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टेलिफोन पर व्यावसायिक रूप से कैसे बात करें

सभी प्रकार के संपर्क (ई-मेल, लाइव सेवा, आभासी सर्वेक्षण और सोशल मीडिया) के पास समाज में जगह होती है, लेकिन जब भी व्यवसाय की बात आती है तो टेलीफ़ोन संचार के माध्यम का बहुत माध्यम है। आप कितनी बार फोन पर किसी से बात कर रहे हैं और थोड़ा व्यावसायिकता के बारे में सोचा है जो दिखाया गया है? यह महत्वपूर्ण है कि दूसरों को आपके बारे में ऐसा नहीं कहा जाता है। एक पेशेवर तरीके से फोन कॉल को कैसे संभालना है, इसके बारे में आपको यहां जानने की आवश्यकता है।

चरणों

विधि 1
फोन का जवाब देना

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अपने निपटान में कागज और कलम लें कॉल करने के लिए व्यक्ति का नाम, समय, और कारण को ध्यान में रखते हुए किए गए कॉल और रिकॉर्ड प्राप्त करें। कार्बन-पैड फोन बुक पर जानकारी लिखना सबसे अच्छा है इस तरह, लिंक एक ही स्थान पर आयोजित किए जाते हैं - और जब उन्हें आपको निर्देशित नहीं किया जाता है, तो आप निर्दिष्ट कंटेनर को डेटा की एक प्रति दे सकते हैं।
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    फ़ोन को कम से कम संभव समय में उत्तर दें किसी को भी प्रतीक्षा करने के लिए मजबूर होना पसंद नहीं है फ़ोन का जवाब जल्दी से उस व्यक्ति को लाइन के दूसरे छोर पर दर्शाता है, सबसे अधिक संभावना है कि आपका व्यवसाय कुशल है इसके अलावा, इससे पता चलता है कि यह कनेक्शन महत्वपूर्ण है।
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    अपने और कंपनी की पहचान करें उदाहरण के लिए, "वेस्ट कोस्ट बिल्डिंग सामग्री स्टोर को कॉल करने के लिए धन्यवाद। यहां, स्पीकर ब्रुना है। " इसके अलावा, व्यक्ति से पूछिए कि उसका नाम क्या है और वे किस बारे में बात कर रहे हैं अगर वे इन विवरणों को शुरू से नहीं देते हैं - विशेषकर अगर कंपनी को अवांछित कॉल के बारे में प्रतिबंधित नीति है
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    सही प्रश्न पूछें संभवतः अवांछित कॉल की पहचान करने में सहायता के लिए जितनी अधिक जानकारी इकट्ठा करें यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि अन्य लोगों पर सवाल पूछने पर आरोप लग सकता है, खासकर यदि आपके पास पूछने के लिए कई सवाल हैं एक बकवास की तरह होने से बचें, और एक शांत, मध्यम टोन के साथ रहें।
    • व्यक्ति: "क्या मैं पेड्रो से बात कर सकता हूँ?"
    • उपस्थित: "आपका नाम, कृपया?"
    • व्यक्ति: "एंटोनियो।"
    • उपस्थिति: "आप एंटोनियो से कहां हैं?"
    • व्यक्ति: "सांता कैटरीना।"
    • उपस्थित: "कंपनी का नाम, कृपया?"
    • व्यक्ति: "यह एक व्यक्तिगत कनेक्शन है।"
    • उपस्थिति: "क्या श्री पेड्रो इस कॉल की प्रतीक्षा कर रहे हैं?"
    • व्यक्ति: "नंबर"
    • उपस्थित: "सही मुझे देखने दो कि उनकी रेखा उपलब्ध है। "
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    मान लें कि आपकी कंपनी में कोई व्यक्ति वार्तालाप को सुन रहा है। ऐसी कंपनियां जो मॉनिटर किए गए कॉल्स को आमतौर पर वॉइस रिकॉर्डिंग के रूप में करते हैं यहां तक ​​कि जब यह मामला नहीं है, यह सोचकर कि आपको सुनाई जा रही है, आपको संभवतः सबसे अधिक पेशेवर आवाज अपनाने में मदद मिल सकती है। हालांकि, अगर यह वास्तव में होता है, तो आपको सुनना होगा कि आप फोन पर कैसे काम करते हैं और आवश्यकतानुसार सुधार लागू कर सकते हैं।
  • विधि 2
    कॉल स्थानांतरित करना

