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प्रक्रिया सुधार को कैसे मापें

बाजार की प्रतिस्पर्धात्मकता सुनिश्चित करने के लिए कई कंपनियों द्वारा नियोजित एक विधि, परिचालन और वित्तीय दोनों प्रक्रियाओं में लगातार सुधार है, और इसके लिए प्रत्येक प्रकार के सुधार को मापने के लिए एक विशेष उपकरण की आवश्यकता होती है। व्यापार जगत में एक ऐसा कह आता है, "जो मापा नहीं जा सकता, उसे प्रबंधित नहीं किया जा सकता।" समस्या को हल करने के लिए, कंपनियां मीट्रिक्स बनाती हैं, जो किसी दिए गए प्रक्रिया के मापनीय पहलुओं को एक परिवर्तन के क्रियान्वयन से पहले और बाद में डेटा एकत्र करने के लिए करती हैं। मैट्रिक्स विश्लेषण ऐसी जानकारी प्रदान करता है जो हमें यह समझने में सहायता करता है कि किसी खास परिवर्तन से किसी प्रक्रिया को कैसे लाभ हुआ है, या यहां तक ​​कि अगर कोई भी सुधार हुआ है आरंभ करने के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि आप सीखें कि प्रत्येक विशिष्ट प्रक्रिया के लिए सबसे उपयुक्त मीट्रिक कैसे चुनना है।

चरणों

भाग 1
प्रक्रिया सुधार प्रणाली का आयोजन

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निर्धारित करें कि किन पहलुओं को मापा जाना चाहिए, यानी, यह निर्धारित करें कि जब आप सुधार के बारे में बात करते हैं तो आप क्या कहना चाहते हैं। क्या प्रक्रिया को किसी अन्य तरीके से अधिक विश्वसनीय, तेज, अधिक कुशल या बेहतर होना चाहिए? यह कदम परियोजना को स्पष्ट करेगा। ध्यान रखें कि प्रक्रिया को ऐसे परिणाम उत्पन्न करना चाहिए जिन्हें किसी तरह से मापा जा सकता है।
  • उदाहरण के लिए, एक कंपनी जो डिलीवरी के समय को कम करना चाहती है उसे समय मापने की आवश्यकता होती है, जैसे डेटा स्कैनिंग कंपनी को अंतिम उत्पाद में चरित्र त्रुटियों के प्रतिशत का विश्लेषण करने की आवश्यकता होगी।
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    परियोजना के लिए एक लगातार शब्दावली बनाएं सटीकता और स्थिरता सुनिश्चित करने के लिए व्यापक रूप से परिभाषित परिभाषाओं का उपयोग करें, जो विभिन्न क्षेत्रों या स्थानों में कर्मचारियों द्वारा साझा की जाने वाली सभी जानकारियों को विश्वसनीयता प्रदान करेगा। सभी मापा चर की स्पष्ट परिभाषा प्रदान करके गलतफहमी से बचें।
    • उदाहरण के लिए, मान लें कि कंपनी दिन में समय को मापता है। अलग-अलग क्षेत्रों में "एक दिन" की अवधारणा के लिए अलग-अलग परिभाषाएं हो सकती हैं, अर्थात् वे केवल कार्य दिवस, किसी भी 24 घंटे की अवधि, या दिन के रूप में दैनिक आठ घंटे की कार्यदिवस पर विचार कर सकते हैं। इस प्रकार की असंगति भ्रम पैदा कर सकती है।
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    निर्धारित करें कि जानकारी कैसे एकत्र की जाएगी डेटा को समान रूप से एंटरप्राइज़ में एकत्र किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि कोई विभाग यादृच्छिक नमूनों से जानकारी एकत्र करता है, तो अन्य सभी विभागों को ऐसा करना चाहिए। अन्यथा, डेटा की तुलना करना असंभव होगा इसके अलावा, आपको उन सभी स्थानों के लिए माप की मानक इकाइयों को परिभाषित करना चाहिए जहां परिणाम मापा जाएगा।
    • उदाहरण के लिए, डिलीवरी की गति को मिनटों या घंटों में मापा जा सकता है, और एक माप को दूसरे में परिवर्तित करने के लिए लिया जाने वाला समय प्रक्रिया अक्षम हो सकता है।
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    गणना की सटीकता को मानकीकृत करें इसका मतलब यह है कि एक विभाग को गोल का समय नहीं होना चाहिए (यानी, एक घंटे के रूप में 59 मिनट का रिकॉर्डिंग करना), जबकि अन्य घंटे, मिनट, और सेकंड में रिकॉर्ड करता है। अन्यथा, विस्तार के विभिन्न स्तरों से परिणाम भ्रामक होगा। ध्यान रखें कि छोटी इकाइयां आमतौर पर अधिक सटीक परिणाम उत्पन्न करती हैं।
    • उदाहरण के लिए, सभी विभाग दशमलव अंकों के दौर के लिए सहमत हो सकते हैं।
  • भाग 2
    परियोजना के लिए सही मीट्रिक चुनना

