1
जितनी जल्दी हो सके पत्र लिखें। जैसे ही आप नोटिस करते हैं कि आपको एक लंबी अवधि की आवश्यकता होगी, पत्र को करना शुरू कर दें। आपको यथासंभव अग्रिम नोटिस देना होगा ताकि प्राप्तकर्ता स्थिति पर निर्णय ले सके। यह भी इस धारणा को दर्शाता है कि आप संगठित हैं, भले ही आप शेड्यूल समायोजन का अनुरोध कर रहे हों।
2
निर्धारित करें कि आपको इसकी कितनी अधिक आवश्यकता होगी सभी कारकों को ध्यान में रखें और यथार्थवादी अनुरोध करें। यदि आप थोड़े समय के लिए पूछते हैं, तो आपको दूसरे एक्सटेंशन का अनुरोध करना पड़ सकता है। Extrapolating समय सीमाओं जब भी संभव हो से बचें। इस विचार के बाद, थोड़े समय का अनुमान लगाने में बेहतर होगा।
- स्थिति के आधार पर, एक बातचीत के रूप में पत्र पर विचार करें। यदि हां, तो अधिक से अधिक समय के लिए पूछें कि वास्तव में आपको बातचीत करने में सक्षम होने और अनुरोधित अनुरोध की तुलना में छोटी अवधि को संयोजित करने की आवश्यकता है।
- कार्य की वर्तमान प्रगति के आधार पर अपनी काम की गति को मापें और अब भी क्या किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप तीन माह के लिए एक परामर्श परियोजना पर काम कर रहे हैं, तो आपके पास पहले से ही बहुत अच्छा विचार है कि कितना अधिक करना है
- प्राप्तकर्ता के पास समय सीमा के बारे में जानकारी रखें। वह समय पर हो सकता है और अब उसे इसे विलंब करना होगा। उदाहरण के लिए, विश्वविद्यालय के प्रोफेसरों को एक निश्चित तारीख से अंतिम पेपर ग्रेड देने और तदनुसार वितरण तिथियों की गणना करना होगा।
3
पूर्व-स्थापित नियमों से अवगत रहें। परिवर्तन के लिए पूछने से पहले मौजूदा समय सीमा का पता लगाएं। मौजूदा परिस्थिति को समझने के बिना कोई भी विस्तार के लिए पूछ कर बेतरतीब दिखना चाहता है उदाहरण के लिए, कुछ सरकारी संस्थाएं प्रारंभिक संपर्क के 24 घंटों के बाद आदेश मांगते हैं। यदि आप ऐसा नहीं कर सकते हैं, तो कृपया मुझे जितनी जल्दी हो सके बताएं।
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अनुरोध के लिए एक अच्छा स्पष्टीकरण शामिल करें आप पत्र लिखने के लिए समय ले रहे हैं और प्राप्तकर्ता इसे पढ़ने के लिए समय निकालेगा, इसलिए अपना सर्वश्रेष्ठ दें एक्सटेंशन अनुरोध के वास्तविक कारण के बारे में कड़ी मेहनत करें और कॉलर को यह ईमानदारी से सूचित करें। झूठ बोलना या अतिरंजना न करें, क्योंकि यह केवल अनुमति मिलने की संभावना बिगड़ती है।
- एक अच्छा कारण गुणवत्ता सुनिश्चित करने या काम से सावधान रहने की इच्छा है। उदाहरण के लिए, यदि आप एक परियोजना कर रहे हैं जो कई लोगों की सुरक्षा को प्रभावित कर सकता है, तो इसे अधिक समय मांगकर बताएं क्योंकि यह आपके पक्ष में हो सकता है
- यदि आप विभिन्न कारणों के लिए यह अनुरोध कर रहे हैं, तो सबसे अच्छा या मुख्य एक चुनें और उस पर ध्यान केंद्रित करें। उदाहरण के लिए, यदि आप एक नई परियोजना की स्वीकृति को स्थगित कर रहे हैं, तो कहें कि आप अन्य प्रस्ताव के लिए इंतजार कर रहे हैं, इसके बजाय कहने के बजाय आप लागत हस्तांतरण पर अधिक शोध करेंगे (यदि ऐसा है तो)
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कृपया अनुरोध के साथ चुने गए कुछ विवरण प्रदान करें। विवरण पत्र को अधिक सच्चाई और कौशल दे। यह बहुत महत्वपूर्ण है यदि आप एक सरकारी एजेंसी या किसी अन्य संस्था को पत्र भेज रहे हों जहां आप कभी भी व्यक्ति में नहीं थे।
- उदाहरण के लिए, यदि आपके दादाजी टीसीसी की डिलीवरी की तारीख से दो दिन पहले मरते हैं, तो यह रिपोर्ट करने की बजाए इस घटना को "परिवार आपातकाल" के रूप में वर्णित करना सबसे अच्छा होता है कि यह एक व्यक्तिगत कारण था। यह भी संक्षेप में कहने में अच्छा है कि क्या हुआ और आपको यात्रा करना, व्यावहारिक विवरणों की देखभाल करना, परिवार को समर्थन देना और आदि करना होगा।
- किसी भी अनुरोध भेजने से पहले दस्तावेज़ीकरण को छोड़ दें। प्राथमिकताओं और प्राथमिकता कार्यों की सूची बनायी जानी चाहिए, खासकर जब सरकारी या आधिकारिक संस्थाओं के साथ काम करना। यह दिखा रहा है कि आपने इस प्रक्रिया के सभी चरणों को पूरा कर लिया है अब तक आपके पक्ष में अंक गिनेंगे
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सामग्री और टोन में सकारात्मक रहें कोई भी एक पत्र के रूप में रूई की दीवार नहीं पढ़ना चाहता है। नकारात्मक घटनाओं को जल्दी और संक्षेप में बताएं, और अपने समाधान प्रस्ताव पर आगे बढ़ें। उदाहरण के लिए, यदि आपको लगता है कि आरंभ में वेतन बहुत कम है, तो कुछ लिखिए "मुझे प्रस्ताव के बारे में सोचने के लिए अधिक समय चाहिए। हालांकि, मुझे विश्वास है कि उच्च वेतन मुझे एक अधिक कुशल नौकरी करने की अनुमति देगा। "
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भेजने से पहले अक्षर की वर्तनी और व्याकरण को सही करें भेजने से पहले प्रत्येक मिनट को ध्यान से पढ़ने के लिए खुद को कुछ मिनट लेने की अनुमति दें। टाइपिंग और टाइपिंग त्रुटियों के लिए भी देखें टेक्स्ट एडिटर में स्पेल-चेकर पास करें एक दोस्त से पूछो कि वह आपको दूसरा हाथ दे। यह जल्दी में मत करो या इस कदम को छोड़ें, क्योंकि छोटी गलतियों को यह धारणा मिल सकती है कि आप मैला हैं और अंतिम निर्णय को प्रभावित कर सकते हैं।
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