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पाठ की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें पत्र पूरा करने से पहले, सुनिश्चित करें कि कोई टाइपो, वर्तनी त्रुटियां या अन्य त्रुटियां नहीं हैं जो पाठ को बहुत अनौपचारिक या पढ़ने में मुश्किल बनाते हैं।
- मुख्य रूप से पता लगाएं, यह देखने के लिए कि क्या यह सही है। गलत पते को सूचित करने वाले पते में परिवर्तन को सूचित करने के लिए सबसे खराब बात एक पत्र भेजना होगा।
2
सुनिश्चित करें कि प्राप्तकर्ता की जानकारी सही है जन मेलिंग के लिए मेल मर्ज फ़ंक्शन बहुत समय बचा सकता है, लेकिन डेटा को अक्षरों में स्थानांतरित करके भी गलत हो सकता है।
- सभी फ़ील्ड देखें और देखें कि क्या वे सभी एक ही प्राप्तकर्ता के हैं। उदाहरण के लिए, पता बॉक्स में प्राप्तकर्ता का नाम और पता उस नाम से मेल खाना चाहिए जो पत्र के उद्घाटन पर है।
3
पत्रों को मुद्रित और हस्ताक्षर करें जब आप स्वरूपण और प्रूफरीडिंग के साथ खुश हैं, उन्हें अच्छी गुणवत्ता वाले कागज पर प्रिंट करें और उन्हें नीले या सफेद कलम पर हस्ताक्षर करें। वे अब भेजे जाने के लिए तैयार होंगे।
4
पत्र अग्रिम में भेजें अधिकांश समय, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि आपके प्राप्तकर्ता को परिवर्तन होने के दिनांक से दो से चार सप्ताह पहले पत्र प्राप्त होते हैं।
- यदि आपके पास अंतरराष्ट्रीय संपर्क हैं, तो पत्र के आने के लिए समय की अनुमति देने के लिए पहले से दो या तीन महीने पहले भेजना सर्वोत्तम है।