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कॉल सेंटर के प्रदर्शन को कैसे सुधारें

कॉल सेंटर में दक्षता की कुंजी प्रशिक्षण और प्रेरणा है। मेट्रिक्स, हालांकि, सफलता के लिए कारकों का निर्धारण कर रहे हैं दी गई संख्या के लिए दी जाने वाली विशिष्ट कॉल की स्थापना करना और छोड़ दिया जाने वाला कॉल का प्रतिशत आमतौर पर सेवा स्तर के उद्देश्यों (एसएलओ) और सेवा स्तर के समझौतों (एसएलएएस) में इस्तेमाल होता है। अंग्रेजी, जो अनुबंध संबंधी आवश्यकताएं हैं)। ग्राहक संतुष्टि सर्वेक्षण भी एक अन्य सामान्य मीट्रिक है

इस प्रकार के व्यवसाय में चुनौती ग्राहकों को खुश रख रही है, जबकि कॉल की अवधि कम हो रही है - प्रभावी रूप से उपभोक्ता को मदद करने और कॉल को अंतिम रूप देने से प्राप्त करना एक कठिन संतुलन बिंदु है। यहां कुछ कदम हैं जो आप संपूर्ण रूप से प्रदर्शन को अनुकूलित कर सकते हैं।

चरणों

विधि 1
प्रदर्शन में सुधार

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डेटा एकत्र करें जानकारी जरूरी है। प्रत्येक कॉल पर ब्योरे के साथ एक डेटाबेस रखें, जब आपने फोन किया, यह कितना समय तक उत्तर दिया गया, यह कितनी देर तक चली, किसने इसे उत्तर दिया, कितनी बार और किसके स्थानांतरित किया गया था और श्रेणी (बहुत महत्वपूर्ण)। लिंक प्रदर्शन का आकलन करना भी महत्वपूर्ण है कई कॉल सेंटर उत्पादकता मैट्रिक्स से ग्रस्त हैं और ध्यान दें कि उनके ऑपरेटर वास्तव में टेलीफोन पर कैसे काम करते हैं यह बुरा है कॉल्स का मूल्यांकन करने के लिए किसी एप्लिकेशन का उपयोग करें, जैसे कि LogMyCalls या HyperQuality
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    उपयुक्त श्रेणियों में लिंक को व्यवस्थित करें ऐसे कॉल के लिए डेटाबेस में हमेशा एक "विविध" अनुभाग होगा जो पहले से निर्धारित श्रेणियों में फिट नहीं हैं। सुनिश्चित करें कि ग्राहक सेवा प्रतिनिधि (सीएसआर) सभी कनेक्शनों के बारे में पूरी तरह से जानकारी दर्ज करते हैं, विशेषकर जेनेरिक वाले - आप उन्हें तय करने के लिए उपयोग करेंगे कि आपको नई श्रेणियां बनाने की आवश्यकता है या नहीं। याद रखें कि विभिन्न श्रेणियों के लिंक में भी अलग-अलग अवधियां हैं
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    कौशल के अनुसार असाइनमेंट बनाएं जैसे ही श्रेणियां आती हैं, आप उन्हें सेवा देने के लिए सबसे अधिक योग्य प्रतिनिधि टीमों को विभिन्न प्रकार के कॉल प्रदान कर सकते हैं। इससे अलग-अलग कॉलों के उत्तर देने के लिए समय कम हो जाएगा। आपके कॉल सेंटर के आकार के आधार पर, आपके पास केवल कुछ या दर्जन से अधिक अलग-अलग पद होते हैं (कई लोगों में कई श्रेणियों में कई प्रशिक्षण होंगे)
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    मांग के अनुसार स्केल कर्मचारी यह स्पष्ट है, लेकिन आप से डेटा का उपयोग करेंगे संख्या और कॉल की अवधि, अतिरिक्त समय और एसएलओ के परिणाम किसी भी समय कर्मचारियों की आवश्यकता का अनुमान लगाने के लिए
    • एर्लंग-सी कैलकुलेटर, यह निर्धारित करने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण है कि मात्रा, अवधि और एसएलओ (एर्लान-बी कैलकुलेटर का इस्तेमाल फोन चड्डी या निजी कनेक्शन के लिए कितनी पंक्तियों की आवश्यकता है, यह निर्धारित करने के लिए किया जाता है) के आधार पर कितने कर्मचारियों की आवश्यकता होती है।
    • परिणाम का उपयोग कॉल छोड़ने का समय और सामान्य प्रतिशत का अनुमान लगाने के लिए भी किया जा सकता है
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    मॉनिटर, रिकॉर्ड करें और कॉल को फिर से सुनें। रिकॉर्ड किए गए कॉलों को सुनने की ज़िम्मेदारी के लिए आपको निश्चित रूप से कर्मचारियों की ज़रूरत है इन पेशेवरों को प्रक्रिया सुधार सलाहकार होना चाहिए, जो पेशेवरों की पहचान करने में सहायता करेंगे और लीडर्स पर क्या सुधार किया जा सकता है। इस काम का नतीजा दक्षता प्रशिक्षण की एक सूची होगी जो सीएसआर के बेहतर ग्राहकों को बेहतर सेवा प्रदान करने में मदद करेगा।
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    प्रशिक्षण को अपडेट करें प्रशिक्षण के तहत अपने सीएसआर रखो काम शुरू करने से पहले एक सत्र पर्याप्त नहीं है सलाहकारों द्वारा किए गए सुधारों के अनुसार उन्हें नियमित रूप से प्रशिक्षित करने की आवश्यकता होती है। प्रत्येक तिमाही के प्रशिक्षण के एक या दो दिन पहले आपको उचित और नवीनता रखने के लिए उचित है