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    प्राथमिक मीट्रिक निर्धारित करें इस तरह के एक मीट्रिक प्रक्रिया के सुधार के परिणाम या प्राथमिक लक्ष्य को परिभाषित करता है। उदाहरण के लिए, एक कार फैमिली एक प्राथमिक मीट्रिक के रूप में प्रति घंटे उत्पादन कारों की संख्या का उपयोग कर सकता है। एक प्रक्रिया में सुधार करने से पहले आपको एक संदर्भ मीट्रिक की आवश्यकता होगी। परियोजना के अंत में, प्रक्रिया को फिर से मापा जाएगा, और अंत में सुधार की गणना की जा सकती है।
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    प्राथमिक लक्ष्य को एक प्रशासनिक मीट्रिक से कनेक्ट करें ये मैट्रिक्स विश्लेषण करते हैं कि परिचालन प्रक्रिया में सुधार कंपनी के प्रशासनिक लक्ष्यों को कैसे पूरा करने में मदद करता है। उदाहरण के लिए, यदि मुख्य मीट्रिक विनिर्माण समय में कमी है, तो प्रशासनिक मीट्रिक को लाभ में वृद्धि या स्थिर लागत में कमी हो सकती है। प्राथमिक और प्रशासनिक मीट्रिक के बीच एक कारण और प्रभाव सम्बन्ध है जो दर्शाता है कि प्राथमिक मीट्रिक में सुधार व्यापार के लिए फायदेमंद क्यों है।
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    आकस्मिकताओं पर विचार करें एक प्रक्रिया सुधार परियोजना को संपार्श्विक क्षति हो सकती है, इसलिए यदि प्राथमिक मीट्रिक माप को सुधारने की आवश्यकता है, तो एक दूसरे मीट्रिक (जिसे अनुवर्ती मेट्रिक कहा जाता है) को मापने की आवश्यकता होती है कि वह क्या नहीं बदल सकता। इस तरह के डेटा को परियोजना के दौरान, उसके दौरान और बाद में एकत्रित किया जाना चाहिए। किसी विशेष प्रोजेक्ट के लिए संभावित संभावित मीट्रिक में से केवल उन परिणामों को गुणवत्ता पर असर डालने वाले लोगों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
    • उदाहरण के लिए, एक कंपनी जो नेतृत्व समय पर कटौती करना चाहती है, वह क्षतिपूर्ति वाले उत्पादों में वृद्धि को अनदेखा कर सकती है क्योंकि कर्मचारी को संभालने के लिए पैकेज हैंडलिंग इस मामले में, दोषपूर्ण उत्पादों का अनुपात परिणामस्वरूप मीट्रिक होना चाहिए।
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    एक वित्तीय मीट्रिक निर्धारित करें संसाधन की बचत कंपनी का प्राथमिक मीट्रिक नहीं हो सकता है, लेकिन कंपनियों को सुधार प्रक्रियाओं के वित्तीय परिणामों पर नजर रखने की जरूरत है, जो कुल परियोजना लागतों के योग के साथ भ्रमित नहीं होना चाहिए। इसके बजाय, वित्तीय मेट्रिक्स को परियोजना के वित्तीय लाभों का विश्लेषण करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करना चाहिए। सुधार परियोजना को अंतिम रूप देने के बाद कई कंपनियां एक साल तक इस मीट्रिक की निगरानी कर रही हैं।
    • उदाहरण के लिए, विनिर्माण समय में कमी से कंपनी की बिक्री में वृद्धि की उम्मीद है। इस मामले में, हमें उपज और अन्य कारकों पर नियंत्रण रखना चाहिए, जैसे परिवर्तनों के कार्यान्वयन की तारीख से परियोजना समाप्त होने के बाद, लाभ को मापने के लिए, परिवर्तनों से मूल्यों को कैसे प्रभावित किया गया था।
  • भाग 3
    डेटा एकत्रित करना

