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एक प्रशासनिक सहायक का मूल्यांकन कैसे करें

प्रशासनिक सहायकों क्रम में पूरे कार्यालय प्राप्त करने में सक्षम हैं। एक सहायक की भूमिका आजकल सचिव की पारंपरिक भूमिका से परे जाती है जो मेमो में प्रवेश करती है और फोन उठाती है। ग्राहक संबंध कार्यक्रम की योजना बनाने के लिए बॉस के एजेंडे के आयोजन से, यह पेशेवर कंपनी के संचालन को बनाए रखने में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। यदि आपके कार्यों में सहायक का मूल्यांकन शामिल है, तो पहली बात यह है कि यह परिभाषित करना है कि भूमिका से क्या उम्मीद की जाती है और नौकरी के उद्देश्य क्या हैं।

चरणों

भाग 1
एक मूल्यांकन फ़ॉर्म बनाना

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कुछ कार्य और जिम्मेदारियां निर्धारित करें पहला कदम यह निर्धारित करना है कि किसी प्रशासनिक सहायक के सटीक कार्य क्या हैं। आप जिस व्यक्ति का मूल्यांकन कर रहे हैं उसे जानने के बिना आप उस व्यक्ति का मूल्यांकन नहीं कर सकते।
  • उदाहरण के लिए, कुछ सामान्य उत्तरदायित्वों में फोन का जवाब देना, लोगों को प्राप्त करना, उपकरण संभालने, संदेश भेजने और पत्राचार relaying, पत्रों और प्रकाशनों की समीक्षा, दस्तावेज और फाइलों का आयोजन, घटनाओं के समन्वय और कार्यालय की आपूर्ति का आयोजन शामिल हैं
  • अन्य जिम्मेदारियों उद्योग के शब्द सीखने, कार्यालय के एजेंडे के प्रबंधन, और आवश्यकतानुसार कार्य करने के लिए हो सकता है।
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    अन्य गुणों की सूची बनाएं मूल्यांकन मानदंडों को केवल कार्य करने के लिए संबंधित नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप उस व्यक्ति की अपेक्षाओं को सूचीबद्ध कर सकते हैं, जैसे कि व्यावसायिकता, संगठन, उपलब्धता और सकारात्मक दृष्टिकोण।
    • प्रशासनिक सहायकों के कुछ आवश्यक गुणों में समयबद्धता, ग्राहकों से संबंधित व्यावसायिकता, अच्छा संचार, समय प्रबंधन, कूटनीति, अनुकूलन और विवेक शामिल हैं।
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    अपेक्षाओं का वर्णन करें प्रत्येक कार्य, जिम्मेदारी या गुणवत्ता के नीचे, उस व्यक्ति से क्या उम्मीद की जाती है, लिखें। आप इन कौशलों के लिए नकारात्मक बिंदुओं के विरुद्ध भी भेदभाव कर सकते हैं।
    • उदाहरण के लिए, "व्यावसायिकता" के तहत आप लिख सकते हैं: "उचित रूप से पोशाक," "नम्रतापूर्वक और ग्राहकों को जल्दी से संबोधित करें" और "रिसेप्शन को साफ और संगठित रखें।" बुरे बिंदुओं का वर्णन करने के लिए, आप उद्धृत कर सकते हैं: "उचित रूप से तैयार नहीं", "बुरी तरह से ग्राहकों का व्यवहार करता है" या "पत्तियों को असंगठित छोड़ देता है"
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    स्कोरिंग सिस्टम का विकास करें 1 से 10 तक स्कोरिंग सिस्टम बनाएं, जहां 10 उत्कृष्टता का उच्चतम स्तर है और नीचे 4 एक अस्वीकार्य स्तर है। असाइन किए गए बिंदुओं के लिए औचित्य लिखने के लिए प्रत्येक सुविधा के नीचे एक जगह छोड़ें।
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    प्रशासनिक सहायक के साथ अपेक्षाओं की चर्चा करें कर्मचारी यह नहीं सोच सकता कि आप क्या चाहते हैं किसी को काम पर रखने के लिए, आपको उसे इच्छित विशेषताओं के साथ नौकरी का विवरण देना होगा। आप मूल्यांकन फार्म को शामिल कर सकते हैं ताकि व्यक्ति को पता चले कि इसके बारे में क्या उम्मीद है।
    • इसके अलावा, यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि आपका नौकरी नियोजन आपके काम को कैसे प्रभावित कर सकता है आप या तो उन कर्मचारियों को बढ़ावा दे सकते हैं जो अच्छा काम करते हैं, या रेटिंग्स का उपयोग करके यह देखने के लिए कि कंपनी में आगे कौन चला जाता है। जब तक वे सुधार नहीं करते हैं, कम स्कोर वाले कर्मचारी पुनर्मूल्यांकन अवधि के माध्यम से जा सकते हैं। अगर उन्हें लगातार तीन मूल्यांकन के लिए कम स्कोर प्राप्त होता है, तो उन्हें खारिज कर दिया जाता है।
  • भाग 2
    लक्ष्य निर्धारित करना

