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पहचान लें कि आपके ग्राहक की सबसे बड़ी समस्या यह है कि आपको हल करने का प्रयास करना चाहिए। इसे कुछ शब्दों में बताएं
- कुछ उदाहरण: "बिक्री में कमी", "धीमी गति से नेटवर्क की गति" या "प्रबंधन और कर्मचारियों के बीच संघर्ष"
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अपने पाठकों के ध्यान और ज्ञान के स्तर को पहचानें एक अच्छा श्वेत पत्र बहुत सरल या बहुत जटिल नहीं हो सकता है, और यह किसने पढ़ता है, उसके आधार पर, यह कम या ज्यादा होना चाहिए।
- यदि आप एक इंजीनियर के लिए लिख रहे हैं, उदाहरण के लिए, कई तकनीकी विवरणों में बड़ा विवरण शामिल होना चाहिए अगर यह किसी कंपनी के प्रबंधक के लिए है, तो उद्देश्य रखें ताकि आपका ध्यान खोना न हो।
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श्वेत पत्र के लिए एक आकार चुनें। एक आम आकार एक और पांच पृष्ठों के बीच है। अधिक जानकारी के लिए नीचे दिए गए चरण देखें
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शब्द "श्वेत पत्र" और प्रश्न में समस्या का विवरण सहित एक सामान्य शीर्षक का उपयोग करें।- कुछ उदाहरण: "कंपनी एक्स की स्वास्थ्य बीमा लागत पर श्वेत पत्र" या "माध्यमिक उत्पादन को सरल बनाने के तरीके: श्वेत पत्र"।
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स्पष्ट और सटीक शब्दों में चरण 1 में पहचानी गई समस्या का वर्णन करके शुरू करें समस्या का आपका निदान एक से अधिक पैराग्राफ का विस्तार नहीं करना चाहिए।
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समस्या के विशिष्ट पहलुओं की सूची जारी रखें। तिथियों, चित्रों और नामों का उपयोग करें
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किसी भी आवश्यक संदर्भ प्रदान करें, जैसे कि बाज़ार के आकार का वर्णन या प्रौद्योगिकी में हाल की घटनाओं।
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समाधान या समाधान का वर्णन करें जो आप प्रस्ताव कर रहे हैं। यह स्पष्ट करने के लिए कि आपके विचार को कैसे कार्यान्वित किया जाएगा, चरण-दर-चरण विवरण लें।
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एक सारांश के साथ समाप्त करें जो इस मुद्दे की समीक्षा करता है, इसका समाधान और परिणाम जो आपको प्राप्त करने की अपेक्षा करते हैं