1
शांति से और स्पष्ट रूप से बोलें ताकि दूसरे व्यक्ति आप को क्या कह रहे हैं। एक हंसमुख, आत्मविश्वास, उत्साही और चिंतित स्वर का उपयोग करें क्योंकि अन्य व्यक्ति आपको नहीं देख सकता है, आपकी आवाज़ शांत और आमंत्रित करने की आवश्यकता है बहाना है कि दूसरे व्यक्ति आपके सामने है और मुस्कुराओ मुस्कान लगभग हमेशा उसकी आवाज़ में प्रकट होता है फोन का जवाब देते समय, मत खाओ, पीना या गम चबाना।
2
गति और आवाज़ की मात्रा समायोजित करें कुछ लोग फोन पर सामान्य से ज़ोर से बोलते हैं। अपने सामान्य आवाज की मात्रा का उपयोग करें और चिल्लाने से बचें। फोन का जवाब देने और धीरे धीरे बोलने से पहले एक गहरी साँस लें
3
मानक ग्रीटिंग का उपयोग करें आपकी शुभकामना "शुभ प्रभात" या "शुभ दोपहर" जैसा कुछ होना चाहिए। व्यक्ति को फोन करने, अपने आप को पहचानने, कंपनी और अपने विभाग का नाम देने के लिए धन्यवाद, और पूछें कि आप कैसे मदद कर सकते हैं।
- फ़ोन का उत्तर देते समय अधिक जानकारी देने से बचें आदर्श रूप से, आपको याद रखना चाहिए कि आप किससे बात कर रहे हैं। बुनियादी जानकारी प्रदान करें एक स्पष्ट और संक्षिप्त ग्रीटिंग को पढ़ना चाहिए: "सुप्रभात, कंपनी एक्स को फोन करने के लिए धन्यवाद। यह जो है, मैं कैसे मदद कर सकता हूँ?"
4
तैयार रहें फोन के पास एक पेंसिल और नोटपैड को छोड़ दें, अगर आप को कॉल ट्रांसफर करना पड़ता है या किसी व्यक्ति के सवालों के जवाब देने के लिए कुछ शोध कर सकते हैं। यदि आप रिसेप्शनिस्ट हैं और कई लोगों को कॉल करते हैं, तो फ़ोन के पास अपने एक्सटेंशन रखें।
5
उस व्यक्ति का नाम याद रखें जिसे आप बुला रहे हैं और पेशेवर रूप से उनका पता लगाएं। जब तक आप कोई नहीं जानते, हमेशा उसका अंतिम नाम उपयोग करें, जैसे श्री स्मिथ, श्रीमती क्लार्क, आदि। जैसे ही वे बोलते हैं, व्यक्ति के नाम को लिखें, ताकि आप कॉल को मत भूलें।
6
कॉल को पकड़ने से पहले छुट्टी के लिए पूछें यदि आपको किसी और को कॉल स्थानांतरित करने की ज़रूरत है, या जानकारी प्राप्त करने के लिए कॉल को रोक दिया गया है, तो पूछें कि क्या व्यक्ति इंतजार नहीं करता है