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    यथार्थवादी लक्ष्यों को बनाएं एक विज़ार्ड के लिए, यथार्थवादी लक्ष्यों को सीखना है कि कैसे एक नई प्रणाली को संभालना है या नियोजन जैसे नए कार्यों को शामिल करना है। एक अन्य संभावित लक्ष्य कुछ नया सीखना है, जैसे बुनियादी नेटवर्क रखरखाव
    • अपने कर्मचारी के विचारों के बारे में चर्चा करने के लिए कुछ समय निकालें और उसके पेशेवर हित क्या हैं
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    वास्तविक समय सीमा निर्धारित करें छोटे लक्ष्यों में एक बड़ी परियोजना को विभाजित करें यदि आपका कर्मचारी बुनियादी नेटवर्क रखरखाव सीखना चाहता है, उदाहरण के लिए, आप पूरे वर्ष लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं: कक्षाएं (12 सप्ताह), हाथों पर कक्षाएं (12 सप्ताह), बुनियादी नेटवर्क व्यवस्थाकरण (12 सप्ताह) सीखना और रखरखाव शुरू करना वेबसाइटों।
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    लक्ष्यों को संचारित करें यदि आपने अपने कर्मचारी के साथ लक्ष्यों पर विचार नहीं किया है, तो उनसे संवाद करें कि आप उनके द्वारा क्या अपेक्षा करते हैं। लिखित रूप में प्रलेखित उम्मीदों को छोड़ने के लिए मुद्रित दस्तावेज़ रखना अच्छा है, लेकिन व्यक्ति में बात करना भी महत्वपूर्ण है।
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    प्रदर्शन का मूल्यांकन अगले मूल्यांकन में, हमेशा पिछले वर्ष में स्थापित लक्ष्यों को शामिल करें। विश्लेषण करें कि व्यक्ति ने लक्ष्यों को पूरा किया है या नहीं, और अगर वह उन तक नहीं पहुंचा, तो क्या बाधाएं सामने आईं? दूसरे शब्दों में, बाहरी कारकों (यदि उदाहरणों में वर्गों की पेशकश नहीं की गई है) के कारण विफल होने के लिए कर्मचारी को झुकाओ मत।
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    नए ज्ञान को व्यवहार में लगाने का सर्वोत्तम तरीका का विश्लेषण करें जब आप कुछ लक्ष्यों तक पहुंचते हैं, तो यह तय करने का समय है कि उस ज्ञान को कैसे अभ्यास में लाया जाए। अगले वर्ष के लिए लक्ष्यों को निर्धारित करने के लिए प्रदर्शन मूल्यांकन का उपयोग करें, जिस व्यक्ति ने सीखा है
  • भाग 3
    तय करना कब और कैसे मूल्यांकन करना है

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    कृपया कोई दिनांक सीमा सेट करें आप सालाना अपने कर्मचारी का मूल्यांकन कर सकते हैं, लेकिन तिमाही मूल्यांकन का पालन करना सबसे अच्छा है। लंबे समय से कर्मचारियों को लक्ष्य पूरा करने के लिए अधिक समय मिलता है, लेकिन कम अंतराल पर आप उन्हें अधिक बारीकी से अनुसरण कर सकते हैं और वे इस अवधि में छोटे समायोजन कर सकते हैं।
    • महीनों में किए गए छोटे मूल्यांकन के आधार पर कुछ कंपनियां प्रति वर्ष एक महान प्रदर्शन मूल्यांकन करती हैं।
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    मूल्यांकन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को परिभाषित करें यदि सहायक एक से अधिक व्यक्ति के लिए काम करता है, तो आप प्रत्येक व्यक्ति को मूल्यांकन फ़ॉर्म पूरा करने के लिए कह सकते हैं। अगर आप केवल एक ही हैं, तो आप एक हैं जो मूल्यांकन करना चाहिए।
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    प्रारूप चुनें आप एक लिखित प्रतिक्रिया दे सकते हैं या कर्मचारी के साथ व्यक्तिगत रूप से मूल्यांकन पर चर्चा कर सकते हैं। एक अन्य विकल्प के मूल्यांकन के लिए चर्चा करने के लिए अन्य पर्यवेक्षकों के साथ एक बैठक की जानी है।
  • भाग 4
    मूल्यांकन करना

