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व्यक्ति को पकड़ पर रखने से पहले पूछें और उसके जवाब की प्रतीक्षा करें। कई कंपनियों में बड़ी समस्या यह है कि ग्राहकों को बहुत लंबा इंतजार करने के लिए छोड़ने का कार्य। ज़ेन के स्वामी के अलावा, ज्यादातर लोग बहुत लंबा इंतजार करना पसंद नहीं करते। इसके अलावा, उन्हें लगता है कि वे वास्तविक समय के दो बार इंतजार कर रहे हैं। जितना संभव हो उतना कम अनुपस्थित होकर जब आप वापस आते हैं, तो लाइन के दूसरे छोर पर एक चिढ़ व्यक्ति को मिलने की संभावना कम हो सकती है।
2
सुनिश्चित करें कि कनेक्शन का कंटेनर वास्तव में इसे प्राप्त करना चाहता है यदि व्यक्ति विशेष रूप से किसी से बात करना चाहता है, तो उन्हें बताएं कि आप उन्हें पकड़ने से पहले "देखेंगे कि उनकी रेखा उपलब्ध है"। इसके बाद, सुनिश्चित करें कि कंटेनर एक है) उपलब्ध है और ख) उससे बात करने के लिए तैयार है। यदि ऐसा नहीं है, तो विस्तृत संदेश को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
3
उचित व्याकरण का उपयोग करें हमेशा एक विषय के मामले में "जेन और मैं" का उपयोग करें और प्रत्यक्ष वस्तु (जैसे "जेन और मैं दुकान में गया", "उन्होंने मुझसे और जेन से बात नहीं की") से निपटने के दौरान "मी और जेन" का उपयोग किया। सभी प्रार्थनाओं में औपचारिक और उद्देश्य निर्माण चुनें। उदाहरण के लिए, "मुझे नहीं पता कि वह कहां रखा गया था" के स्थान पर, "मुझे नहीं पता कि वह कहां है"
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अपनी आवाज पर ध्यान दें यह आपकी आवाज़ की आवाज़ के माध्यम से है कि ग्राहक आपके वास्तविक इरादे सुनेंगे अगर कोई संवाद फोन पर या व्यक्ति में होता है, तो यह कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह बात आपके मुंह से निकलने वाले शब्दों से बहुत अधिक पता चलता है। कुंजी जब फोन पर पेशेवर बात कर रही है आंतरिक मुस्कान है!
- इस मुद्दे के महत्व को प्रदर्शित करने के लिए, एक के वरिष्ठ प्रबंधक कॉल सेंटर प्रत्येक टेलीफोन के कक्ष में निम्नलिखित शब्दों के साथ छोटे दर्पण डालें: "आप जो देखते हैं वे क्या सुनते हैं!"
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जब भी संभव हो, व्यक्ति के नाम का उपयोग करें इससे वार्तालाप को एक निजी स्पर्श मिलता है और पता चलता है कि आप चौकस हैं। "माफ करना, श्री जॉन, लेकिन मार्क अभी उपलब्ध नहीं है। क्या मैं आपको कुछ और मदद कर सकता हूं या कोई संदेश भेज सकता हूं? "
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किसी को फोन करने से पहले खुद को पहचानें कहते हैं, उदाहरण के लिए, "यह मारिया लुसिया है मैं श्री लुइस मार्कोस के साथ बात करना चाहूंगा। "सबसे ऊपर, ध्यान रखना ज़्यादा बात न करें। अनावश्यक विस्तार में जाने के बिना बिंदु पर जाएं।
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व्यावसायिकता के साथ बातचीत समाप्त करें अपनी आवाज़ में ईमानदारी के साथ, "कॉल करने के लिए धन्यवाद। एक महान दिन है! "