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    माप की अवधि किसी प्रक्रिया की लंबाई का मूल्यांकन करता है कि कोई उत्पाद या सेवा बनाने में शामिल कदमों को पूरा करने के लिए कितना समय लगता है। अन्य अवधि मीट्रिक यह मानते हैं कि किसी प्रोजेक्ट में मान जोड़ने के लिए कितना समय लगता है या किसी ग्राहक के अनुरोध को पूरा करने के लिए कंपनी को कितना समय लगता है। मीट्रिक की गणना में समय पर किए गए वितरण का प्रतिशत भी शामिल हो सकता है।
    • प्रक्रियाओं की लंबाई कम करने से किसी व्यवसाय में सुधार के लिए एक सिद्ध रणनीति है, क्योंकि इससे कंपनी को उत्पादों और सेवाओं को जल्द ही निर्माण और वितरित करने की अनुमति मिलती है। उदाहरण के लिए, फर्नीचर निर्माता के मामले में, अगर अन्य सभी कारक एक समान हैं, तो उपभोक्ताओं को हमेशा देर से देर से एक नया सोफा या डाइनिंग टेबल प्राप्त करना पसंद करेंगे प्रक्रिया की लंबाई कम करके, आप ग्राहकों को बनाए रखने और नए कारोबार जीतने की संभावना में वृद्धि करेंगे।
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    उपाय लागत लागत मीट्रिक उत्पादन प्रक्रिया के कुल मूल्य का आकलन करती है, साथ ही साथ उत्पादन स्तर के परिचालन लागत का आकलन करती है। लागत-प्रति-लेन-देन, एक इकाई के उत्पादन पर खर्च की गई राशि को मापता है, संसाधन-बचत मीट्रिक लागत-प्रति-लेन-देन में कमी का आकलन करती है, और श्रम-बचत मीट्रिक का निर्माण करने के लिए आवश्यक कार्य घंटे की मात्रा का विश्लेषण करती है उत्पाद या सेवा
    • लागत में कमी की रणनीतियों और भी महत्वपूर्ण हैं जब किसी कंपनी की बिक्री में गिरावट आती है। उदाहरण के लिए, जब बैंक ऑफ अमेरिका को 2011 में उधार देने और व्यापारिक राजस्व में गिरावट का सामना करना पड़ा, तो कंपनी ने श्रम को शेयरधारकों को मुनाफा प्रदान करना जारी रखने का निर्णय लिया। प्रबंधकों और सलाहकारों ने लागत मैट्रिक्स का इस्तेमाल संगठनों के साथ समझौता किए बिना जितना संभव हो सके बचाने के लिए वे कार्यों को पहचानने के लिए किया।
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    गुणवत्ता को मापें क्वालिटी मैट्रिक्स उपाय ग्राहक संतुष्टि, और यह डेटा सर्वेक्षण, शिकायतों और अन्य रूपों के माध्यम से एकत्र किया जा सकता है प्रतिक्रिया. वे यह भी मूल्यांकन करते हैं कि कोई प्रक्रिया क्लाइंट के लिए मूल्य पैदा करती है या नहीं, साथ ही त्रुटियों की आवृत्ति का विश्लेषण करती है और कितनी बार नौकरी को पुन: तैयार करने की आवश्यकता होती है। दोष दर त्रुटियों के प्रतिशत का विश्लेषण करती है, और अंतिम रूप की दर और सटीकता त्रुटि मुक्त प्रक्रियाओं की आवृत्ति को मानता है।
    • उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य उद्योग गुणवत्ता मैट्रिक्स पर बहुत अधिक निर्भर करता है, जिनके सुधारों को डेटा-आधारित होना चाहिए। विश्लेषकों ने स्वास्थ्य देखभाल सेवाएं प्रदान करने के तरीके में विविधताओं की पहचान करने के लिए नैदानिक ​​और वित्तीय डेटा की जांच की। गुणवत्ता की नैदानिक ​​परिणाम देने वाली प्रक्रिया बनाने के लिए, विश्लेषकों ने संसाधनों को बेमानी या बर्बाद करने के लिए प्रक्रिया को तोड़ दिया। लागत में कमी कंपनी के लिए मूल्यवान नहीं होगी यदि वह वर्तमान में पेश की गई गुणवत्ता के स्तर को बढ़ा या बनाए नहीं रखता है।
