित्तीय प्रभाव हो सकता है।
    • कुंद होने से कई चीजें निकलती हैं, जैसे कि भाषा का इस्तेमाल किया जाता है, आपके अधिकारों का ज्ञान और कंपनी की ज़िम्मेदारियां, साथ ही साथ पत्र की पेशेवर प्रस्तुति।
    • यह सब विश्वसनीयता को पास करता है, जो सकारात्मक रूप से आपके पत्र की प्रतिक्रिया को प्रभावित करता है।
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    पत्र को साफ और सही ढंग से प्रारूपित करें जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, पेशेवर रूप से पत्र स्वरूपण प्रभावित करता है कि शिकायत कैसे प्राप्त हुई है। अपने नाम, पता और तिथि को ऊपरी दाएं कोने में शामिल करें, उसके बाद, जिस व्यक्ति को आप लिख रहे हैं उसका नाम या शीर्षक, पत्र के शरीर के ऊपर, बाईं तरफ के व्यावसायिक पते के साथ।
    • हमेशा कंप्यूटर पर पत्र दर्ज करें क्योंकि यह पढ़ने में आसान बनाता है और बहुत साफ दिखता है अगर आपको हाथ से लिखना पड़ता है, तो सुनिश्चित करें कि कोई भी इरेज़र या स्याही के लिए बिना स्पेशल और पठनीय लेखन स्पष्ट है।
    • हस्ताक्षर करने के समय, बाड़े के नीचे एक खाली जगह छोड़ दें, जहां आप हाथ से हस्ताक्षर लिख सकते हैं। इस स्थान के तहत आपको अपना नाम भी दर्ज करना चाहिए ताकि इसे आसानी से पढ़ा जा सके।
    • समान आकार के पैराग्राफ के साथ एक स्वच्छ, अच्छी जगह वाले अक्षर बनाएं
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    वर्तनी और व्याकरण की जांच करें गलत वर्तनी और व्याकरण नकारात्मक दावे की प्राप्ति पर प्रभाव डालते हैं। पत्र छपाई करने से पहले अपने कंप्यूटर पर वर्तनी की जांच करें, या किसी को इसे भेजने से पहले इसे पढ़ने के लिए कहें।

    • विधि 3
    प्रक्रिया के साथ

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    समय सीमा समाप्त होने तक प्रतीक्षा करें। धीरज रखो और जब तक आप पत्र में निर्धारित समय सीमा समाप्त नहीं हो जाते, तब तक कार्य न करें। यदि आप समय सीमा को पास करते हैं तो आपको अभी भी कुछ नहीं मिला है, यह देखने के लिए कि क्या पत्र प्राप्त हुआ है, एक फोन कॉल या ईमेल करें। कंपनी को संदेह का लाभ देना हमेशा बेहतर होता है
    • यदि आपने अभी तक पत्र के बारे में कोई जानकारी प्राप्त नहीं की है, या यदि आपने इसे प्राप्त किया है लेकिन संकल्प संतोषजनक नहीं है, तो शिकायत को एक उच्चतर रैंकिंग अधिकारी को भेजें
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    पदानुक्रम में लम्बे कर्मचारियों के लिए देखो अगर आपको एसएसी के निदेशक के साथ सफलता नहीं मिली है, तो पता करें कि पदानुक्रम में अगला व्यक्ति कौन है और इसके साथ संपर्क करें। हर बार जब आप एसएसी से पर्यवेक्षक को राष्ट्रपति को उपाध्यक्ष के पास ले जाते हैं, तो सभी मेलिंग को आप पहले से ही पिछला लोगों को भेज देते हैं। यह नए कर्मचारी को अद्यतित छोड़ देगा और संभवत: समस्या को गैर-विवादित तरीके से हल करेगा।
    • एसएसी के साथ सीधे शीर्ष पर जाने से पहले शुरू करना सबसे अच्छा है इसका कारण यह है कि एसएसी इस प्रकार की शिकायत से निपटने के लिए अधिक आदी है, और यह संभावना है कि राष्ट्रपति को संबोधित कोई भी पत्र एसएसी को भी भेजा जाएगा।
    • यदि यह मामला है, तो एसएसी कर्मचारियों को आप का बुरा असर मिल सकता है क्योंकि आपने उनसे जाने की कोशिश की है।
    • ध्यान रखें कि यदि आप राष्ट्रपति या निदेशक को पत्र लिखते हैं, तो उसे स्पष्ट, अधिक संक्षिप्त और अच्छी तरह से लिखा जाना चाहिए, क्योंकि पते के बारे में घटना का कोई पूर्व ज्ञान नहीं होगा।
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    यदि आप एक मुकदमा दायर करना चाहते हैं, तो वकील से परामर्श करें उसे पता चल जाएगा कि कैसे आगे बढ़ना है ध्यान रखें कि कानूनी कार्यवाही आखिरी उपाय होनी चाहिए - इस पत्र में सुझाव देकर इसे नकारात्मक स्वर दिया जा सकता है और आपके पास होने वाले किसी भी दावों में बाधा आ सकती है। अगर वे आपके ब्लफ़ पर नहीं आते हैं तो यह भी उलटा भी कर सकता है।

