नोटिस कैसे लिखें
जब आप इस्तीफा देने और आगे बढ़ने का निर्णय लेते हैं, तो आपको अपने मालिक को अपने इरादों को कम से कम दो सप्ताह अग्रिम रूप से बता देना चाहिए। शिक्षित, अभी तक निर्धारित, लिखने का तरीका जानने के लिए अपने मालिक को सौंपने के लिए ध्यान रखें।
चरणों
भाग 1
क्या कहना है और कहने के लिए
1
एक स्पष्ट और संक्षिप्त बयान करें आपके नोटिस की पहली पंक्ति आपको स्पष्ट रूप से बताना चाहिए कि दो सप्ताह की अवधि के बाद आप अपनी स्थिति से इस्तीफा दे रहे हैं। उन शब्दों का प्रयोग न करें जो कि आप नौकरी पर रहने के लिए तैयार हैं या आप सही दिमाग की पेशकश के साथ अपना मन बदल सकते हैं।
- अच्छा उदाहरण: "यह पत्र [पद के नाम] से [इस्तीफे की तिथि] पर [आपकी स्थिति] के रूप में मेरे इस्तीफे की पूर्व सूचना के रूप में कार्य करता है।"
- अच्छा उदाहरण: "[कंपनी की [नाम] कंपनी में [इस्तीफे की तिथि], [आज की तारीख] के दो हफ्ते बाद, मैं इसके द्वारा [स्थिति] की स्थिति से इस्तीफा दे रहा हूं।"
- खराब उदाहरण: "मैं अपनी स्थिति [अपनी स्थिति] से इस्तीफा देना चाहता हूं। कृपया मुझे बताएं कि आपके लिए कौन सी समय सीमा सबसे अधिक सुविधाजनक होगी। "
- खराब उदाहरण: "यदि योजना के अनुसार सबकुछ चला जाता है, तो मैं दो सप्ताह के भीतर इस कंपनी में अपनी स्थिति से इस्तीफा देने की योजना बना रहा हूं।"
2
अपने मालिक को कम से कम दो सप्ताह दें आजकल, कई कर्मचारियों को अनुबंध के लिए दो सप्ताह पहले अग्रिम सूचनाएं भेजने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन ऐसा करने से अभी भी एक पेशेवर शिष्टाचार माना जाता है।
- यदि आप दो सप्ताह से पहले छोड़ देते हैं, संभावित और संभावित मालिक महसूस कर सकते हैं कि आप उनके साथ ऐसा करेंगे।
- यदि आपकी कंपनी बहुत लंबी सेवा अवधि के माध्यम से जा रही है, तो दो सप्ताह के बजाए चार सप्ताह की अग्रिम सूचना भेजने के लिए सबसे अच्छा हो सकता है
- वरिष्ठ अधिकारी और अन्य उच्च रैंकिंग अधिकारियों को दो सप्ताह से अधिक की सूचना भेजने पर विचार करना चाहिए। एक सामान्य नियम के रूप में, आपकी स्थिति के लिए दी गई अवकाश अवधि के बराबर समय की अवधि प्रदान करें। उदाहरण के लिए, यदि आपकी स्थिति आपको तीन हफ्तों की छुट्टी देती है, तो अगली सूचना तीन सप्ताह पहले लिखें
3
उन कारणों को बताने से बचें, जो आप छोड़ रहे हैं विशेषकर अगर आपके कारणों में अस्थिर प्रकृति होती है, लेकिन भले ही आप कंपनी को अच्छी स्थिति से छोड़ रहे हों, तब भी आपको उन्हें नोटिस में शामिल करने से बचना चाहिए।
- हालांकि, आपको अपने कारण बताएंगे कि अगर आपको सीधे नोटिस में शामिल करने के लिए कहा गया है।
- आपको अपने पर्यवेक्षकों और सहकर्मियों के सवालों के जवाब देने के लिए भी एक कारण तैयार करना चाहिए, जो जानना चाहेंगे कि आप इस्तीफा देने की योजना क्यों दें। इस कारण को आपके आधिकारिक पत्र में शामिल करने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन जब भी आपको व्यक्तिगत रूप से पूछा जाता है, तब भी इसे तैयार करना अच्छा होता है
4
