1
बैठक में शामिल हर किसी को सूचित करें- आप एक ईमेल या मेमो भेज सकते हैं बस सुनिश्चित करें कि सभी को औपचारिक रूप से चेतावनी दी गई है।
- बैठक की तारीख, समय और एजेंडा शामिल करें।
- उपस्थिति की पुष्टि करने के लिए सभी से पूछें यह स्पष्ट करें कि जो लोग निमंत्रण स्वीकार करते हैं, उन्हें उम्मीद की जाएगी।
2
प्रतिभागियों को संकेत देने के लिए एक तिथि और समय असाइन करें।- समयरेखा में शामिल करने के लिए आइटम को विस्तार से पूछिए, ताकि आप इसे उचित रूप से सूचीबद्ध कर सकें। शामिल होने वाले विषय का संक्षिप्त विवरण पूछें।
- कर्मचारियों पर नए आइटम के साथ वितरित करने के लिए कुल समय की जांच करें
3
एक समय रेखा बनाएं, जिसमें आइटम को विस्तार से कवर किया जाए।- 3 कॉलम के साथ एक टेबल बनाएं, जिसमें शीर्षकों "एजेंडा आइटम", "प्रस्तोता" और "अवधि" शामिल है
- प्राप्ति, तात्कालिकता, या प्रासंगिकता के क्रम में अनुसूची आइटम सूचीबद्ध करें
- प्रत्येक विषय का एक संक्षिप्त विवरण लिखें
- दिनांक, अवधि, विषय और स्थान सहित मीटिंग विवरण के साथ एक नोट शामिल करें
4
प्रस्तुतकर्ताओं को प्रस्तावित समयरेखा प्रस्तुत करने के लिए देखें कि क्या वे शेड्यूल के विवरण के साथ सहज हैं।
5
यदि आवश्यक हो तो कोई भी परिवर्तन या पुनर्गठन करें।
6
सभी प्रतिभागियों को अनुमोदित अनुसूची वितरित करें समीक्षा करने और समयरेखा पर चर्चा करने के लिए उन्हें बहुत समय दें ताकि वे चर्चाओं में योगदान दे सकें। सूचना देने के लिए दो दिनों का उचित समय है