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नौकरी पर फोन का जवाब कैसे दें

काम पर एक पेशेवर छवि बनाना एक सफल कैरियर के लिए बेहद महत्वपूर्ण है। जिस तरह से एक व्यक्ति कपड़े पहने, संचार और सहकर्मियों, ग्राहकों और पर्यवेक्षकों के साथ संपर्क करता है, वह हमेशा यादगार होता है। फोन का जवाब देना हर कर्मचारी करता है, चाहे कंपनी में स्थिति की परवाह किए बिना। फोन को स्पष्ट और उत्साही आवाज में उत्तर दें, जिससे व्यक्ति को लाइन के दूसरी तरफ आराम से और सुखद बातचीत छोड़ दें।

चरणों

चित्र शीर्षक से कार्य पर फोन का जवाब चरण 1
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शांति से और स्पष्ट रूप से बोलें ताकि दूसरे व्यक्ति आप को क्या कह रहे हैं। एक हंसमुख, आत्मविश्वास, उत्साही और चिंतित स्वर का उपयोग करें क्योंकि अन्य व्यक्ति आपको नहीं देख सकता है, आपकी आवाज़ शांत और आमंत्रित करने की आवश्यकता है बहाना है कि दूसरे व्यक्ति आपके सामने है और मुस्कुराओ मुस्कान लगभग हमेशा उसकी आवाज़ में प्रकट होता है फोन का जवाब देते समय, मत खाओ, पीना या गम चबाना।
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    गति और आवाज़ की मात्रा समायोजित करें कुछ लोग फोन पर सामान्य से ज़ोर से बोलते हैं। अपने सामान्य आवाज की मात्रा का उपयोग करें और चिल्लाने से बचें। फोन का जवाब देने और धीरे धीरे बोलने से पहले एक गहरी साँस लें
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    मानक ग्रीटिंग का उपयोग करें आपकी शुभकामना "शुभ प्रभात" या "शुभ दोपहर" जैसा कुछ होना चाहिए। व्यक्ति को फोन करने, अपने आप को पहचानने, कंपनी और अपने विभाग का नाम देने के लिए धन्यवाद, और पूछें कि आप कैसे मदद कर सकते हैं।
    • फ़ोन का उत्तर देते समय अधिक जानकारी देने से बचें आदर्श रूप से, आपको याद रखना चाहिए कि आप किससे बात कर रहे हैं। बुनियादी जानकारी प्रदान करें एक स्पष्ट और संक्षिप्त ग्रीटिंग को पढ़ना चाहिए: "सुप्रभात, कंपनी एक्स को फोन करने के लिए धन्यवाद। यह जो है, मैं कैसे मदद कर सकता हूँ?"



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    तैयार रहें फोन के पास एक पेंसिल और नोटपैड को छोड़ दें, अगर आप को कॉल ट्रांसफर करना पड़ता है या किसी व्यक्ति के सवालों के जवाब देने के लिए कुछ शोध कर सकते हैं। यदि आप रिसेप्शनिस्ट हैं और कई लोगों को कॉल करते हैं, तो फ़ोन के पास अपने एक्सटेंशन रखें।
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    उस व्यक्ति का नाम याद रखें जिसे आप बुला रहे हैं और पेशेवर रूप से उनका पता लगाएं। जब तक आप कोई नहीं जानते, हमेशा उसका अंतिम नाम उपयोग करें, जैसे श्री स्मिथ, श्रीमती क्लार्क, आदि। जैसे ही वे बोलते हैं, व्यक्ति के नाम को लिखें, ताकि आप कॉल को मत भूलें।
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    कॉल को पकड़ने से पहले छुट्टी के लिए पूछें यदि आपको किसी और को कॉल स्थानांतरित करने की ज़रूरत है, या जानकारी प्राप्त करने के लिए कॉल को रोक दिया गया है, तो पूछें कि क्या व्यक्ति इंतजार नहीं करता है
  • युक्तियाँ

    • स्लॉन्ग या संक्षिप्ताक्षर का उपयोग न करें जिसे व्यक्ति समझ नहीं सकता है संवेदनशील हो, और शांत और पेशेवर रहें, भले ही वह व्यक्ति कठोर हो।
    • विकर्षणों से बचें रोकें जो आप कर रहे हैं और कॉल पर ध्यान केंद्रित करें, ताकि व्यक्ति का पूरा ध्यान हो। कोई विचलित या बहुत व्यस्त सवालों के जवाब देने और सहायता देने की तरह मत देखो।

    आवश्यक सामग्री

    • पेंसिल
    • नोटपैड
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