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ग्राहक ईमेल का जवाब कैसे दें

ग्राहकों द्वारा भेजे गए ईमेल का उत्तर देना ग्राहक वफादारी को बनाए रखने और भविष्य के अवसरों के लिए दरवाजे खोलने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। इस संचार का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, मूल संदेश को पढ़ने और व्यक्ति द्वारा की गई टिप्पणियों के अनुसार जवाब देना महत्वपूर्ण है। कुछ सरल चरणों के बाद अच्छी संचार और ग्राहक अनुमोदन सुनिश्चित किया जा सकता है।

चरणों

भाग 1
ईमेल पढ़ना

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शांति से ईमेल पढ़ें आखिरी शब्द पढ़ने से पहले जवाब देना शुरू करने की इच्छा की चिंता को नियंत्रित करें। जब आप संपूर्ण पाठ पढ़ते हैं, तो अन्य विचार उभरने लगते हैं, बेहतर प्रतिक्रिया तैयार करने में मदद करते हैं
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    जितनी जल्दी हो सके संदेश पढ़ें। उपभोक्ता को यह जानना जरूरी है कि आप उनकी पूछताछों के बारे में परवाह करते हैं और वे उन समस्याओं की तलाश कर रहे हैं जिनके समाधान की आवश्यकता है। आवश्यकतानुसार इसे अनुकूलित करके निम्न उत्तरों में से एक का उपयोग करने का प्रयास करें:
    • (कंपनी का नाम) हम अपने ग्राहकों की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए 100% प्रतिबद्ध हैं। हमारे एक प्रतिनिधि 24 घंटे के भीतर आपसे संपर्क करेंगे.
    • (कम्पनी का नाम) पर उपभोक्ता संतुष्टि की निगरानी और सुधार करने के प्रयासों में, हम आपको सूचित करना चाहेंगे कि हम सभी टिप्पणियों को ध्यान में रखते हैं, और हम जितनी जल्दी हो सके आपकी जांच का जवाब देंगे.
    • हम अपने उत्पादों या सेवाओं के साथ रुचि और उम्मीद की सराहना करते हैं। सबसे अच्छा समाधान निर्धारित करने के लिए जब तक हम समस्या की जांच नहीं करते, तब तक हम इंतजार करते हैं.
    • जब भी संभव हो, अधिक व्यक्तिगत तरीके से जवाब दें, खासकर अगर आपको उस जानकारी को खोजने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है, जो आपको उपयोगकर्ता के प्रश्नों या सुझावों के लिए उचित रूप से जवाब देने की आवश्यकता होती है।
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    संदेश विनिमय का पालन करें ऐसे सिस्टम हैं जो ऐसा करते हैं, लेकिन कुल मिलाकर, आपको ग्राहक, संपर्क जानकारी और विशिष्ट शिकायत की पहचान करने की आवश्यकता है। एक पहचान संख्या के साथ सिग्नल सहित सभी प्रासंगिक जानकारी शामिल करें, अगर एक ही व्यक्ति से एक से अधिक शिकायत है

