1
निम्नलिखित जानकारी लिखें:- संगठन का नाम और मीटिंग प्रकार
- अगर और जब एक कॉल भेजा गया था।
- बैठक की तारीख और स्थान और जहां यह आयोजित किया गया था।
- प्रारंभ समय की बैठक
2
बैठक का उद्देश्य लिखें, जैसे त्रैमासिक बैठक या वार्षिक अधिकारी चुनाव
3
निम्न जानकारी सूचीबद्ध करें:- बोर्ड के सदस्यों, अधिकारी और कर्मचारी उपस्थित हैं और उनके संबंधित खिताब
- उन अनुपस्थित
- वर्तमान अतिथि, उनकी सदस्यता और उपस्थिति के कारण।
- बैठक की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति की नाम और स्थिति
- मिनट लिखने वाला व्यक्ति
4
कोरम के लिए आवश्यक संख्या को लिखें और यदि यह पहुंचा जा चुका हो।
5
पिछली बैठक के मिनटों को स्वीकार करने, संशोधित करने या मना करने के लिए मतदान को रिकॉर्ड करें।
6
पिछले मिनटों में किसी भी संशोधन को नोट करें
7
पिछले मिनटों से वर्तमान कार्रवाई आइटम और रिकॉर्ड चर्चा, मतदान, या परिणाम।
8
किसी अन्य वोट को रिकॉर्ड करें, जैसे अधिकारियों के चुनाव, "yess" की संख्या, "नहीं" वोटों और निरस्तीकरण अवशेषों के अपवाद के साथ, व्यक्ति के नाम को रिकॉर्ड करने और उसे कैसे मतदान किया जाना आवश्यक नहीं है किसी भी निरस्ती का कारण ध्यान दें और क्या व्यक्ति मतदान के दौरान कमरे को छोड़ दिया।
9
एजेंडा वस्तुओं की सूची बनाएं और नोट्स लेने के लिए उन दोनों के बीच रिक्त स्थान छोड़ दें।
10
एजेंडा वस्तुओं की चर्चा नीचे लिखें और किसने कहा कि क्या।
11
अगली मीटिंग में चर्चा की गई किसी भी एक्शन मद की और इसके लिए जिम्मेदार व्यक्ति की सूची बनाएं।
12
उन वस्तुओं की कोई चर्चा लिखें जो एजेंडे में नहीं थे, जिन्होंने उन्हें और परिणाम का उल्लेख किया।
13
समीक्षा, अपडेट या वोट के लिए सबमिट किए गए संकल्प का परिणाम रिकॉर्ड करें। औपचारिक प्रस्ताव स्वयं एक अलग दस्तावेज़ होगा
14
अगली मीटिंग की तारीख और समय नोट करें।
15
रिकॉर्ड करें कि बहुमत या सर्वसम्मत वोट से मीटिंग को निलंबित कर दिया गया था और निलंबन के समय का निरीक्षण किया गया था।