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    हाइलाइट किए गए कनेक्शन की स्थिति देखें। कुछ प्रमाण हैं कि जब लिंक आँकड़े सीएसआर के लिए प्रदर्शित होते हैं, तो प्रदर्शन आसानी से बढ़ता है इसके पीछे तर्क यह है कि मानव मनोवैज्ञानिक हमेशा प्रतिस्पर्धा करना और जीतना चाहता है। जब लोग उनके प्रदर्शन में सुधार करते हैं तो स्वाभाविक रूप से लोग जीतते हैं। ऐसे कई ट्रेड हैं जो इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम को अपने सिस्टम के साथ संगत बेचते हैं।
  • विधि 2
    गुणवत्ता के तकनीकी माध्यम का निर्माण करना

    चित्र शीर्षक ऑप्टिमाइज़ कॉल सेंटर प्रदर्शन चरण 8
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    सुनिश्चित करें कि कॉल सेंटर एक साथ कई कॉल प्राप्त करने में सक्षम है। बड़े कॉल सेंटर में, सैकड़ों ग्राहक एक ही समय पर कॉल कर सकते हैं। इस प्रकार, यह महत्वपूर्ण है कि डायल ऑर्डर के द्वारा कॉल को पकड़ में रखा गया है, और इस बीच, खेलने के लिए एक आराम गीत लगाओ।
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    कॉलों को स्थानांतरित करने और हटाने की क्षमता सुनिश्चित करें ऐसे मामले हैं जहां ऑपरेटर ग्राहक की समस्या को हल नहीं कर सकता है और फिर एक तकनीशियन या अन्य विभाग को कॉल स्थानांतरित करना होगा।
    • कॉल सेंटर प्रोग्राम उपयोगी होते हैं, यदि वे एक बड़ी मात्रा में समवर्ती कॉल प्राप्त करने में सक्षम होते हैं, साथ ही ऑपरेटर के कार्य के लिए आवश्यक कार्य, जैसे कतारबद्ध और आयोजित कॉल, स्थानान्तरण, रिकॉर्डिंग, ई-मेल और ई-मेल सेवा तक पहुंच।
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    एक इलेक्ट्रॉनिक जवाब मेनू है सभी बड़े कॉल सेंटर में एक इलेक्ट्रॉनिक सेवा मेनू है जो ऑपरेटर के लिए बहुत काम बचाता है क्योंकि यह ग्राहकों को बुनियादी सेवाओं में सहायता करता है, आमतौर पर उनके खाता लेनदेन या बिलिंग जानकारी से संबंधित होता है।
    • कॉल सेंटर में कई एन्हांसमेंट्स हो सकते हैं जो दिन-प्रति दिन ऑपरेशन को आसान बनाते हैं, जैसे स्वचालित डायलिंग एप्लिकेशन और कंप्यूटर स्क्रीन विंडो में उपयोगी जानकारी होती है
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    ग्राहकों के साथ संपर्क में रहें इसका मतलब न केवल फोन पर, बल्कि ई-मेल और फैक्स द्वारा भी।
  • युक्तियाँ