औपचारिक और मैत्रीपूर्ण रहें आपके पत्र का एक समग्र स्वर व्यावसायिक होना चाहिए, लेकिन इतना पेशेवर नहीं है कि यह आपको ठंड और कठिन दिखता है आपको अपने बॉस के साथ अतीत में इस्तेमाल किए जाने वाले मित्रतापूर्ण स्वर का उपयोग करके पत्र लिखना चाहिए।
- अगर आपके बॉस के साथ वार्तालाप ने हमेशा एक कठोर और पेशेवर संरचना का पालन किया है, तो अपने नोटिस पर उस स्वर को रखें। दूसरी तरफ, यदि आप अपने बॉस से अधिक व्यक्तिगत स्वर में बात करते हैं, तो पत्र में अधिक व्यक्तिगत स्वर का उपयोग करने से डरो मत। यह तब तक उपयुक्त हो सकता है जब तक यह बहुत आरामदायक और मैला नहीं है।
- अच्छा उदाहरण: "मैं आपके साथ काम करने वाले अनुभव और विकास के लिए बहुत आभारी हूँ।"
- खराब उदाहरण: "बस राज्य के लिए, मैं औपचारिक रूप से यह पुष्टि करता हूं कि अब भी एबीसी कंपनी के लिए बहुत प्यार है और मुझे कंपनी में काम करने वाले किसी कर्मचारी या मालिक को कोई नुकसान नहीं है।"
- खराब उदाहरण: "सब कुछ के लिए मोटो ओबग!"।
5
एक सकारात्मक स्वर का उपयोग करें यह पत्र आपके व्यक्तिगत फ़ोल्डर में अंतिम दस्तावेज़ होगा, इसलिए इसे एक अच्छा प्रभाव बनाने की आवश्यकता है। यहां तक कि अगर आप नौकरी से नफरत करते हैं और कभी भी कंपनी में किसी और के बारे में नहीं जानना चाहते हैं, तो आपको उसे जलाने के बजाए इस पुल को बरकरार छोड़ने की जरूरत है।
- यदि कोई संभावित मालिक नए मालिक आपके पूर्व मालिक को संपर्क करता है, यह जानकर कि आपने एक सकारात्मक अग्रिम नोटिस छोड़ दिया है, तो वह आपकी छवि पर अच्छा प्रदर्शन करेगा। यह भी फायदेमंद है यदि आपकी पुरानी कंपनी के कर्मचारी जो आपके दस्तावेज़ों को चुनने के लिए ज़िम्मेदार है, आपके बारे में और कुछ नहीं जानता है
- कंपनी में किसी के बारे में बुरी तरह से बात न करें या अपनी सूचना पर निर्देशित होने के तरीके की आलोचना करें।
6
आपका बॉस धन्यवाद। कंपनी के साथ काम करने से आपके द्वारा प्राप्त अवसरों और अनुभवों को देने के लिए अपने मालिक को धन्यवाद देना एक या दो पंक्तियां शामिल करें। हर नौकरी किसी के जीवन के लिए कुछ करने में योगदान देता है, भले ही बुरा पेशेवरों को मिलता है
- यदि आपका अनुभव आम तौर पर सकारात्मक था, तो अपना कृतज्ञता दिखाएं। कुछ लिखो "मुझे यह भी नहीं पता कि पिछले तीन सालों से आपका धन्यवाद कैसे शुरू करना है मैं उम्मीद कर सकता था की तुलना में बहुत कुछ सीखा और मैं आपकी उदारता और धैर्य की सराहना करता हूं। "
- यदि अनुभव अधिक नकारात्मक था, तो आभार के एक सामान्य प्रतीक की पेशकश करें। कुछ ऐसे लिखने की कोशिश करें जैसे "मैं इन तीन वर्षों के रोजगार के दौरान मुझे अनुभव प्राप्त करने के लिए धन्यवाद देना चाहता हूं।"
7
अपने मालिक को पता है कि आप किसी भी बड़े परियोजना को खत्म करना चाहते हैं उत्तरदायित्व और वफादारी के एक अंतिम कार्य के रूप में, किसी भी लंबित या वर्तमान परियोजना को सूचित करें जो आपकी सहायता के बिना गिर जाए, और बताएं कि आप जल्द ही कंपनी को जल्दी में छोड़ने के बजाय उन्हें समाप्त करना चाहते हैं।
- प्रगति में परियोजनाएं या छोटी परियोजनाएं जिन्हें आसानी से किसी अन्य व्यक्ति द्वारा निर्देशित किया जा सकता है, उन्हें इस अधिसूचना से बाहर रखा जा सकता है।