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    एक दैनिक या साप्ताहिक कार्य के रूप में आकलन निर्धारित करें आप पूरी तरह से स्मृति पर और साल भर में किए गए नोटों की जांच के बिना निर्भर एक वार्षिक मूल्यांकन नहीं कर सकते। इस अवधि के दौरान कर्मचारी को अपने विवरण को एक हफ्ते में कम से कम एक बार बताएं, कुछ विवरणों की रिपोर्ट करें।
    • आप लिख सकते हैं, उदाहरण के लिए, "तीन ग्राहकों ने इतनी और आज की प्रशंसा की उन्होंने कहा कि वह समस्या को हल करने के लिए कड़ी मेहनत कर रहे हैं, "बस लिखने के बजाय" तो-और-आज भी एक अच्छा काम किया है। " या आप लिख सकते हैं "तो-और-तो इस सप्ताह बेतरतीब हो गया था, तीन महत्वपूर्ण फाइलों को खो दिया और सुधार करने का वादा किया," नहीं "तो-और ऐसा नहीं किया गया है।"
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    मूल्यांकन फ़ॉर्म भरें जब मूल्यांकन करने का समय आता है, तो आपके नोट्स का उपयोग करें। निर्दिष्ट बिंदुओं को पूरक करने के लिए और यह देखने के लिए कि क्या कर्मचारी ने अपेक्षित लक्ष्यों को पूरा किया है, विवरण जोड़ें।
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    जानकारी पेश करें जब आपने मूल्यांकन किया है, तो कर्मचारी को उसे आपके द्वारा चुना गया प्रारूप में पेश करें। यहां तक ​​कि अगर आप उसके बारे में प्रदर्शन के बारे में बात करते हैं, तो कुछ लिखित दस्तावेज रखना महत्वपूर्ण है।
    • पेशेवर रहें, भले ही मूल्यांकन कम हो गया हो। कहने के बजाय "आप पूरी तरह से नियंत्रण से बाहर हैं और जीवन में एक मोड़ लेने की ज़रूरत है," कहते हैं, "हम जानते हैं कि आपकी व्यक्तिगत जिंदगी ने पिछले कुछ महीनों में आपके काम को प्रभावित किया है। हम घर पर अपनी कठिनाइयों को समझते हैं, लेकिन जब आप कंपनी में हों, तो आपको पेशेवर होने की आवश्यकता है। "
    • परिणामों के बारे में बात करें अगर व्यक्ति को सकारात्मक मूल्यांकन प्राप्त हुआ है, उदाहरण के लिए, उसे बोनस प्राप्त हो सकता है यदि आप नकारात्मक हैं, तो आपको एक परीक्षण अवधि फिर से जाना होगा।
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    सुधार करने के लिए क्षेत्रों की समीक्षा करें कर्मचारी को सुधारने के लिए यथार्थवादी तरीके दिखाएं, जैसे कि उसे रिपोर्ट देने के लिए अधिक समय देना आप और उसके दोनों को प्रतिबद्ध करने की आवश्यकता है, इसका मतलब यह है कि यदि वह एक लक्ष्य को पूरा करने में विफल रहता है, तो आप उसे मदद करने के लिए समायोजन कर सकते हैं। हालांकि, अगर वह एकाग्रता की कमी के लक्ष्य तक नहीं पहुंच रहा है, तो उसे नौकरी की जरूरतों को पूरा करने के लिए समायोजित करने की जरूरत है।
    • आप कमजोरियों को दूर करने और आपको मूल्यवान महसूस करने में मदद करने के लिए स्वयंसेवी।
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    व्यक्तित्व का मूल्यांकन न करें जब तक उनका व्यक्तित्व कार्य को प्रभावित नहीं कर रहा है, तब तक केवल कार्य पर ध्यान केंद्रित किया जाता है। दूसरे शब्दों में, व्यक्तित्व संघर्षों को शामिल किए बिना क्या करता है इसका मूल्यांकन करने में उद्देश्य होना चाहिए।
    • यदि व्यक्तित्व काम को परेशान कर रहा है, तो कार्य पर ध्यान केंद्रित करें, न कि व्यक्ति। उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, "इतनी-और-हर हफ्ते ग्राहकों के लिए कठोर हो गया है, जिससे राजस्व का नुकसान हो रहा है," नहीं "तो-और भी बहुत भावुक है।"
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    गुप्त परीक्षण करें अगर आप जिस तरह से अपने आस-पास नहीं होते हैं, लोगों के साथ जिस तरह से बातचीत करते हैं, उसे जांचना चाहते हैं, तो अनाम विश्लेषकों को यात्रा या कॉल करने के लिए किराए पर लेना चाहिए। अपने कर्मचारी की प्रतिक्रिया का परीक्षण करने के लिए उसे या क्या कहना चाहिए की एक स्क्रिप्ट दें
  • सूत्रों और कोटेशन

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