    • युक्तियाँ

    • लिखने से पहले, समय लें और क्या हुआ, इसका प्रतिबिंबित करें। जब आपने सब कुछ सोचा है और पता है कि आप क्या पूछना चाहते हैं और आप इसे कैसे चाहते हैं, तो आप पत्र लिखने के लिए तैयार हैं।
    • सुनिश्चित करें कि पत्र में आपका नाम, पता, ई-मेल और टेलीफोन नंबर शामिल है (घर, काम और सेल फ़ोन, यदि संभव हो तो)। साथ ही, प्राप्तकर्ता के विवरण के लिए पूछना सुनिश्चित करें- ताकि वे दोनों शिकायत पर किसी भी प्रगति के बारे में जान सकें।
    • पत्र फिर से पढ़ें और सुनिश्चित करें कि सबकुछ संभव है, ईमानदार और प्रमाणित।
    • किसी लिखित शिकायत को ईमेल, फ़ैक्स, या ब्लॉग या वेबसाइट पर टिप्पणी की तुलना में एक मजबूत प्रभाव पड़ता है ज्यादातर कंपनियां प्राथमिकता के साथ लिखित पत्रों का इस्तेमाल करती हैं
    • शपथ ग्रहण नहीं लिखिए याद रखें: आप जो चाहते हैं एक मुआवजा या रिज़ॉल्यूशन है, और प्राप्तकर्ता को अपमान करने वाला यह नहीं ले जाएगा यदि आप कठिन भाषा का उपयोग करना चाहते हैं, तो निष्क्रिय और अधिक प्रत्यक्ष और वर्णनात्मक शब्दों का उपयोग करें। शायद आप रुके हैरान या जब तक विद्रोह कर दिया, शब्द जो कि बस से अधिक शक्तिशाली हैं निराश.
    • गवाहों का कोई हलफनामा न भेजें वास्तव में, अगर आपको लगता है कि यह अदालत में समाप्त हो सकता है, तो सबसे अच्छा यह है कि आप किसी भी गवाह के बयानों को न छोड़ दें लेकिन आपका नाम भी यह भी याद रखें कि अदालती लागत बहुत अधिक है यह सबसे अच्छा है, ज्यादातर मामलों में, एक अनौपचारिक या सर्वश्रेष्ठ अंतरिम समझौते की तलाश में।
    • यदि आप किसी विशिष्ट व्यक्ति के बारे में शिकायत करने के लिए लिखते हैं, तो इसकी कमियों के लिए पत्र को सीमित करें, और संगठन को पूरी तरह से छोटा न करें। अगर आप किसी कंपनी की नीति के बारे में शिकायत करते हैं, तो प्राप्तकर्ता या इस नीति का अपमान नहीं करते हैं। बस बताएं कि समस्या क्या है और आप इसे कैसे हल करना चाहते हैं।
    • कुछ साइटें, जैसे कि शिकायत यहाँ, अपनी शिकायतें प्रकाशित करें और किसी विशेष कंपनी के संबंध में उसी स्थिति में अन्य उपभोक्ताओं को पेश करें।
    • अपने पत्रों की सभी पत्राचार और शिपिंग तिथियों की प्रतियां रखें।

    चेतावनी

    • शारीरिक हिंसा, संपत्ति का विनाश या स्वास्थ्य या सुरक्षा के लिए आक्रामकता के खतरे के साथ एक पत्र लिखना गैरकानूनी है। इन खतरों को उत्पीड़न के रूप में परिभाषित किया जा सकता है, जो एक अदालत में कार्रवाई के अधीन है और जुर्माना से कारावास तक की दंड के अधीन हो सकता है। अपने आप को एक एहसान करो और अपने सिर से बाहर खतरा ले लो उन्हें पत्र पर मत डालो, बहुत कम उन्हें भेजें!
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