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पत्र के शीर्ष पर शीर्षलेख जोड़ें। शीर्ष लेख में आपका पूरा नाम, पता, फ़ोन नंबर और ईमेल पता शामिल होना चाहिए। अपना हेडर बनाने के लिए यहां कुछ दिशानिर्देश दिए गए हैं:
- आपका नाम 14 या 16 आकार के फ़ॉन्ट में बोल्ड होना चाहिए
- आपका पता और अन्य संपर्क जानकारी एक सामान्य फ़ॉन्ट आकार 12 में होनी चाहिए।
- आपके हेडर के फ़ॉन्ट को आपके पत्र के बाकी की तरह, एरियल या टाइम्स न्यू रोमन नहीं होना चाहिए, लेकिन इसे पेशेवर दिखना चाहिए और पढ़ने में आसान होना चाहिए। याद रखने के लिए सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि अनुबंध प्रबंधक के लिए अप-टू-डेट सूचनाओं को आपसे संपर्क करना है।
- आप शीर्षक के अतिरिक्त एक अतिरिक्त रेखा को उस पत्र के बाकी हिस्सों से अलग करने और दृश्य अपील बनाने के लिए शामिल कर सकते हैं।
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प्राप्तकर्ता का नाम, पता, और हैडर के नीचे की तारीख लिखें। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपने तिथि को शुरुआत या अंत में रख दिया था, या सफेद लाइनों की संख्या जिसे आप उन दोनों के बीच शामिल कर सकते हैं, जब तक कि पेशेवर दिखता है।
- अब से, पूरे अक्षर के आकार 12 के एरियल या टाइम्स न्यू रोमन फोंट का उपयोग करें, मार्जिन को 2.54 सेंटीमीटर सेट करें और सिंगल स्पेसिंग का उपयोग करें। फ़ॉन्ट को काला होना चाहिए, और यदि आप अपने पत्र को छपाई कर रहे हैं, तो मानक-आकार वाले पेपर का उपयोग करें।
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प्राप्तकर्ता का पता दर्ज करें उचित शीर्षक (श्रीमती, श्री, डा। इत्यादि) द्वारा प्राप्तकर्ता को देखें यदि आप शीर्षक के बारे में निश्चित नहीं हैं, तो "यह किसकी चिंता हो सकती है" या "प्रिय भगवान या लेडी" लिखें। हालांकि, यह है कभी एक आवरण पत्र को किसी वास्तविक व्यक्ति से संबोधित करना सबसे अच्छा है, ताकि यह प्रकट न करें कि आप अनौपचारिक पत्र भेज रहे हैं।
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पहले पैराग्राफ में अपना उद्देश्य बताएं नियोक्ता को बताएं कि आप उन्हें दो या तीन वाक्यों में क्यों लिख रहे हैं आप जिस नौकरी के लिए आवेदन कर रहे हैं उसे इंगित करें (या उपलब्ध होने पर आप क्या चाहते हैं)।
- आप को शामिल करने की ज़रूरत नहीं है कि आप किस स्थिति की जानकारी प्रदान करते हैं, जब तक यह आपसी संपर्क या भर्ती कार्यक्रम के माध्यम से न हो, जिस स्थिति में आपको अपने पत्र में उल्लेख करना चाहिए।
- यदि आप रुचि के एक पत्र (एक पूर्वेक्षण पत्र के रूप में भी जाना जाता है) लिख रहे हैं, जहां आप पदों के बारे में पूछ रहे हैं, तो कृपया निर्दिष्ट करें कि आपको कंपनी के लिए काम करने में रुचि क्यों है।
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मध्य पैराग्राफ में अपनी योग्यताओं को रेखांकित करें नौकरी की आवश्यकताओं को पूरा करने की तलाश करें समझाएं कि यदि आप एक खुली स्थिति में रुचि रखते हैं तो आप अपने नियोक्ता में कैसे योगदान कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कंपनी के पृष्ठभूमि और इतिहास के बारे में आप क्या शोध कर रहे हैं इसका उपयोग करें।
- अपनी योग्यताएं उस कंपनी को शोध कर बाहर खड़े करें जो आप के लिए आवेदन कर रहे हैं और अपने पत्र को स्वयं अनुकूल कर रहे हैं। यदि आप एक साक्षात्कार प्राप्त कर सकते हैं तो यह भी सहायक होगा। पूछने के लिए कुछ प्रश्न हैं:
- कंपनी का मिशन क्या है? वे केवल एक ही चीज के रूप में क्या बढ़ावा देते हैं जो उन्हें अपने प्रतिद्वंद्वियों से अलग करती है?
- कंपनी का किस प्रकार का ग्राहक आधार है? आपका लक्षित दर्शक कौन है?
- कंपनी का इतिहास क्या है? कौन इसे की स्थापना की? व्यवसाय कैसे विकसित हुआ? पिछले कुछ सालों में कंपनी के प्रदर्शन का मुख्य आकर्षण क्या है?
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एक सकारात्मक वक्तव्य या अंतिम पैराग्राफ में एक प्रश्न शामिल करें जो नियोक्ता को आपसे संपर्क करने के लिए प्रेरित करेगा। इस समापन पैराग्राफ को दो और चार वाक्यों के बीच कुछ बनाओ। नियोक्ता को बंद पाठ्यक्रम में सीधे निर्देशित करें और निर्दिष्ट करें कि आप एक साक्षात्कार के लिए उपलब्ध हैं। अपने समय और विचार के लिए भर्ती का शुक्रिया अदा करके और कहें कि बातचीत जारी रखने के लिए आप उनके संपर्क प्राप्त करने के लिए तैयार हैं।
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एक उचित निष्कर्ष लिखें अपने समय के लिए पाठक को धन्यवाद देना एक अच्छा विचार है इसके बाद, "ईमानदारी," "आदरपूर्वक", "निष्ठावान" लिखें, कई जगहों को छोड़ दें और अपना नाम दर्ज करें।
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पत्र पर हस्ताक्षर करें यदि आप अपना कवर पत्र ऑनलाइन भेजने जा रहे हैं, तो स्कैन करना और अपने हस्ताक्षर जोड़ना अच्छा है, इसे डिजिटल लेखन पैड पर लिखना या उपयुक्त सॉफ्टवेयर के साथ डिजिटल हस्ताक्षर स्टैंप करना
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अलमारियाँ के बारे में एक नोट करें यदि आप कोई दस्तावेज़ संलग्न करते हैं, तो बताएं कि आपने पत्र के निचले भाग में "अनुलग्नक" लिखकर ऐसा किया है।