    • बढ़ती गुणवत्ता की कुंजी प्रभावशीलता से समझौता किए बिना दक्षता में वृद्धि करना है जब हम दक्षता के बारे में बात करते हैं, तो हमारा मतलब है कि किसी विशिष्ट उत्पाद या सेवा को वितरित करने के लिए आवश्यक संसाधनों की मात्रा, चाहे प्रभावशीलता उत्पाद या सेवा के उद्देश्यों को दर्शाती है, वह यह है कि कंपनी उन उद्देश्यों को कैसे प्राप्त करती है।
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    उत्पादन का आकलन करें उत्पादन मीट्रिक यह मानते हैं कि किसी दिए गए अवधि में कितने उत्पाद या सेवाओं का उत्पादन किया जाता है और इसलिए बाजार की मांग के साथ जुड़ा होना चाहिए। ऐसे मीट्रिक भी देरी और इन्वेंट्री पर असर डालने पर विचार करते हैं, जिन कारकों को हमें न्यूनतम पर रखना चाहिए अंत में, प्रगति पर काम भी उत्पादन लाइन पर उत्पादों या सेवाओं की संख्या निर्धारित करने के लिए मापा जाता है
    • उत्पाद निर्माण को बढ़ाने के लिए एक रणनीति का काम मानकीकृत है उदाहरण के लिए, मोटर वाहन उद्योग में, वाहनों को इकट्ठा करने के लिए निर्माताओं की मानकीकृत विधि होती है। वे उत्पादन बढ़ाने के लिए विनिर्माण प्रक्रियाओं को मानकीकृत कर सकते हैं, और मेट्रिक्स यह विश्लेषण करने में सहायता करती है कि एक निश्चित प्रक्रिया एक फैक्ट्री के आउटपुट को कैसे बढ़ा देती है। जब नई मानक प्रक्रिया के भीतर कुछ अधिक मात्रा में उत्पादों का निर्माण होता है, तो माप सफलता थी।
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    प्रक्रियाओं की जटिलता को मापें यह मैट्रिक मैन्युफैक्चरिंग प्रक्रिया में शामिल कदमों की संख्या को मापता है, साथ ही साथ यह विश्लेषण करती है कि कर्मचारी टर्नओवर या पर्यवेक्षक की मंजूरी की ज़रूरत से कितनी बार यह प्रक्रिया प्रभावित होती है। कदमों की कुल संख्या मूल्य-जोड़ने की प्रक्रिया में शामिल चरणों की संख्या के साथ गणना की जाती है, अर्थात, जो उत्पाद या सेवा ग्राहकों को अधिक मूल्यवान बनाती हैं रिटर्न, या त्रुटि को सुधार के लिए उत्पादन लाइन को उत्पाद को अग्रेषित करने की संख्या भी मापा जाता है।
    • कंपनियां विकास को प्रोत्साहित करने, लागत कम करने और मुनाफा बढ़ाने के लिए प्रक्रियाओं, संगठन, उत्पादों और डेटा सिस्टम की जटिलता को कम करना चाहते हैं। प्रक्रियाओं की जटिलता को मापने से एक प्रबंधक को यह तय करने में मदद मिलती है कि उत्पाद और सेवाएं न्यूनतम संभव लागत पर ग्राहक की जरूरतों को पूरा करते हैं। ऐसी मेट्रिक्स अत्यधिक जटिल प्रक्रियाओं में छिपी हुई लागतों को उजागर कर सकती है, जिससे कंपनियों को यह पता करने की अनुमति मिलती है कि कौन सा उत्पाद सबसे अधिक लाभदायक है, कौन सा पहलू वास्तव में उपभोक्ता द्वारा मूल्यवान हैं, और किन बातों की समस्याएं दक्षता में बाधा डालती हैं।
  • सूत्रों और कोटेशन

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