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    व्यक्ति को पकड़ पर रखने से पहले पूछें और उसके जवाब की प्रतीक्षा करें। कई कंपनियों में बड़ी समस्या यह है कि ग्राहकों को बहुत लंबा इंतजार करने के लिए छोड़ने का कार्य। ज़ेन के स्वामी के अलावा, ज्यादातर लोग बहुत लंबा इंतजार करना पसंद नहीं करते। इसके अलावा, उन्हें लगता है कि वे वास्तविक समय के दो बार इंतजार कर रहे हैं। जितना संभव हो उतना कम अनुपस्थित होकर जब आप वापस आते हैं, तो लाइन के दूसरे छोर पर एक चिढ़ व्यक्ति को मिलने की संभावना कम हो सकती है।
  • फोन पर व्यावसायिक रूप से बोलें छवि 7 कदम
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    सुनिश्चित करें कि कनेक्शन का कंटेनर वास्तव में इसे प्राप्त करना चाहता है यदि व्यक्ति विशेष रूप से किसी से बात करना चाहता है, तो उन्हें बताएं कि आप उन्हें पकड़ने से पहले "देखेंगे कि उनकी रेखा उपलब्ध है"। इसके बाद, सुनिश्चित करें कि कंटेनर एक है) उपलब्ध है और ख) उससे बात करने के लिए तैयार है। यदि ऐसा नहीं है, तो विस्तृत संदेश को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
  • फ़ोन पर स्टेप 8 पर व्यावसायिक रूप से बोलें
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    उचित व्याकरण का उपयोग करें हमेशा एक विषय के मामले में "जेन और मैं" का उपयोग करें और प्रत्यक्ष वस्तु (जैसे "जेन और मैं दुकान में गया", "उन्होंने मुझसे और जेन से बात नहीं की") से निपटने के दौरान "मी और जेन" का उपयोग किया। सभी प्रार्थनाओं में औपचारिक और उद्देश्य निर्माण चुनें। उदाहरण के लिए, "मुझे नहीं पता कि वह कहां रखा गया था" के स्थान पर, "मुझे नहीं पता कि वह कहां है"
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    अपनी आवाज पर ध्यान दें यह आपकी आवाज़ की आवाज़ के माध्यम से है कि ग्राहक आपके वास्तविक इरादे सुनेंगे अगर कोई संवाद फोन पर या व्यक्ति में होता है, तो यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह बात आपके मुंह से निकलने वाले शब्दों से बहुत अधिक पता चलता है। कुंजी जब फोन पर पेशेवर बात कर रही है आंतरिक मुस्कान है!
    • इस मुद्दे के महत्व को प्रदर्शित करने के लिए, एक के वरिष्ठ प्रबंधक कॉल सेंटर प्रत्येक टेलीफोन के कक्ष में निम्नलिखित शब्दों के साथ छोटे दर्पण डालें: "आप जो देखते हैं वे क्या सुनते हैं!"



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    जब भी संभव हो, व्यक्ति के नाम का उपयोग करें इससे वार्तालाप को एक निजी स्पर्श मिलता है और पता चलता है कि आप चौकस हैं। "माफ करना, श्री जॉन, लेकिन मार्क अभी उपलब्ध नहीं है। क्या मैं आपको कुछ और मदद कर सकता हूं या कोई संदेश भेज सकता हूं? "
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    किसी को फोन करने से पहले खुद को पहचानें कहते हैं, उदाहरण के लिए, "यह मारिया लुसिया है मैं श्री लुइस मार्कोस के साथ बात करना चाहूंगा। "सबसे ऊपर, ध्यान रखना ज़्यादा बात न करें। अनावश्यक विस्तार में जाने के बिना बिंदु पर जाएं।
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    व्यावसायिकता के साथ बातचीत समाप्त करें अपनी आवाज़ में ईमानदारी के साथ, "कॉल करने के लिए धन्यवाद। एक महान दिन है! "
  • विधि 3
    कठिन कॉल के साथ काम करना

