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मानव संसाधन विभाग से कंपनी की अनुपस्थिति नीति की हार्ड कॉपी का अनुरोध करें। यदि आप कंपनी की नीतियों को नहीं जानते हैं तो अत्यधिक अनुपस्थिति से निपटने के तरीके को जानना असंभव है।
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सुनिश्चित करें कि नीतियां विशिष्ट डेटा जैसे कि प्रति दिन काम के घंटे की सीमा और प्रत्येक कर्मचारी के ब्रेक और दोपहर के समय की लंबाई शामिल है।
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सुनिश्चित करें कि नीतियां उन प्रक्रियाओं को हाइलाइट करें जिनसे कर्मचारी को एक दिन के लिए दूर रहना होगा या देरी का औचित्य होना चाहिए।- अगर कंपनी की नीतियों में विस्तृत निर्देश शामिल नहीं हैं, तो एक प्रभावी प्रक्रिया बनाओ जिसे कंपनी द्वारा अपनाया जा सकता है। अपने कर्मचारियों के लिए नई प्रक्रिया समझाओ और यह स्पष्ट कर दें कि सभी कर्मचारियों को इस प्रक्रिया का पालन करना चाहिए और अगर उन्हें फिर से तैयार करने की आवश्यकता है तो एक बयान या सुधार का सुझाव देना चाहिए।
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अनुशासनात्मक कार्रवाइयों को परिभाषित करें, जिनके नियोक्ता नियोक्ता ले लेंगे यदि कर्मचारी उपस्थिति के संबंध में कंपनी की नीतियों का पालन न करें।
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अपने कर्मचारियों के साथ आपकी अगली बैठक के दौरान इस नीति की सावधानीपूर्वक समीक्षा करें- अपनी अपेक्षाओं के अनुरूप रहें समझाएं कि सिस्टम कैसे काम करता है जहां कर्मचारी कंपनी को फोन कर सकते हैं और उन्हें किसी भी अनुपस्थिति या देरी के बारे में सूचित कर सकते हैं और आवश्यक संपर्क जानकारी प्रदान कर सकते हैं।
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सभी कर्मचारियों के लिए कंपनी की नीतियों की एक प्रति वितरित करें- प्रत्येक कर्मचारी से इस दस्तावेज़ को हस्ताक्षर करने के लिए कहें और मूल वापस लौटाएं ताकि आप कर्मचारी के फ़ोल्डर में फाइल कर सकें। प्रत्येक कर्मचारी को प्रत्येक दस्तावेज़ की प्रति अपने रिकॉर्ड के लिए रखना चाहिए
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अपने कर्मचारियों को समय-समय पर याद दिलाएं कि दैनिक कार्य अनुसूची का पालन करने और उन्हें पूरा करने की उनकी ज़िम्मेदारी है।
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जब आपकी उपस्थिति दर अन्य कर्मचारियों की तुलना में कम है या जब अनुपस्थिति के लिए दिए गए कारण संदिग्ध हैं, तो सवाल में कर्मचारी के साथ अतिरिक्त अंतराल पर चर्चा करें।- काम पर अनुपस्थिति से संबंधित मुद्दों का समाधान करने के लिए इस अवसर का लाभ उठाएं। अपने अत्यधिक अनुपस्थिति दर के बारे में कर्मचारी से पूछें और तत्काल प्रक्रिया को बताएं जो स्थिति को सामान्य करने के लिए शुरू की जानी चाहिए।
- पूरे वार्तालाप को रिकॉर्ड करें। सुनिश्चित करें कि कर्मचारी तिथि को रिकॉर्ड करता है और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है। कर्मचारी की फ़ाइल में इस रिकॉर्ड की एक प्रति रखें।
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कंपनी की नीति के तहत स्वीकार्य स्तर पर यह सुनिश्चित करने के लिए कर्मचारी की उपस्थिति की निगरानी करें।
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अनुपस्थिति जारी रहने पर कर्मचारी के साथ एक औपचारिक बैठक आयोजित करें।- आधिकारिक को आधिकारिक अधिसूचना युक्त एक पत्र दें। यदि अनुपस्थिति जारी रहती है, तो आपको एक दूसरी औपचारिक बैठक में एक अतिरिक्त पत्र प्राप्त होगा। इस दूसरे पत्र में कर्मचारी को अधिसूचना संदेश होना चाहिए। यदि समस्या बनी रहती है, तो अनुशासनात्मक कार्यों को उजागर करने वाली अंतिम चेतावनी जारी करने के लिए आवश्यक हो सकता है, जिसमें लागू होने पर कंपनी की समाप्ति भी शामिल है।
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अपने कर्मचारी को अपने निलंबन या शट डाउन के बारे में सूचित करें जब सभी अन्य कार्य विफल हो जाएंगे। निलंबन के मामले में वापसी अवधि की लंबाई समस्या की गंभीरता के अनुसार होगी।
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समापन तब लागू किया जाएगा जब साक्ष्य साबित होता है कि कर्मचारी अनिच्छुक है या उसकी उपस्थिति दर को ठीक करने से इनकार करता है