    • पर्यावरण को आराम से छोड़ दो यदि कर्मचारी उपकरण साझा करते हैं, तो उन्हें "घर पर" महसूस करने के लिए कठिन हो जाता है, लेकिन अगर वे अपने स्थान में कुछ निजी सामान रख सकते हैं, तो यह वफादारी की भावनाओं को बढ़ाएगा। इसी तरह, प्रकाश या तकनीक पर लटकना मत करो विरोधी चमक स्क्रीन अनिवार्य है साथ ही आराम से headphones।
    • संचालन प्रबंधक विश्लेषक हैं। इस कर्मचारी को नवीनतम तकनीकों और कॉल सेंटर सिद्धांतों के साथ नियमित रूप से प्रशिक्षित होने की जरूरत है। वह एक रविवार को 2:17 पर आपको कितने कर्मचारियों की आवश्यकता होगी का स्कोरिंग सदस्य होगा। सुनिश्चित करें कि वह हमेशा विश्लेषणात्मक सिद्धांत के बारे में अच्छी तरह से जानकारी रखते हैं और उसके निपटान में सर्वश्रेष्ठ उपकरण हैं
    • प्रक्रिया सुधार सलाहकारों का धन्यवाद ये लोग आपके व्यवसाय के द्रव और मजबूत रखते हैं बांड के औसत समय से एक सेकंड कम होने पर भी इसका लाभ काफी बढ़ जाता है। उन्हें संतुष्ट रखें और वे आपको और भी अधिक कमा सकेंगे।
    • सीएसआर के कुशल प्रदर्शन पर भरोसा करें कॉर्पोरेट जगत में महान सच्चाई यह है कि सीएसआर आमतौर पर बहुत अधिक पुरस्कृत नहीं है, इसलिए दक्षता के लिए नकद बोनस एक बहुत अच्छा प्रोत्साहन है। आप सभी ऑपरेटरों को पुरस्कृत कर सकते हैं जब समग्र आंकड़े अपेक्षाओं से ऊपर हैं और इसके अतिरिक्त दक्षता रैंकिंग में शीर्ष 10% को इनाम दे सकते हैं। सुनिश्चित करें कि लिंक श्रेणियों को ध्यान में रखा जाता है क्योंकि विभिन्न प्रकार के विभिन्न मीट्रिक की आवश्यकता होती है

    चेतावनी

    • अपने एसएलएएस को प्रबंधित करें किसी भी अनुबंध पर हस्ताक्षर न करें - यदि शर्तें अनुकूल नहीं हैं, तो किसी अन्य पर आगे बढ़ें अगर कोई कंपनी आपको आउटसोर्सर के रूप में किराए पर लेना चाहती है, लेकिन आप 15 सेकंड में 99% कॉल प्राप्त करना चाहते हैं (जो कि वास्तव में एक मुश्किल लक्ष्य है), तो आपको यह सुनिश्चित करने के लिए पिछले डेटा की जांच करनी चाहिए कि आप समझौते का पालन कर सकते हैं।
    • एक "संवेदनशील" मानव संसाधन विभाग ... अच्छा और बुरा है हां, आपको उन लोगों के बारे में सोचने की जरूरत है जो आपके लिए काम करते हैं (उनके पास जीवन, जिम्मेदारियां और भावनाएं हैं), लेकिन एक कॉल सेंटर में उपस्थिति पूरी तरह से आवश्यक है। "तीन फाउल्स और आपको निकाल दिया गया" बहुत ही आकस्मिक लग सकता है, लेकिन अगर लोग समय-सीमा पर नहीं होते हैं या समय से ब्रेक लेते हैं, तो आप अपने वादों के आधार पर कर्मचारियों को नहीं भर्ती कर सकते हैं। निष्पक्ष लेकिन कड़े रहें
    • नीचे बसा मत ऐसा इसलिए नहीं है क्योंकि आपने महीनों के पहले पखवाड़े के लिए कॉल और कर्मचारी संख्याओं की संख्या और अवधि का अनुमान दिया है, उसी नंबर पर दूसरे नंबर पर - या अन्य - या दूसरी तिमाही में दोहराएंगे। स्टाफ के अनुमान अविश्वसनीय चरणीय हैं क्योंकि कई कारक हैं जैसा आपका डाटाबेस बढ़ता है, आप अपने अनुमानों की सटीकता में भी वृद्धि करेंगे।
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