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कॉर्पोरेट मिनट कैसे लिखें

चाहे आप एक कार्पोरेट सेक्रेटरी, बोर्ड या आपके पास एक छोटा सा व्यवसाय हो, आपको कॉरपोरेट बैठकों के मिनटों को रिकॉर्ड करना होगा। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण काम है क्योंकि यह सिर्फ एक कानूनी आवश्यकता नहीं है, खासकर गैर-लाभकारी संस्थाओं के लिए, लेकिन मिनट कंपनी के आधिकारिक रिकॉर्ड का हिस्सा हैं और इसके इतिहास को प्रतिबिंबित करते हैं मिनटों को आसानी से लिखा जा सकता है यदि आप कुछ सरल चरणों का पालन करते हैं और एक विशिष्ट प्रारूप और प्रोटोकॉल का पालन करते हैं।

चरणों

विधि 1
मीटिंग के लिए तैयारी

कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 1
1
एक मीटिंग नोटिस भेजें जो मीटिंग में उपस्थित होने की उम्मीद रखने वाले सभी को बैठक के समय, समय, स्थान और बैठक का उद्देश्य अच्छी तरह से अग्रिम में (कई हफ्ते) भेजते हैं।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 2
    2
    प्रत्येक बोर्ड के सदस्य के लिए एक ब्रीफ़िंग फ़ोल्डर तैयार करें, इसमें बैठक की नोटिस, पिछली बैठक से मिनट, संपर्क जानकारी के साथ परिषद के नाम की सूची, और बजट रिपोर्ट और प्रस्तावों जैसे प्रस्तुत करने के लिए जानकारी शामिल है यदि गोपनीय जानकारी होती है, तो मामले को कब आना और कर्मचारियों के बाद (कुछ मामलों में) और मेहमानों को कमरा छोड़ने पर जानकारी वितरित करें
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 3
    3
    सुनिश्चित करें कि आपके पास रिकॉर्डिंग उपकरण का प्रकार है जो आप के साथ अधिक सुविधाजनक महसूस करते हैं, जैसे नोटपैड, फ़ोल्डर, लैपटॉप, या टेप रिकॉर्डर।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 4
    4
    बैठक के दिन, सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों ने सामग्री, क्रेडेंशियल्स (यदि आवश्यक हो), और रिफ्रेशमेंट्स लिखते हैं।
  • विधि 2
    बैठक के दौरान

    कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 5
    1
    निम्नलिखित जानकारी लिखें:
    • संगठन का नाम और मीटिंग प्रकार
    • अगर और जब एक कॉल भेजा गया था।
    • बैठक की तारीख और स्थान और जहां यह आयोजित किया गया था।
    • प्रारंभ समय की बैठक
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 6
    2
    बैठक का उद्देश्य लिखें, जैसे त्रैमासिक बैठक या वार्षिक अधिकारी चुनाव
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 7
    3
    निम्न जानकारी सूचीबद्ध करें:
    • बोर्ड के सदस्यों, अधिकारी और कर्मचारी उपस्थित हैं और उनके संबंधित खिताब
    • उन अनुपस्थित
    • वर्तमान अतिथि, उनकी सदस्यता और उपस्थिति के कारण।
    • बैठक की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति की नाम और स्थिति
    • मिनट लिखने वाला व्यक्ति
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 8
    4
    कोरम के लिए आवश्यक संख्या को लिखें और यदि यह पहुंचा जा चुका हो।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 9
    5
    पिछली बैठक के मिनटों को स्वीकार करने, संशोधित करने या मना करने के लिए मतदान को रिकॉर्ड करें।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 10
    6
    पिछले मिनटों में किसी भी संशोधन को नोट करें
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 11
    7
    पिछले मिनटों से वर्तमान कार्रवाई आइटम और रिकॉर्ड चर्चा, मतदान, या परिणाम।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 12