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    अपने सक्रिय सुनने के कौशल का अभ्यास करें क्लाइंट पर बहस न करें या बीच में मत डालें, भले ही वह गलत हो या आपको पता है कि वह आगे क्या कहेंगे। उस व्यक्ति को उन सभी से छुटकारा दें जो उसे कहना है। सुनना अच्छी तरह से संचार विकसित और बहुत मदद कर सकते हैं एक सड़नहार उपभोक्ता को शांत करना
  • चित्र स्टेप 14 पर व्यावसायिक रूप से बोलें
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    अपनी आवाज कम करें और संतुलित स्वर में बोलें। यदि ग्राहक जोर से बात करना शुरू करता है, तो धीरे-धीरे और एक दृढ़ आवाज के साथ बोलें। एक शांत रवैया (उत्तेजित या ऊंचा के विपरीत) किसी को आश्वस्त करके चमत्कार कर सकते हैं इसके अलावा, आवाज़ के आवाज़ या स्वर से असंतुलित होने से, चिढ़ या नाराज़ व्यक्ति को खुद को नियंत्रित करने के लिए प्रोत्साहित हो सकता है
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    सहानुभूति के माध्यम से एक बंधन बनाएं अपने आप को ग्राहक के जूते में रखें और प्रदर्शित करें कि आप अपनी निराशाओं और शिकायतों से परिचित हैं। "मौखिक मंजूरी" कहा जाता है, यह साधारण रवैया उन्हें समझने के लिए एक व्यक्ति को शांत करने में मदद कर सकता है।
  • फोन पर स्टेप 16 पर व्यावसायिक रूप से बोलें
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    नाराज या परेशान होने से बचें अगर क्लाइंट मौखिक रूप से अपमानजनक है या शाप शुरू होता है, एक गहरी सांस लेते रहें और जारी रखें जैसे कि आपने उसे नहीं सुना है। उसी तरह से जवाब देने से कुछ भी हल नहीं होगा और इससे भी चीजें बदतर हो सकती हैं इसके बजाय, उसे याद दिलाएं कि आप उसे सिर्फ मदद करना चाहते हैं और आप समस्या का हल करने का सबसे अच्छा मौका है - ज्यादातर समय, यह कथन परिस्थितियों को बेअसर करता है।
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    व्यक्तिगत रूप से इसे लेने से बचें समस्या में समस्या पर नजर डालें और भले ही ग्राहक करता है, इसे व्यक्तिगत तौर पर लेने से बचें याद रखें कि ग्राहक आपको नहीं जानता है और एक प्रतिनिधि के रूप में आप पर बस कुशासन का आयोजन कर रहा है। बातचीत को धीरे से मुख्य विषय पर वापस चलाएं और इसे कैसे सुलझाया जा सकता है, और व्यक्तिगत टिप्पणियों को अनदेखा करने का प्रयास करें।
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    याद रखें कि आप इंसान के साथ बातचीत कर रहे हैं। हम सभी के पास हमारे बुरे दिन हैं शायद उस व्यक्ति ने पति या पत्नी के साथ लड़ाई में भाग लिया है, एक ट्रैफिक टिकट प्राप्त किया है या मौका की लहर से पारित किया है। कुछ हद तक, हम सभी इस स्थिति में रहे हैं शांत और अव्यक्त रहकर अपने ग्राहक के दिन को सुधारने की कोशिश करें - यह भी आपके लिए अच्छा होगा!
  • युक्तियाँ

    • एक ग्राहक के साथ फोन पर गम चबाना, खाने या पीना न करें।
    • "आह", "हम", "प्रकार" और अन्य रिक्त शब्दों या अभिव्यक्ति से बचें सामग्री को भरने के लिए।
    • `म्यूट` बटन का उपयोग न करें - इसका उपयोग केवल तब किया जाना चाहिए जब पर्यवेक्षक या प्रशिक्षण प्रशिक्षक से अतिरिक्त सहायता की आवश्यकता हो।

    चेतावनी

    • याद रखें कि हर कोई व्यावसायिकता के बुनियादी नियमों को नहीं जानता है विनम्र होने का प्रयास करें, भले ही कोई पारस्परिकता न हो।
    • एक मुश्किल कॉल से निपटने के बाद ग्राहक के प्रतिनिधि पांच या दस मिनट के ब्रेक ले सकते हैं।
    • एक बार जब आप एक समस्याग्रस्त स्थिति का ध्यान रखते हैं, तो ध्यान रखें कि अगले व्यक्ति कोई और है पिछली कॉल में आने वाली सभी भावनाओं को छोड़ दें।
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