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चर्चा का मार्गदर्शन करें, लेकिन इसे हावी मत करो। अध्यक्ष के रूप में आपकी भूमिकाओं में से एक चर्चा को बहने और नियोजन के भीतर रखना है,
मत करो प्रत्येक विषय पर अपनी राय दें या समय पर चर्चा करें। थोड़ा सा लचीलापन है: अन्य प्रतिभागियों को खुलेआम बोलने दें और नए चर्चा के विषय उभरने दें, भले ही वे एजेंडे पर न हों। आप अंततः चुपचाप समाप्त करने या बातचीत विषय पर चर्चा को बदलने के लिए बदल सकते हैं, लेकिन आपको महसूस नहीं है कि बैठक के हर पहलू को नियंत्रित करने की आवश्यकता है: प्रक्रिया सहयोगी है
- जैसा कि बैठक की प्रगति होती है, एजेंडा पर नजर रखें। अगर आपको देर हो रही है, तो आपको कुछ चर्चा विषयों को छोड़ने या बाद के लिए उन्हें शेड्यूल करने की आवश्यकता हो सकती है। ऐसा करने से डरो मत, अगर वे कर रहे हैं चर्चा की जा रही बहुत महत्वपूर्ण हैं
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भाग लेने के लिए हर किसी को प्रोत्साहित करें बैठक के अध्यक्ष के रूप में, आपका काम एक खुला और उत्पादक चर्चा सुनिश्चित करना है। यदि आप ध्यान दें कि कुछ प्रतिभागियों को जो इस मुद्दे के लिए प्रासंगिक ज्ञान हो सकता है, समूह को नहीं खोल रहे हैं, उन्हें बात करने के लिए प्रोत्साहित करें आपको उन्हें चुनौती देने या उन्हें सीधे कॉल करने की जरूरत नहीं है - बस कुछ कहें जैसे "मुझे लगता है कि श्रीमती सिल्वा का ज्ञान यहां उपयोगी होगा" बैठक में शामिल कम सक्रिय सदस्य प्राप्त करने का एक बढ़िया तरीका है।
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सुनिश्चित करें कि हर कोई इस बात को समझता है कि क्या चर्चा की जा रही है। यह याद रखना मुश्किल हो सकता है कि हर किसी के पास उपस्थिति के विषय के बारे में समान अनुभव या ज्ञान नहीं है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि सभी प्रतिभागियों ने अपना समय बुद्धिमानी से व्यतीत किया, आप जटिल समस्याएं या विषय उठाने के लिए संक्षिप्त रूप से अवसर प्राप्त कर सकते हैं। कम साप्ताहिक इस तरह के एक संकेत की तरह बहुत पसंद करेंगे
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कठिन या असुविधाजनक मुद्दों को अनदेखा न करें अगर किसी सक्षम राष्ट्रपति द्वारा उन्हें नियंत्रण में नहीं रखा जाता है, तो बैठकें बहुत अनुत्पादक हो सकती हैं यह सुनिश्चित करने की कोशिश करें कि सभी महत्वपूर्ण विषयों पर काम किया गया है और सदस्यों को दोषों को स्थानांतरित करने या उन समस्याओं के लिए अस्पष्ट बहाने देने की इजाजत न दें जिन्हें हल नहीं किया गया है। उन सवालों के जवाब देने और उत्तर पाने की कोशिश करें, जो किसी से निपटना नहीं चाहता है। यद्यपि हर कोई नहीं चाहता है, ये असुविधाजनक समस्याएं ठीक उसी तरह हैं जिनसे मीटिंग को यथासंभव प्रभावी बनाने के लिए सबसे ज्यादा ज़रूरत होती है।
- महत्वपूर्ण निर्णय रिकॉर्ड करें यदि आपके पास आधिकारिक क्लर्कों या मिनटों को लिखने के प्रभारी लोग हैं, तो उन्हें यह कार्य दें यदि आप कठिन प्रश्न पूछने का निर्णय लेते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि आपके द्वारा प्राप्त उत्तर अच्छी तरह से प्रलेखित हैं।
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समय पर ध्यान दें बैठकों के लिए एक बुरी प्रतिष्ठा होने का एक कारण है: कई लोगों के लिए, वे समय की एक गंभीर बर्बादी के रूप में देखा जाता है इसे बहुत लंबा बनाने से बचने के लिए, चर्चा को रखने के लिए राष्ट्रपति के रूप में अपनी शक्ति का उपयोग करें, और अगर किसी नियोजित योजना से अधिक समय लग रहा हो, तो किसी अन्य तिथि पर महत्वहीन मुद्दों को स्थगित करने के लिए डर नहींें। अपने आप को तैयार करें और अपने एजेंडा को समय पर निर्धारित करने के लिए तैयार रहें ताकि सुनिश्चित हो सके कि प्रतिभागियों का बहुमूल्य समय व्यर्थ नहीं है।
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