- यह आपके मालिक को एक अच्छी छाप छोड़ देता है, इस प्रकार यह अधिक संभावना करता है कि वह भविष्य में आपके द्वारा किसी अन्य नियोक्ता को एक अच्छी सिफारिश प्रदान करने के लिए तैयार हो जाएगा जब पूछा जाएगा
8
आपके इस्तीफे के बाद प्रस्ताव का प्रस्ताव चूंकि कंपनी अपने बाहर निकलने के बाद वर्कफ़्लो में बदलाव करती है, इसमें कुछ बाधाएं होने की संभावना है। आपके नोटिस पर, कंपनी को आपकी सहायता पूरी करने के बाद भी संक्रमण में आपकी सहायता प्रदान करें।
- कृपया आपके फोन के लिए कोई फोन नंबर या ईमेल पता प्रदान करें ताकि आपको कोई प्रश्न हो।
9
एक धन्यवाद के साथ समाप्त यहां तक कि अगर आपने चेतावनी के लिए पहले से ही अपने बॉस का धन्यवाद किया है, तो आपका कृतज्ञता पुन: पुष्टि करके पत्र का शरीर समाप्त करना एक अच्छा विचार है।
- उदाहरण के लिए: "मैंने हमेशा आपके लिए और एबीसी कंपनी का आभारी रहना होगा जो आपने मेरे लिए किया है।"
भाग 2
पत्र प्रारूपण करना
1
एक पत्र लिखें, ईमेल नहीं। अपनी अग्रिम सूचना भेजते समय, आपको एक ईमेल भेजने के बजाय टाइप और मुद्रित पत्र लिखना चाहिए यह पत्र आपके बॉस को व्यक्तिगत तौर पर दिया जाना चाहिए।
- भले ही एक ईमेल लिखना आसान और तेज लगता है, यह कम पेशेवर माना जाता है और आमतौर पर इसे अनुमोदित नहीं किया जाता है
- मेल द्वारा अपनी अग्रिम सूचना न भेजें ऐसा करने से विलंब हो सकता है, और जब तक पत्र आपके बॉस तक नहीं पहुंच जाता, तब तक आपके दो हफ्ते पहले से ही आधे रास्ते से होते हैं
2
ऊपरी बाएं कोने में दिनांक दर्ज करें सामान्य नियमों के अनुसार, औपचारिक पत्र लिखते समय आपको पृष्ठ के ऊपरी बाएं कोने में दिन-महीना-वर्ष प्रारूप में हमेशा दिनांक टाइप करना चाहिए। महीने भर में होना चाहिए, लेकिन दिन और वर्ष संख्यात्मक रूप में लिखा जाना चाहिए।
- उदाहरण: 26 जून, 2013
- ध्यान दें कि आपको तिथि के ऊपर एक पता शामिल करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि आपका पता आपके बॉस के समान होगा। हालांकि, यदि आप चाहते हैं तो आप उस पते पर कंपनी के लेटरहेड का उपयोग कर सकते हैं
3
व्यवसाय के पते सहित विचार करें यदि आप लेटरहेड का उपयोग कर रहे हैं, तो आप कंपनी के भीतर प्राप्तकर्ता के पते को शामिल नहीं करने का निर्णय ले सकते हैं, क्योंकि यह केवल एक कंपनी के भीतर से भेजा गया पत्र है हालांकि, पता शामिल करना एक अच्छा विचार है क्योंकि इससे आपको अपने मालिक को विशेष रूप से पत्र निर्देशित करने की अनुमति मिलती है।
- पहली पंक्ति पर अपने बॉस के व्यक्तिगत शीर्षक और पूरा नाम शामिल करें
- उस पंक्ति के बाद लाइन पर अगली पंक्ति और शहर, राज्य और ज़िप कोड पर सड़क का पता टाइप करें
- दिनांक और पते के बीच एक रेखा को छोड़ें। ग्रीटिंग लिखने के लिए दूसरी पंक्ति छोड़ें पते के बीच कोई स्थान नहीं होना चाहिए
4
अभिवादन में अपने मालिक को सीधे सिर। आपका पत्र "प्रिय [बॉस का नाम]" से शुरू होना चाहिए और आपको कभी भी अस्पष्ट और सामान्य ग्रीटिंग का उपयोग नहीं करना चाहिए, जैसे "यह किसकी चिंता कर सकता है"?