    • भाग 2
    ग्राहक के संदेह का विश्लेषण करना

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    खुद को अपने जूते में रखो एक अपराधी को इंगित करने से पहले, उत्तर सेट करना या समाधान का निर्धारण करना, उपभोक्ता के जूते में खुद को लगाने का प्रयास करें। ऐसी कुछ स्थितियों की कल्पना करें जहां आप किसी कंपनी से नाखुश हैं और जवाब तैयार करते हैं जिससे आप संतुष्ट महसूस करेंगे।
  • चित्र ग्राहक के ईमेल उत्तर चरण 5
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    ग्राहक के सवालों और चिंताओं को ध्यान में रखें कुछ लोग प्रत्यक्ष होते हैं, दूसरों के बीच में उनकी चिंताओं को लिखते हैं अनुमान लगाने का प्रयास न करें कि व्यक्ति क्या कहता है। अगर आपको संदेश समझ में नहीं आता है, तो पूछें कि वह क्या चाहता है
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    विशिष्ट समस्याओं की एक सूची बनाओ निराधार आलोचना को हटाने के लिए ईमेल को फ़िल्टर करें और ईमेल को अलग-अलग भागों में विभाजित करने का प्रयास करें।
    • उन लोगों की पहचान करें जिन्हें सीधे उत्तर देने की जरूरत है इन ईमेल को तत्काल और संक्षिप्त उत्तरों की आवश्यकता होती है
    • जिन लोगों को स्पष्टीकरण की आवश्यकता है उन्हें देखें यदि मांग या शिकायतें हैं, तो आवश्यक जानकारी के साथ वापस आना सुनिश्चित करें।
    • तिथिबद्ध संदेशों पर ध्यान दें यदि ग्राहक सेवा या उत्पाद से असंतुष्ट है और किसी निश्चित तिथि से प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, तो इसके बारे में अवगत रहें।