    8
    किसी अन्य वोट को रिकॉर्ड करें, जैसे अधिकारियों के चुनाव, "yess" की संख्या, "नहीं" वोटों और निरस्तीकरण अवशेषों के अपवाद के साथ, व्यक्ति के नाम को रिकॉर्ड करने और उसे कैसे मतदान किया जाना आवश्यक नहीं है किसी भी निरस्ती का कारण ध्यान दें और क्या व्यक्ति मतदान के दौरान कमरे को छोड़ दिया।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 13
    9
    एजेंडा वस्तुओं की सूची बनाएं और नोट्स लेने के लिए उन दोनों के बीच रिक्त स्थान छोड़ दें।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 14
    10
    एजेंडा वस्तुओं की चर्चा नीचे लिखें और किसने कहा कि क्या।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 15
    11
    अगली मीटिंग में चर्चा की गई किसी भी एक्शन मद की और इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति की सूची बनाएं।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 16
    12
    उन वस्तुओं की कोई चर्चा लिखें जो एजेंडे में नहीं थे, जिन्होंने उन्हें और परिणाम का उल्लेख किया।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 17
    13
    समीक्षा, अपडेट या वोट के लिए सबमिट किए गए संकल्प का परिणाम रिकॉर्ड करें। औपचारिक प्रस्ताव स्वयं एक अलग दस्तावेज़ होगा
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 18
    14
    अगली मीटिंग की तारीख और समय नोट करें।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 1 9
    15
    रिकॉर्ड करें कि बहुमत या सर्वसम्मत वोट से मीटिंग को निलंबित कर दिया गया था और निलंबन के समय का निरीक्षण किया गया था।
  • विधि 3
    मीटिंग के बाद

    कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 20
    1
    जितनी जल्दी हो सके जितनी जल्दी हो सके मिनटों को पूरी तरह से लिखें।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 21
    2
    बोल्ड में कोई वोट, एक्शन आइटम और / या रिजॉल्यूशन लिखें।
  • कॉर्पोरेट मिनट लिखें चरण 22
    3
    सभी प्रतिभागियों को समीक्षा और प्रतिक्रिया के लिए जितनी जल्दी हो सके मिनटों को वितरित करें। यदि संशोधनों का सुझाव नहीं दिया गया है, तो कंपनी की मीटिंग फ़ोल्डर में मिनटों को औपचारिक रूप से मुद्रित करें, और रखें। प्रतिभागियों और अनुपस्थितियों के लिए अंतिम मिनटों को आउट करें।
  • युक्तियाँ

    • अगर कुछ भी स्पष्ट नहीं है, तो उस समय सवाल पूछें, ताकि चर्चा को सही ढंग से दर्ज किया जा सके जब तक आप स्पष्टीकरण के लिए मिनट लिखना समाप्त नहीं कर लेते तब तक आपको प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए।
    • संकल्प और मत मिनटों का हिस्सा होना चाहिए, तथापि, एक प्रति को एक अलग कॉर्पोरेट फ़ोल्डर में भी रखा जाना चाहिए और अग्नि, पानी या अन्य कारकों से क्षति से सुरक्षित रूप से रखा जाना चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक प्रतियां फ़ोल्डर में रखी जानी चाहिए।
    • बैठक के दौरान प्रत्येक शब्द को रिकॉर्ड करने की कोशिश मत करो- ड्राफ्ट और जो कहा गया था उसका संक्षिप्त संस्करण लिखें। आप पूरे मिनट लिखते समय चर्चा का विस्तार कर सकते हैं।
    • इसकी विधियां अभी तक इलेक्ट्रॉनिक संचार की अनुमति नहीं दे सकता है हालांकि यह दुर्लभ है, यह उस तिथि पर निर्भर करता है, जो लिखा गया था और अगर इन वर्षों में उनकी समीक्षा की गई है। यह अपने सदस्यों को रिपोर्ट करने से पहले सुनिश्चित करें और यदि आपकी तिथि तक नहीं है तो अपने उप-नियमों में बदलाव का सुझाव दें।

    चेतावनी

    • समीक्षा उद्देश्यों के लिए प्रतिभागियों को नोट देते समय सावधानी बरतें, क्योंकि यह प्रतिभागियों को उनके अनुसार क्या बदलाव करने का अवसर हो सकता है। सुनिश्चित करें कि सभी समीक्षाएं पूरे समूह को सबमिट की जाती हैं जब मिनटों को अंतिम रूप दिया जाता है तो कोई ग़लत अर्थ या झूठे कथन नहीं है

    आवश्यक सामग्री

    • कॉर्पोरेट फ़ोल्डर्स
    • रिकॉर्डिंग के लिए उपकरण (नोटबुक, पेंसिल या पेन, लैपटॉप या टेप रिकार्डर)
    • यदि आवश्यक हो तो नामों के साथ क्रेडेंशियल्स
    • प्रत्येक प्रतिभागी के लिए जानकारी के साथ फ़ोल्डर
    • प्रतिभागियों के लिए नोटपैड और कलम / पेंसिल
    • जलपान
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