- आपको अपने बॉस को हमेशा उसी तरह से संबोधित करना चाहिए, भले ही यह विधि थोड़ा आरामदायक है। उदाहरण के लिए, यदि आप अपने बॉस को पहले नाम से कहते हैं, तो "प्रिय जैनिन" लिखें। यदि आप अपने मालिक को अधिक पेशेवर तरीके से कॉल करते हैं, तो उपनाम से, "प्रिय श्रीमती सैंटोस।" का उपयोग करें
5
पत्र का शरीर लिखें इस अनुच्छेद में उद्धृत निर्देशों के अनुसार पत्र के शरीर को लिखने की शुरुआत से पहले सलामी के बाद एक रेखा को छोड़ें।
- आपको एक ही पैराग्राफ में लाइनों को नहीं छोड़ना चाहिए, लेकिन प्रत्येक अलग अनुच्छेद के लिए आपको एक रेखा को छोड़ना चाहिए।
- आपका पत्र एक से अधिक पेज लंबा नहीं होना चाहिए
6
एक गर्म अंत का उपयोग करें अपनी टोन को सकारात्मक और मैत्रीपूर्ण रखने के लिए आपको एक परिणाम के साथ आने की जरूरत है जो "ईमानदारी से", "धन्यवाद" या "ईमानदारी से" अधिक गर्म और गंभीर महसूस करता है।
- संभावित परिणामों के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- गर्म संबंध
- आपको बहुत सफलता बधाई देना
- सब कुछ के लिए एक बड़ा धन्यवाद
- ईमानदारी से कृतज्ञता और महान स्नेह के साथ
7
दर्ज करें और अपना नाम दर्ज करें। अंत के बाद अपना पूरा नाम चार लाइनें दर्ज करें और परिणाम और पूर्ण नाम दर्ज किए गए नाम के बीच की रेखा पर अपना नाम दर्ज करें।
भाग 3
अपनी प्रारंभिक चेतावनी वितरित करना
1
अपनी अग्रिम सूचना सीधे अपने बॉस को भेजें ऐसा करने का सबसे पेशेवर तरीका पहला है और व्यक्तिगत तौर पर अपने मालिक को नोटिस देना।
- आपको आम तौर पर एक बैठक का शेड्यूल करना पड़ता है, लेकिन अगर आप एक छोटी सी कंपनी में काम करते हैं और अपने बॉस के नजदीक होते हैं, तो आप अपने कार्यालय के बारे में बताए बिना रोक सकते हैं।
- बातचीत को निजी रखने के लिए आपके पीछे के द्वार को बंद करें
- अपने मालिक को अग्रिम नोटिस दें और समझाएं कि जब आप इसे हाथ में लेते हैं तो पत्र क्या होता है
- आपका बॉस शायद आपके साथ स्थिति पर चर्चा करना चाहता है यहां तक कि अगर आपके पत्र में पहले से ही प्रश्नों के उत्तर दिए गए हैं, तो उन सभी को स्पष्ट रूप से उत्तर दें
- अपने मालिक को एक हाथ मिलाने के साथ धन्यवाद जैसा कि आप छोड़ दें
2
उन लोगों के लिए प्रतियां बनाएं जिनके लिए सबसे अधिक आवश्यकता है यह कंपनी के अनुसार भिन्न होता है, लेकिन आमतौर पर मानव संसाधन विभाग को एक प्रति की आवश्यकता होती है, जैसे किसी अन्य पर्यवेक्षक के लिए जिसे आप काम करते हैं
- सह कार्यकर्ता, सलाहकार, टीम के सदस्यों और ग्राहकों को व्यक्तिगत रूप से उनके बर्खास्तगी के बारे में सलाह दी जानी चाहिए। उन्हें आपके नोटिस की आधिकारिक प्रति की आवश्यकता नहीं है
3
कड़ी मेहनत करें और बकाया मुद्दों को हल करें यदि आपने किसी लंबित परियोजना को पूरा करने के लिए जो पत्र लिखा था, तो आपको वादा किए गए वचन को पूरा करना होगा और उन परियोजनाओं को पूरा करना होगा।
- यहां तक कि अगर आपने कोई वादा नहीं किया है, तो आप अपने अंतिम सप्ताह के काम में आराम नहीं कर सकते। संक्रमण हर किसी के लिए मुश्किल होगा, और यह आपके पेशेवर कर्तव्य है कि आपके बॉस के लिए इसे जितना आसान हो सके।
- दूसरी तरफ, यदि आपको लगता है कि आपकी कंपनी आपको गलत तरीके से इलाज कर रही है क्योंकि आपने अपना इस्तीफा घोषित किया है, तो उन्हें लाभ लेने या अनावश्यक मात्रा में अतिरिक्त कार्यों के साथ आप पागल नहीं होने दें।
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