    • भाग 3
    ईमेल का उत्तर देना

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    संदेश के लिए धन्यवाद जब कोई व्यक्ति अपना ईमेल लिखने में कुछ समय बिताता है, तो वह कंपनी को बाधाओं पर काबू पाने और रिश्ते का निर्माण करने का अवसर दे रहा है। उपभोक्ता के महत्व को बताते हुए और समस्या को हल करने के लिए सटीक उत्तर प्रदान करने में स्पष्ट रहें।
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    गलतियों के लिए क्षमा करें कई बार, सभी ग्राहक चाहता है कि कंपनी को किसी त्रुटि के बारे में पता होना चाहिए, किसी सेवा का खराब प्रावधान या असंतोषजनक उत्पाद। स्थिति को कम करने के लिए इनमें से एक जवाब देने की कोशिश करें:
    • हम त्रुटि के लिए क्षमा चाहते हैं हम आपके अनुभव को अद्भुत बनाने के लिए अगली बार प्रयास करेंगे.
    • हम हमारी ईमानदारी से क्षमा चाहते हैं चलो यह सुनिश्चित करें कि यह गलती खुद को दोहराता नहीं है.
    • हमें खेद है हम आपकी अपेक्षाओं को पूरा नहीं करते हैं हम अगली बार अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन करेंगे.
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    उचित अपेक्षाएं निर्धारित करें कई कंपनियां 24 घंटों के भीतर ईमेल का जवाब देने की नीति का पालन करती हैं आपके ग्राहकों को यह जानना होगा कि औसतन, उन्हें कितनी देर तक वापसी मिल जाएगी।
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    संदेश में उल्लिखित प्रत्येक विषय पर चर्चा करें। उत्तर लिखने का सबसे आसान तरीका मूल ईमेल के समान आदेश का अनुसरण करना है। इस प्रकार की प्रतिक्रिया उपभोक्ता के लिए उनके सवालों के स्पष्टीकरण का पालन करना आसान बनाता है, क्योंकि वे अपने दृष्टिकोण के अनुरूप हैं
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    स्पष्ट सवाल पूछें यदि व्यक्ति द्वारा की गई कोई टिप्पणी स्पष्ट नहीं है, तो अधिक विस्तृत उत्तर मांगें। उन सवालों से बचें जिन्हें "हाँ" या "नहीं" के साथ उत्तर दिया जा सकता है। उपभोक्ता के सभी संदेहों को स्पष्ट करने के लिए आदर्श स्पष्टीकरण होना चाहिए
    • क्या आप कृपया जो आपको असंतुष्ट महसूस करते हैं, उसके बारे में बताएं?
    • आपको कौन सी चीजें मिलीं, और आपकी उम्मीदों को किसने पूरा नहीं किया?
    • क्या आप कृपया खरीद, विवरण, समय और कोड सहित विवरण दर्ज कर सकते हैं?
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    सावधानी के साथ चिढ़ ग्राहक जब उपभोक्ता नाराज होता है, तो वह किसी भी प्रकार के सौम्य तरीके से जवाब नहीं देगा। वह चाहते हैं कि कंपनी आपकी शिकायत सुन और समझें।
    • ग्राहक हमेशा सही होता है लगभग सभी स्थितियों में, गलत धारणा के लिए उपयोगकर्ता को दोष देने के लिए यह लाभदायक नहीं है। आपको हल करने के लिए वास्तविक हित का प्रदर्शन करना आपको राजी करने का सर्वोत्तम तरीका है
    • ईमेल चर्चाओं में शामिल न करें विकल्पों की पेशकश करके स्थिति को हल करने का प्रयास करें
    • वास्तविक उत्तर दें कुछ ग्राहकों को अजीब समाधान की आवश्यकता हो सकती है, और ऐसे मामलों में ऐसा करने के लिए सबसे अच्छी बात यह नहीं दर्शाती कि यह संभव है। केवल व्यवहार्य परिणामों की पेशकश करें
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    माफी देने के बिना प्रस्ताव समाधान प्रदान करें भले ही ग्राहक ऐसा कुछ चाहता हो जो किया नहीं जा सकता, नकारात्मक में जवाब न दें समस्या के संभावित समाधान के बारे में बात करें, खासकर अगर यह कंपनी की गलती है अंत में, क्लाइंट को इसमें अधिक दिलचस्पी है कि क्या नहीं की जा सकती है।
    • ईमेल के लिए धन्यवाद हमें त्रुटि की जड़ मिली और, क्षतिपूर्ति के लिए, हम आपके ऑर्डर पर 15% छूट की पेशकश करना चाहेंगे.
    • हमसे संपर्क करने के लिए समय निकालने के लिए धन्यवाद। हम उत्पाद मूल्य की पूर्ण वापसी की पेशकश करना चाहते हैं खरीदने के लिए धन्यवाद!
    • गलत उत्पाद भेजने के लिए हम क्षमा चाहते हैं, और हम आपको सूचित करते हैं कि सही उत्पाद पहले से भेज दिया गया है। हमारे उपहार के रूप में पहली वस्तु पर विचार करें.
    • आपके ईमेल ने एक अज्ञात समस्या को संबोधित किया है बहुत बहुत धन्यवाद हमें उम्मीद है कि आपको आपकी अगली यात्रा पर शुक्रिया अदा करने के लिए संलग्न कूपन को स्वीकार करना होगा.
    • सुझावों के लिए पूछें उपभोक्ता अपर्याप्त पेशकश की पेशकश कर सकते हैं। जब तक अनुरोध जरूरी हो, उसके अनुरोधों को पूरा करने में, यह संभव है कि कंपनी एक ग्राहक को जीत सके।
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    परिणाम का पालन करें कंपनी को असफलता को हल करने के लिए समझौते का पालन करना चाहिए और यह सत्यापित करना होगा कि उपयोगकर्ता संतुष्ट है। कभी भी एक समस्या खुला नहीं छोड़

    • युक्तियाँ

    • भले ही समस्या ग्राहक त्रुटि के कारण हो, जिम्मेदारी ले लो और इसे दोष देने से बचें। जब समस्या हल हो जाती है, तो उसे पता चल जाएगा कि गलती वह थी और उसका आभारी होगा कि उसका आरोप नहीं लगाया गया है।
    • ईमेल द्वारा शिकायतें सबमिट करने वाले उपभोक्ता स्थिति के बारे में परेशान हैं, न कि आप। विस्फोट के समय इस्तेमाल किए गए शाप से छुटकारा और व्यक्तिगत रूप से इसे मत लेना। समस्या की जड़ पर अपना ध्यान केंद्रित करें, और इस तरह प्रतिक्रिया दें कि इस मुद्दे को भावनाओं के बिना या गर्व को नुकसान पहुंचाए।

    सूत्रों और कोटेशन

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