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शब्दों को सावधानी से चुनें याद रखें कि भले ही हमारा सबसे अच्छा इरादा है, कभी-कभी हमारे शब्द दूसरों को चोट पहुंचा सकते हैं इससे पहले कि आप एक संवेदनशील विषय के बारे में बात करें, अपने आप से पूछें कि आपकी टिप्पणी सच है, उपयोगी और दयालु है। पहले व्यक्ति एकवचन वाक्यांशों का प्रयोग करें - "मैं" - अपने विचारों का वर्णन करने के बजाय अनुमान लगाते हुए कि दूसरों को क्या सोच या महसूस करना है।
- उदाहरण के लिए, आप ऐसा कुछ कहना चाह सकते हैं, "आज की बैठक में किए गए फैसले से मुझे असहज महसूस हो रहा है," "आज के निर्णय के बारे में आपको परेशान होना चाहिए।"
- अगर आपको किसी विषय पर किसी विषय पर चर्चा करनी है, तो पहले से बातचीत का अभ्यास करें।
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प्रत्येक स्थिति के अनुसार अपनी संचार शैली को अनुकूलित करें एक संदेश देने से पहले हमेशा दर्शकों को ध्यान में रखें - इससे आपको स्वागत और समझने में मदद मिलेगी। निर्धारित करें कि सबसे अच्छा विकल्प एक ई-मेल या एक आमने-सामने वार्तालाप है, और चाहे एक समय में एक समूह में या एक व्यक्ति को समाचार साझा किया जाना चाहिए।
- उदाहरण के लिए, आपको अपने कर्मचारियों को और अधिक बजट में कटौती के बारे में सूचित करने की आवश्यकता हो सकती है, और अतीत में, ये लोग भ्रम और अनिश्चित हो गए हैं जब महत्वपूर्ण समाचारों को ई-मेल किया गया था। उस मामले में, सभी कर्मचारियों के साथ एक बदलाव की व्यवस्था करने के लिए एक बैठक की व्यवस्था करें, और उनके लिए किसी भी प्रश्न का उत्तर देने के लिए अलग समय सेट करें।
- व्यक्तिगत बैठकों की आवश्यकता के अनुसार अनुसूची करें, या किसी को हमेशा किसी के लिए अनुरोध करें
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नए विचारों के लिए खुला रहें हमेशा अपने खुद के निर्णय लेने के बजाय दूसरों के दृष्टिकोणों को सुनो। लोगों की ईमानदारी के लिए उन्हें धन्यवाद देना न भूलें - इस तरह, वे राय जारी रखने के लिए सहज महसूस करेंगे। प्रत्येक सुझाव पर प्रतिबिंबित करने के लिए समय लें, लेकिन अगर आप मानते हैं कि आपने सबसे अच्छा फैसला किया है, तो अपनी बात का दृढ़तापूर्वक बचाव करें।
- कहो, "ईमानदारी के लिए धन्यवाद, जोस। मैं आपके स्वास्थ्य की योजना के बारे में जो कुछ भी कहा है, उसके बारे में और अधिक शोध करेगी।"
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शब्दों और शरीर की भाषा के साथ मुखर रहें दूसरों से बात करते समय आक्रामक न हो, लेकिन हमेशा आत्मविश्वास दिखाइए - धीरे-धीरे और जानबूझकर बोलो, अपने पैरों और हथियारों को अकुशल रखो, और उन लोगों की नज़रें देखें जो बोल रहे हैं।
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अप्रत्यक्ष भाषा का उपयोग करें अपने विचारों और भावनाओं को व्यक्त करने के लिए बहुत सीधा मत हो: हमेशा दयालुता का स्वर रखने की कोशिश करें आदेशों के बजाय सुझाव देते हैं - एक राजनयिक व्यक्ति आदेश नहीं बोलता है, वह केवल एक व्यक्ति को कुछ करने के लिए प्रेरित करने के तरीकों को खोजता है।
- उदाहरण के लिए, बच्चों के झगड़े की मध्यस्थता के दौरान, एक राजनयिक पिता कुछ कह सकता है कि "आप आगे की झड़पों से बचने के लिए कमरे के स्थान को विभाजित करने का एक बेहतर तरीका सोच सकते हैं।"
- एक अधिकारी के साथ वार्तालाप के दौरान जो हमेशा देर से रहता है, एक राजनयिक पर्यवेक्षक कह सकता है, "क्या आपने एक्सप्रेसवे लेने पर विचार किया है? मुझे लगता है कि यह थोड़ा तेज है।" हालांकि, केवल किसी के साथ अच्छे संबंध में बोलना याद रखें, क्योंकि यह सलाह भी निष्क्रिय-आक्रामक उत्तेजना के रूप में देखी जा सकती है।
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शिष्टाचार का विकास अच्छी शिक्षा कूटनीति का रहस्य है, इसलिए हमेशा अपनी बारी का बोलने की प्रतीक्षा करें और दूसरों को कभी बाधा न दें - दूसरों को प्रोत्साहित करें और किसी का अपमान न करें - अपनी टोन को तटस्थ और स्वाभाविक रखें और चिल्लाने या कसम से बचें।
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अपनी भावनाओं को नियंत्रित करें आपको अप्रिय या अप्रिय सहयोगियों के साथ काम करने की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन कूटनीति सिर्फ उन लोगों के लिए नहीं है जिनके बारे में हम परवाह करते हैं। तो गहरी साँस लेने की तकनीक का अभ्यास करें जब किसी को आप पर जोर दिया जाए और आपको रोने या चिल्लाने की तरह महसूस हो, स्थिति से हट जाएं और बाथरूम में कुछ पल बिताएं।