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सक्रिय रूप से सुनो गुस्सा ग्राहक अपनी समस्याओं के बारे में बात करें और उसे बाहर सब बाहर निकलो। जैसा कि वह बोलता है, संकेत देते हैं कि आप सुन रहे हैं, जैसा कि हां, हाँ, वास्तव में?, आदि यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि अब कोई ग्राहक अपनी शिकायत को घुमाकर गुजरता है, अब उन्हें शांत करना होगा।
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ग्राहक अपने विचार व्यक्त करें। क्लाइंट को अपनी भावनाओं को व्यक्त करने की अनुमति दें, भले ही वह निर्णय के बिना ऐसा करने का निर्णय लेते हैं। केवल हस्तक्षेप अगर ग्राहक सीधे आप के लिए कठोर हो जाता है
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हर समय अपनी निजी अखंडता रखें अगर क्लाइंट आक्रामक है, तो कुछ का विरोध करें, "मैं स्थिति के साथ आपकी निराशा को स्वीकार करता हूं, लेकिन मुझे अपमान करने से कुछ भी सुधार नहीं होगा - मैं आपकी मदद करना चाहता हूं।"
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अच्छा हो सुनिश्चित करें कि ग्राहक समझता है कि आप उनकी निराशा समझते हैं और किसी भी गलतफहमी को स्वीकार करते हैं। इन गलतियों के बारे में ग्राहक की भावनाओं को स्वीकार करें- यही है, इस बात पर विचार करें कि इस स्थिति में किसी ग्राहक ने कैसा महसूस किया हो।
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Empathic होना जब उचित हो, सहानुभूति प्रदर्शित करें सहानुभूति अनुपालन करती है कि आप अपने ग्राहक के समान वैसे ही महसूस करते हैं और उसकी भावनाओं को वास्तव में समझते हैं। यदि आप वास्तव में इसे समझ नहीं पाते हैं, तो "मैं आपका गुस्सा समझता हूं" कह कर, आप अन्य समस्याएं पैदा कर सकते हैं क्योंकि क्लाइंट प्रतिक्रिया में आग लगा सकता है "आपको पता नहीं है!" ऐसे वाक्यांशों का प्रयोग करना जैसे "मैं सोच सकता हूं कि यह कैसे परेशान किया गया होगा" शब्दों में अपनी समझ रखने का सबसे अच्छा तरीका है
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प्रश्न पूछें ग्राहक अपनी कहानी पूरी करने के बाद प्रश्न में समस्या के तथ्यों और विवरणों के बारे में पूछें।
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समाधान-मोड पर स्विच करें: पता है कि प्रश्न पूछने के लिए विस्तृत उत्तर की आवश्यकता होती है, और जब "हां" या "नहीं" प्रश्न पूछने के लिए
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उचित होने पर माफी मांगें बहाने को अक्सर अपराध की मान्यता के रूप में व्याख्या की जा सकती है। इन स्थितियों में तीन तरह के बहाने हैं जिन्हें नियोजित किया जा सकता है- सबसे उपयुक्त चुनें:
- प्रत्यक्ष: "मुझे माफ़ करना है कि हमने आपके आदेश को समय पर नहीं भेजा है।"
- मासूम: "मैं इस बात के लिए माफी मांगता हूं कि आप निराश हैं - हमें देखते हैं कि हम इस स्थिति को उलटा सकते हैं।"
- झूठा: "ऐसा लगता है कि हम आपको माफ़ी माँगते हैं।"
- कई ग्राहक इस बात को बहाने के रूप में कहते हैं, जब वास्तव में कोई माफी नहीं की गई थी।
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इस समस्या को सुलझाने का प्रयास करें कभी भी इस समस्या को पूरी तरह हल करने का वादा नहीं करता, लेकिन हमेशा वादा करता हूँ कोशिश करने के लिए. यदि आप कोशिश करते हैं और विफल होते हैं, तो इससे अधिक समस्याएं उत्पन्न होती हैं यदि आपने कुल समाधान का वादा किया था
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अपने समाधान पर सहमति प्राप्त करें सुनिश्चित करें कि ग्राहक समझता है कि कॉल के अंत में क्या किया गया था। भले ही समस्या पूरी तरह से हल नहीं हो, यह सुनिश्चित करें कि ग्राहक समाधान के साथ सहमत हैं
- उदाहरण 1 (कुल समाधान): "बस पुष्टि करने के लिए, मैंने आपके आवेदन को पुनः स्थापित करने में आपकी सहायता की है और अब सबकुछ काम करता है - क्या सही है?"
- उदाहरण 2 (लंबित समाधान): "बस पुष्टि करने के लिए, हमने निर्णय लिया है कि आपके टोस्टर को वारंटी की मरम्मत की आवश्यकता है और मैं आपको वापस लेने के लिए एक बॉक्स भेज रहा हूं - सही है?"
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घटना के एक स्पष्ट और संक्षिप्त रिकॉर्ड लिखें कॉल के प्रत्येक प्रासंगिक बिंदु को विस्तार से दस्तावेज़ करें। हर शब्द जो आप बोलते हैं, लिखना जरूरी नहीं है, लेकिन भविष्य में ग्राहकों के साथ दूसरों की मदद करने के लिए आप जो कुछ भी कर सकते हैं उसका नज़र रखें।
उदाहरण:
ग्राहक: रॉबर्टो सिल्वा
समस्या: ग्राहक बुला रहा है क्योंकि उसने हाल ही में स्टोर # 112 का दौरा किया और दावा किया कि नकदी रजिस्टर क्लर्क कठोर और अपमानजनक था।
चर्चा:
- ग्राहक को पूरी तरह से स्थिति समझाएं:
-- ग्राहक घोषित करता है कि 1 01/01/14 को वह इलेक्ट्रिक शेवर खरीदने के लिए 112 दुकान चला गया और जब वह भुगतान करने गया तो अपने डेबिट कार्ड के पासवर्ड के साथ कुछ समस्याएं थीं। ग्राहक बताता है कि उस वक्त कैशियर ने रूढ़ी से काम किया और ग्राहक की उम्र के बारे में टिप्पणी की।
- मैंने अपने शर्मिंदगी के लिए ग्राहक से माफी मांगी, लेकिन मैंने कोई सीधे माफी नहीं की।
- मैंने स्टोर को फोन करने और उपभोक्ता की ओर से प्रबंधक से बात करने की पेशकश की: ग्राहक उस पर सहमत हो गया
- मैंने आज फोन करने के लिए ग्राहक को धन्यवाद देने के लिए $ 20 का एक उपहार प्रमाण पत्र भी दिया: ग्राहक अस्वीकार कर दिया और कहा कि वह सिर्फ हमें सचेत करना चाहता था
समाधान: कॉल स्टोर # 112, कर्मचारियों की 01/01/14 को पुष्टि करें, और ग्राहक की ओर से एक औपचारिक शिकायत दर्ज करें।
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