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उस प्रक्रिया की जांच करें जिसके द्वारा वित्तीय दस्तावेज लेखांकन विभाग को भेजे जाएंगे। अपने छोटे व्यवसाय के लेखा चक्र में पहला कदम वित्तीय दस्तावेजों को एकत्र करना है, जैसे चालान, प्राप्तियां और बैंक विवरण, और प्रसंस्करण के लिए अकाउंटेंट या लेखा विभाग में उन्हें वितरित करना। अगर यह प्रक्रिया धीमी या अविश्वसनीय है, तो लेखांकन रिकॉर्ड असुरक्षित हो जाएंगे। सुनिश्चित करें कि जानकारी आपके मीटर के साथ जितनी जल्दी हो सके उपलब्ध है। एक छोटे से व्यवसाय में इसका मतलब यह हो सकता है कि किसी भी समय आपके वित्तीय दस्तावेजों का आयोजन और उपलब्ध हो।
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अपने व्यापार रिकॉर्ड रखने वाली नीतियों की समीक्षा करें सभी वित्तीय जानकारी को विश्वसनीय, सुरक्षित रूप से और संगठित ढंग से संग्रहित किया जाना चाहिए। सभी संबंधित जानकारी, जैसे बैंक विवरण, रद्द किए गए चेक, और नकदी रजिस्टर वाउचर को कम से कम प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि के अंत तक संग्रहित किया जाना चाहिए। इस जानकारी को संग्रहीत और आसानी से सुलभ होने से आपको किसी भी समस्या या विसंगतियां उत्पन्न हो सकती हैं।
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अपनी कंपनी के लेखा प्रणाली के प्रत्येक भाग को देखें प्रत्येक स्थान की समीक्षा करें जहां लेखांकन जानकारी दर्ज की गई है, जिसमें सामान्य खाता बही, सामान्य खाता बही और व्यक्तिगत खाता बयान शामिल हैं। सुनिश्चित करें कि सभी प्रविष्टियां आपके सिस्टम के प्रत्येक तत्व में प्रविष्टियों से मेल खाती हैं, और यह कि सभी विसंगतियों को जल्दी से सुलझाया जाता है खाता शेष राशि की जांच हमेशा की जानी चाहिए, सिर्फ लेखा अवधि के अंत में बैलेंस शीट तैयार होने से पहले नहीं।
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कंपनी के आंतरिक नियंत्रण की निगरानी करें आंतरिक नियंत्रण इन प्रावधान हैं जो धोखाधड़ी, चोरी और अन्य आंतरिक लेखा मुद्दों के विरुद्ध सुरक्षा में मदद करते हैं। लेखा कर्तव्यों को अलग होना चाहिए - उदाहरण के लिए, वह उस व्यक्ति को अनुमति देने के लिए सबसे अच्छा नहीं है जो लेखांकन करने के लिए पैसे से संबंधित है, क्योंकि इससे पैसे की कमी की व्याख्या करना आसान होता है। उपयोग में नहीं होने पर, Safes को लॉक किया जाना चाहिए, और कंपनी सॉफ्टवेयर और कंप्यूटर पासवर्ड संरक्षित होने चाहिए। कैमरा सिस्टम रीटेल व्यवसायों के लिए फायदेमंद है
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बाह्य अभिलेखों के साथ आंतरिक लेखा की तुलना करें बाहरी रिकॉर्ड के साथ इसकी तुलना करके अपनी खुद की बहीखाता की सटीकता की जांच करें उदाहरण के लिए, आप अपने खुद के खरीद रिकॉर्ड के साथ अपने विक्रेता की खरीद प्राप्तियों की तुलना कर सकते हैं। ध्यान दें कि इस प्रक्रिया के माध्यम से उत्पन्न होने वाली समस्या बाह्य त्रुटियां हो सकती हैं, जैसे किसी विक्रेता या ग्राहक द्वारा गणना त्रुटियों।
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अपने कर रिटर्न के साथ आंतरिक कर रिकॉर्ड की जांच करें अपनी हाल की सरकारी कर राजस्व के माध्यम से जांच करें और सशुल्क करों और कर देनदारियों के संबंध में अपने आंतरिक अभिलेखों की तुलना करें। अमेरिका में, स्थानीय कर धोखाधड़ी क़ानून में वर्णित अनुसार, कम से कम सात वर्षों तक कर राजस्व को हाथ में रखें।